Sử dụng công cụ quản lý nhân sự phù hợp rất quan trọng đối với việc phát triển văn hóa công ty. Bản hướng dẫn hoàn chỉnh này sẽ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu của mình và các tính năng quan trọng nhất của một công cụ quản lý nhân sự.

Đầu tư cho hệ thống nhân sự là một trong những quyết định quan trọng nhất mà một doanh nghiệp cần thực hiện. Thị trường các công cụ quản lý nhân sự đang bùng nổ và trở thành ưu tiên cấp bách trong bối cảnh gián đoạn do đại dịch COVID-19 gây ra.

Cẩm nang tổng quan này sẽ giúp doanh nghiệp có một khởi đầu vững chắc trong việc xây dựng hệ thống nhân sự hiệu quả. Chúng tôi giải thích tất cả các bước chính trong việc thiết lập một quy trình mua hàng hiệu quả và xác định các tính năng trọng yếu của phần mềm quản lý nhân sự. Từ đó doanh nghiệp sẽ xác định được liệu một sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của mình hay không. 

Trong 5 phần của series Cẩm nang hoàn chỉnh: Cách chọn hệ thống phần mềm quản trị nhân sự năm 2023, doanh nghiệp sẽ được cung cấp thông tin về: 

1. Những loại phần mềm quản trị nhân sự hiện có & chìa khóa để đánh giá độ hiệu quả của các phần mềm quản trị nhân sự
2. Những phương thức đánh giá và chọn lựa phần mềm quản trị nhân sự phù hợp cho Doanh nghiệp
3. Những lĩnh vực ứng dụng của phần mềm quản trị nhân sự
4. Thị trường phần mềm quản trị nhân sự hiện tại và các nhà cung cấp nổi bật nhất
5. Những xu hướng quản trị nhân sự mới nhất năm 2023

Phần 1: Những loại phần mềm quản trị nhân sự hiện có & chìa khóa để đánh giá độ hiệu quả của các phần mềm quản trị nhân sự

Các loại phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự thường đi kèm với một bộ modules, mỗi modules được thiết kế cho một quy trình nhân sự cụ thể.

Các nền tảng toàn diện nhất có thể nhắc tới:

• Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
• Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
• Quản lý nguồn nhân lực (HCM)

Các thuật ngữ này có thể được sử dụng thay thế cho nhau, tuy nhiên vẫn có một số khác biệt rõ ràng giữa HRIS, HRMS và HCM: HRIS và HRMS bao gồm các nền tảng phần mềm mà bạn có thể mua, trong khi HCM là một thuật ngữ chung chỉ các quy trình nhân sự.

Các bộ phần mềm quản lý nhân sự toàn diện này thường bao gồm các danh mục modules phần mềm sau đây, thường có thể được mua riêng lẻ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp:

• Những công việc HR truyền thống (phát triển phúc lợi, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý bảng lương,...);
• Quản trị nhân tài (xử lý các khoản bồi thường, bồi dưỡng kĩ năng, cải thiện suất nhân viên, tuyển dụng, kế nhiệm,...);
• Quản lý lực lượng lao động (lập kế hoạch, chấm công,...)
• Cung cấp dịch vụ 

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép các doanh nghiệp số hóa các nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ, tác vụ văn phòng, truyền thông nội bộ,... và phân bổ một phần trách nhiệm đó cho toàn bộ tổ chức. Việc tự động hóa một phần các tác vụ thủ công (ví dụ như chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý phúc lợi,...) có thể giảm chi phí lao động, hợp lý hóa và tối ưu các quy trình nhân sự.

Tuy nhiên, thành quả của công nghệ mang lại vượt xa những lợi ích thông thường của việc tự động hóa nhân sự. Khi có nhiều nhân viên làm việc hiệu quả hơn và phát huy hết tiềm năng của họ, khả năng sáng tạo và năng suất được cải thiện, từ đó dẫn đến tạo ra lợi nhuận cao hơn.

Chìa khóa để đánh giá độ hiệu quả của các phần mềm quản trị nhân sự

Làm thế nào để Doanh nghiệp tìm được các sản phẩm có các tính năng cần thiết nhất? Và làm cách nào người đưa ra quyết định (decision-maker) có thể xem xét các bảng thông số kỹ thuật và bản demo của nhà cung cấp, từ đó đưa ra được lựa chọn đúng đắn?

Một trong những lỗi khi mua phần mềm quản trị nhân sự phổ biến nhất là chỉ tìm kiếm các sản phẩm tự động hóa các quy trình hiện có. Thay vào đó, Doanh nghiệp nên dành thời gian để mô phỏng lại các quy trình quản lý nhân sự của mình và tìm hiểu nhu cầu thực tế của nhân viên, từ đó chọn một nhà cung cấp mà Doanh nghiệp tin rằng có thể thu hẹp khoảng cách giữa kịch bản lý tưởng và thực tế.

Để làm được điều đó, Doanh nghiệp cần chuyển từ việc xem các phần mềm quản trị nhân sự như một công cụ chỉ phục vụ bộ phận Nhân sự - sang việc xem đó như một hệ thống phục vụ nhu cầu của tất cả nhân viên.

Dưới đây là một vài tips lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự dành cho Doanh nghiệp:

• Tạo một chiến lược để đánh giá các phần mềm quản trị nhân sự. Xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu lớn nhất về lực lượng lao động của Doanh nghiệp.
• Tập hợp một nhóm decision-makers liên ngành. Bao gồm các đại diện từ nhân sự, CNTT và tài chính, cũng như các nhà quản lý và nhân viên bộ phận sẽ sử dụng phần mềm.
• Xác định nhu cầu của Doanh nghiệp. Các tiêu chí nên bao gồm các yêu cầu công nghệ và các vấn đề kinh doanh. 
• Xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu - từ báo cáo đến tham khảo các công ty khác - để lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. Sau đó, thu hẹp nó xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp cận và hỏi thêm thông tin.
• Gửi yêu cầu đề xuất (RFP) đến các nhà cung cấp. RFP phải rõ ràng, ngắn gọn và bao gồm thông tin về Doanh nghiệp, dự án, thời gian, quy tắc và phạm vi yêu cầu, cũng như bảng câu hỏi dành cho nhà cung cấp.
• Dùng thử bản demo. Đây là cách tốt nhất để đánh giá khả năng của một model hoặc tính năng. Yêu cầu từng nhà cung cấp xây dựng các bản demo cho các trường hợp sử dụng thực tế của Doanh nghiệp.
• Tham khảo các case studies. Tìm hiểu câu chuyện của khách hàng khác bao gồm các thách thức khi triển khai và áp dụng. 

Một trong những case study nổi bật ở Việt Nam về áp dụng giải pháp nhân sự là Annam Gourmet - họ đã thành công nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng bằng việc thêm vào gói phúc lợi nhân viên giải pháp Chi lương linh hoạt. Annam Gourmet đã giảm 63% tỉ lệ nhảy việc sau khi áp dụng mô hình này. 

Tìm hiểu thêm trong báo cáo đầy đủ: https://vuiapp.vn/u/AnnamGourmetReport

Quý Doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin để được tư vấn công cụ tính ROI khi sử dụng giải pháp Chi lương Linh hoạt Vui App: