File Excel quản lý hồ sơ nhân viên là ứng dụng dùng để lưu trữ cũng như xem xét hiệu quả, khoa học. Tuy nhiên, khá nhiều bạn chưa hiểu rõ ràng về phương pháp này.
Bài viết sau Vuiapp.vn sẽ cung cấp thông tin cho bạn mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân viên cũng như những ưu nhược điểm khi sử dụng, mời các bạn cùng tìm hiểu.
Quản lý hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ gồm thiết kế, sắp xếp lẫn theo dõi lại những văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan tới việc phối hợp quản lý, nhiệm vụ, tiêu hủy và bảo quản hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ gồm thiết kế, sắp xếp lẫn theo dõi lại những văn bản, hồ sơ trong tổ chức
Vai trò khi quản lý hồ sơ nhân viên có thể kể đến như:
- Giảm tối đa chi phí mua sắm thiết bị.
- Bảo đảm cung cấp các thông tin hợp thời.
- Xử lý công việc rất hiệu quả, nhanh gọn lẹ.
- Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ nhân viên khi bệnh hoặc nghỉ việc riêng.
- Thuận tiện cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc, chuyển bộ phận.
File excel quản lý hồ sơ nhân viên chuẩn
Nguyên tắc cần nắm khi quản lý hồ sơ
Bạn cần biết rằng, File Excel quản lý hồ sơ nhân viên có đầy đủ thông tin cơ bản. Điển hình như trình độ học vấn, danh sách nhân sự, kinh nghiệm làm việc…. Do vậy, khi quản lý quý vị cần nắm nguyên tắc sau:
File Excel quản lý hồ sơ nhân viên sở hữu đầy đủ thông tin cơ bản
- Nên có phương pháp tiếp cận hồ sơ nhanh chóng tìm ra nếu cần.
- Hệ thống phải đơn giản, dễ hiểu cũng như vận hành. Nếu không rất có thể sẽ nhầm lẫn về hồ sơ được yêu cầu và chậm trễ truy cập.
- Chọn hệ thống lưu trữ hồ sơ bạn cần chú ý tới tính linh động để mở rộng, nhận lượng lớn khi cần.
- Bạn hãy xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và điều hành.
- Thiết kế và dùng biểu mẫu thống nhất với sự chỉ đạo, quy định chung.
- Cần có sự kiểm soát để xem xét bất cứ tài liệu nào được lấy ra. Hệ thống nên chuẩn xác, tức là giữ cập nhật hóa lưu trữ để không bị tụt lại phía sau.
Ưu nhược điểm khi dùng File Excel quản lý hồ sơ nhân viên
Hiện nay, nhiều công ty/doanh nghiệp dùng Excel để quản lý hồ sơ nhân viên. Song có đơn vị thay thế bằng phần mềm quản lý khác. Sở dĩ như vậy là vì cách này có ưu nhược điểm như sau:
Nhiều công ty/doanh nghiệp dùng Excel để quản lý hồ sơ nhân viên
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kết luận
Không gì là tuyệt đối, mặc dù quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel chưa thực sự tối ưu nhưng có sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật. Vì lẽ đó, chọn lựa dùng hay không và áp dụng ra sao phụ thuộc vào tình hình thực tiện lẫn phương thức quản lý của từng công ty.
Chắc hẳn với những chia sẻ về File Excel quản lý hồ sơ nhân viên trên đây sẽ hữu ích với bạn. Nếu quý vị còn bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ đến Vuiapp.vn để được tư vấn chuyên sâu.
