Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến thành công của quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh. Mô hình được thể hiện thông qua sơ đồ giúp mọi người có cái nhìn tổng quan. Sau đây Vuiapp.vn chia sẻ về cơ cấu tổ chức là gì và các loại cơ cấu tổ chức phổ biến hiện nay, hi vọng sẽ hữu ích với các bạn.
Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo nhằm duy trì hoạt động đơn vị. Cấu trúc bên trong thể hiện chi tiết vai trò, trách nhiệm mỗi bộ phận hay cá nhân. Chính vì vậy, khi nhìn vào mô hình, con người nhận biết quy trình làm việc giữa các phòng ban.
Mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để triển khai chiến lược. Điều này khả thi bởi mọi công việc đã vào trình tự sắp xếp nhịp nhàng, có hệ thống. Bên cạnh đó, các lợi thế cạnh tranh hiện tại, tương lai cũng duy trì đúng hướng.
Ngày nay, mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi nhanh chóng. Mục đích hướng đến phát triển bền vững, tuy nhiên năng lực cốt lõi vẫn không bị suy giảm. Đồng thời, nhờ thế nên đơn vị hạn chế bớt những trở ngại đang cản trở hiệu suất tổng thể.
Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức trong công ty
Việc xây dựng các kiểu cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được nhân công, hạ thấp chi phí thuê lao động, giá thành sản phẩm.
Mặt khác, mô hình có chức năng xác định rõ trách nhiệm và vai trò mỗi thành viên. Các nhân viên trong đơn vị nhìn vào đó nắm bắt những kỳ vọng tổ chức dành cho họ.
Ngoài ra, cơ cấu còn góp phần xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định. Đồng thời, chúng hỗ trợ giải quyết các vấn đề vận hành khi gặp phải.
Những yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau suốt con đường kinh doanh. Do đó, trong quá trình quản trị cần nghiên cứu và đánh giá đúng các tác động như sau:
Môi trường bên ngoài
Môi trường bên ngoài tức là những vấn đề liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ...Chúng ta có thể nhận định yếu tố này dựa trên đặc điểm:
Các kiểu cơ cấu tổ chức chịu tác động từ nhiều yếu tố
- Khi môi trường năng động, đơn vị cần một mô hình linh hoạt để nhanh chóng thích ứng thay đổi.
- Khi bên ngoài phức tạp, cơ cấu tổ chức theo dạng phân quyền. Điều này phù hợp vì tính tiếp cận với môi trường gần và có nhiều thông tin hơn.
- Khi thị trường đa dạng, doanh nghiệp sẽ phải tăng chủng loại sản phẩm/ dịch vụ, khách hàng, phạm vi…
- Khi mức độ cạnh tranh cao, có nghĩa khan hiếm về nguồn tài nguyên, nhiều đối thủ cạnh tranh. Đơn vị cần tập ra quyết định nhanh để dễ dàng kiểm soát hơn.
Chiến lược kinh doanh
Chiến lược kinh doanh là tiền đề quan trọng khi thiết kế thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức. Vì bản chất mô hình được hình thành để thực hiện thành công đường hướng đề ra.
Nghiên cứu đầu tiên về mối quan hệ này do Alfred Chandler thực hiện tại 100 công ty lớn ở Mỹ. Sau khi thu thập, phân tích sự phát triển của các doanh nghiệp đã đưa ra kết luận. Đó chính là những thay đổi trong chiến lược đơn vị đi trước, dẫn dắt chuyển biến cơ cấu tổ chức.
Công nghệ và nguồn nhân lực
Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ là một yếu tố quan trọng. Chúng ảnh hưởng đến việc thiết kế mô hình tổ chức.
Công nghệ và nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp xác định mô hình tổ chức
Yếu tố này kết hợp các nguồn lực, kiến thức, kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ. Một doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao phù hợp với bộ máy quản lý đơn giản hơn.
Bên cạnh đó, yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức chính là nguồn nhân lực. Những đơn vị sở hữu đội ngũ kỹ thuật cao sẽ thích ứng cấu trúc linh động, phân quyền.
Văn hóa làm việc dựa trên giá trị, nguyên tắc đồng nghĩa gia tăng tính tự trị của nhân viên. Họ thường thích tự do, tự chủ và không thích sự giám sát chặt chẽ từ nhà quản lý. Vì vậy, khi thiết kế cơ cấu, nhà quản trị cần lưu tâm đến nguồn nhân lực và hình thức công việc.
5 loại cơ cấu tổ chức phổ biến hiện nay
Trên thực tế, có rất nhiều các kiểu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trong bài viết này sẽ chỉ tập trung tìm hiểu 5 loại phổ biến nhất hiện nay. Cụ thể bao gồm:
Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Mô hình tổ chức bao gồm từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận đảm nhận. Cơ cấu đòi hỏi nhân viên là người am hiểu thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Mô hình tổ chức theo chức năng
Loại hình được phân thành: Tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng triển khai dưới sự chỉ huy của một chuyên gia. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dạng này đối với doanh nghiệp bao gồm:
- Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận liên quan.
- Trách nhiệm của các phòng ban được cố định, giúp họ giải trình chính xác công việc.
- Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực bản thân đảm trách. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng. Mức độ càng cao dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
Bên cạnh ưu điểm, mô hình cũng có những nhược điểm khá bất lợi cho doanh nghiệp như:
- Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống thuộc dạng phân cấp.
- Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau trong cùng công ty. Đặc biệt, chúng còn trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu.
- Nhiều người quản lý ngang nhau trong cùng một phòng ban làm phát sinh các xung đột lãnh đạo.
- Chuyên viên ít cơ hội được đào tạo toàn diện nên khó thăng tiến lên các chức vụ khác.
Cơ cấu tổ chức phân quyền
Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất hiện nay. Mô hình phân quyền hoạt động theo trình tự chỉ thị ban hành từ cấp cao nhất. Sau đó, tất cả truyền đạt xuống các vị trí trung tiếp đến nhân viên.
Mô hình tổ chức phân quyền
Khi cấp dưới có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi lên quản lý trực tiếp, cấp cao phê duyệt. Kết quả cuối cùng trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.
Kiểu mô hình này mang xu hướng trì trệ, có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.
Cơ cấu tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin luân chuyển theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Ban đầu, loại hình chỉ được áp dụng trong ngành hàng không. Lý do là bởi lĩnh vực này có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt. Trong trường hợp kiểu truyền thống sẽ làm trì trệ, gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức.
Sau này, cơ cấu ma trận được ứng dụng vào những công ty đa dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm. Đây là cấu trúc khó nhất vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng phức tạp, đa chiều. Tuy nhiên, mô hình có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn.
Điểm hấp dẫn của sơ đồ ma trận là cung cấp tính linh hoạt, khả năng ra quyết định cân bằng. Các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.
Cơ cấu tổ chức phẳng
Những công ty áp dụng tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau hay còn gọi là tự quản lý. Vì vậy mô hình chỉ áp dụng tại đơn vị ít nhân sự, cần tạo dựng sự hợp tác mạnh mẽ.
Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng
Cơ cấu phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên gắn kết chặt chẽ. Để làm được điều này rất cần truyền thông nội bộ. Chúng kết nối mọi người tham gia với nhiệm vụ thống nhất.
Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng tại các công ty nhỏ, startup. Việc áp dụng mô hình mang lại những lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí vì không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức. Đồng nghĩa công ty chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi... cho cấp quản lý.
- Nâng cao mức độ trách nhiệm của mỗi nhân viên.
- Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa.
- Tăng mức độ giao tiếp để công việc diễn ra trôi chảy.
- Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định do có ít người phải tham khảo. Cấu trúc phẳng thường cho người lãnh đạo quyền đưa ra các quyết định độc lập. Điều này dẫn đến quá trình xét duyệt nhanh hơn.
Cơ cấu tổ chức quản lý phi tập trung
Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến các chức danh, cấp bậc chi tiết. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ tương đương như nhau. Khác cơ cấu phẳng, với loại hình này công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau thuộc một vòng tròn.
Mô hình tổ chức phi tập trung
Hiểu một cách đơn giản là không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và làm sếp chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao hơn hết. Vì thế, tất cả mọi người đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng.
Hiện nay, cơ cấu này đang được áp dụng tại những doanh nghiệp SME. Đặc biệt, thông dụng nhất trong các tổ chức phi lợi nhuận ở các nước tiên tiến.
Mỗi dạng cấu trúc trên phù hợp với mỗi đặc trưng khác nhau. Chúng tương ứng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động cụ thể. Trong thực tiễn, nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt các dạng loại hình nêu trên. Mục đích cuối cùng nhằm hướng đến thiết lập sơ đồ bộ máy hiệu quả cho đơn vị.
Qua những thông tin về cơ cấu tổ chức từ Vuiapp.vn, mong rằng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích. Chúc bạn ứng dụng vào thực tế thành công!
