Kaizen có lẽ là một triết lý không quá xa lạ với các nhà quản trị sản xuất. Tuy nhiên đối với nhiều người, thuật ngữ này còn khá mới mẻ, thậm chí họ chưa từng nghe đến. Gần đây, bạn chợt quan tâm bởi nó đem đến hiệu quả trong kinh doanh.
Vậy thực sự Kaizen là gì? Lợi ích của nó mang lại? Cách thức triển khai Kaizen cụ thể như thế nào để đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp? Mời bạn cùng Vuiapp.vn theo dõi chi tiết thông tin dưới đây.
Kaizen là gì?
Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là thay đổi để tốt hơn hay cải tiến liên tục. Thuật ngữ này liên quan đến quy trình hoạt động không ngừng và có sự tham gia của nhân viên. Nhờ nó, việc quản trị kinh doanh của doanh nghiệp dần trở nên năng suất.
Triết lý Kaizen - Phương pháp nổi tiếng Nhật Bản
Trên thế giới, Kaizen nổi tiếng gắn liền với sự thành công của các công ty, tập đoàn Nhật Bản. Tuy nó chỉ là những bước cải tiến nhỏ "tích tiểu thành đại" nhưng kết quả mang lại rất ấn tượng.
Quy trình cải tiến trong Kaizen không yêu cầu bạn phải làm những gì đó lớn lao. Đơn giản, khi vấn đề được phát hiện, hãy tập trung vào xử lý, giải quyết tận gốc để tránh lặp lại.
Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các nhà máy sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki,...Sau đó, phương pháp dần được áp dụng rộng rãi thuộc nhiều lĩnh vực dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,...Về cơ bản, chúng hoạt động theo nguyên tắc đơn thuần là "thay đổi để tốt hơn".
Các chương trình Kaizen cơ bản
Kaizen dựa trên triết lý mọi thứ đều có thể cải thiện, không gì hoàn hảo, luôn có cách làm tốt hơn. Trong thực tế, phương pháp sẽ bao gồm như sau:
Chương trình KSS
Chương trình KSS còn được hiểu là hệ thống kiến nghị Kaizen. Vai trò chủ yếu nhằm nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động.
Quy mô KSS càng lớn đồng nghĩa với số lượng phản hồi được gửi càng nhiều. Từ đó, những hoạt động của doanh nghiệp có cơ sở để cải tiến sửa đổi phù hợp.
Chương trình QCC
Trong chương trình QCC sẽ hình thành nên một nhóm nhỏ hoạt động tình nguyện. Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm là kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc.
Vào mỗi ngày, họ đều đặn thực hiện chuyên môn, tự tổ chức, giáo dục lẫn nhau. Hay theo một cách khác, QCC tăng khả năng teamwork, hướng đến đạt mục tiêu chất lượng toàn công ty.
Kaizen 5S
Đây là một công cụ của Kaizen nhằm mục đích loại bỏ lãng phí trong hoạt động sản xuất. Cụ thể, nó quản lý sắp xếp nơi làm việc, đề cao ý thức tự giác con người.
Chương trình Kaizen 5S điển hình
Mỗi chữ "S" được viết tắt của từ ngữ tiếng Nhật, bao gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi tất cả dịch sang các thứ tiếng, ý nghĩa cơ bản sẽ như sau:
- Seiri - Sort - Sàng lọc: Nó có nghĩa phân loại và chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc. Những thứ không cần thiết sẽ tiến hành loại bỏ.
- Seiton - Straighten - Sắp xếp: Các vật dụng khi giữ lại nên sắp xếp hiệu quả để dễ thấy, dễ tìm, lấy chúng.
- Seiso - Shine - Sạch sẽ: Dọn dẹp vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ để giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động. Đồng thời, việc này cũng giúp bảo vệ máy móc thiết bị khỏi bụi bẩn bám vào.
- Seiketsu - Standardize - Săn sóc: Mục tiêu của chữ S thứ 4 là tiêu chuẩn hóa, duy trì 3S ở trên hoạt động lâu dài. Trong thực tế, nếu không có S4 sẽ dễ dẫn đến tình trạng phong trào ngẫu hứng tức thời.
- Shitsuke - Sustain - Sẵn sàng: Giáo dục các thành viên hình thành thói quen chủ động tham gia thực hiện 5S.
Khi doanh nghiệp nắm được 5 bước, quy trình bắt đầu có hiệu quả, dẫn đến cải tiến liên tục. Chương trình Kaizen 5S mô hình chung tạo nên văn hóa, môi trường làm việc nội bộ đúng cách.
Chương trình JIT
JIT mang ý nghĩa đúng thời hạn, đây là kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Chương trình thuộc một phần trong hệ thống tạo thành phẩm của các nhà máy, điển hình như Toyota. Khi JIT áp dụng sẽ hướng đến mục đích giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu sử dụng.
Theo đúng triết lý Kaizen, quá trình cải tiến là không ngừng nghỉ. Do đó, mỗi doanh nghiệp tùy theo tình hình thực tế cần vận dụng chúng vào thời điểm phù hợp.
Lợi ích của phương pháp Kaizen
Việc triển khai Kaizen trong doanh nghiệp sẽ mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình như sau:
Lợi ích hữu hình
Lợi ích hữu hình hiểu đơn giản đó chính là những gì thể hiện rõ ra bên ngoài có thể nhìn thấy được. Với tính chất tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên kết quả to lớn. Vì thế, Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp:
Triết lý Kaizen gắn liền với sự thành công của thương hiệu Toyota
- Giảm đi sự lãng phí nguyên liệu sản xuất.
- Gia tăng năng suất làm việc hay vận hành.
- Giảm số lượng hàng tồn kho, sản phẩm không đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
- Trau dồi kỹ năng nhân viên.
Một ví dụ điển hình cho lợi ích của Kaizen là câu chuyện xe chở hàng trong nhà máy. Trước đây, Toyota phải chi số tiền lớn để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện sáng kiến mới cho loại xe này bằng cách lắp đặt thêm động cơ.
Vì thế, họ đã tiết kiệm hơn một nửa chi phí mua sắm, giảm gần 3000 USD mỗi chiếc. Kinh nghiệm này thật đáng nể, cần phải học tập ngay bởi tất cả đều xuất phát từ triết lý Kaizen.
Lợi ích vô hình
Lợi ích vô hình là những điều chúng ta không thấy, thể hiện ra bên ngoài cụ thể, chẳng hạn như:
- Tạo động lực để cá nhân trong công ty đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc, sự gắn kết giữa các thành viên.
- Xây dựng văn hóa thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết.
Qua những lợi ích trên chứng minh rằng Kaizen áp dụng tại mọi ngóc ngách trong doanh nghiệp. Từ vấn đề nhỏ đến lớn, nếu biết vận dụng, kiên trì theo phương pháp sẽ tạo ra thành công bền vững.
Nguyên tắc quan trọng của triết lý Kaizen
Khi bạn đưa khái niệm Kaizen vào thực tế, dù ở quy mô nào, cũng nên tuân theo những điều sau:
Tập trung đến lợi ích khách hàng
Về nguyên tắc Kaizen, sản phẩm hay dịch vụ cần được định hướng theo thị trường, đúng nhu cầu khách hàng. Đây là điều không thể thay đổi, luôn đặt lên hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại.
Kaizen cùng những nguyên tắc bất di bất dịch
Do đó, Kaizen nhắm tới mục đích cải tiến, quản trị chất lượng, gia tăng lợi ích. Đồng nghĩa với việc, những hoạt động không liên quan phục vụ người dùng cuối cùng sẽ bị loại bỏ. Chi tiết điều chỉnh tuy nhỏ nhưng mục đích cuối cùng lại làm hài lòng khách hàng.
Không ngừng cải tiến sản phẩm
Như bạn biết, Kaizen áp dụng theo từng quá trình, là sự thay đổi đến khi hoàn thành công việc. Giai đoạn này sẽ tiếp nối giai đoạn khác kế tiếp, chứ không có nghĩa kết thúc quy trình.
Nguyên tắc này đã chuyển hóa thói quen của nhân viên ở nhiều công ty. Họ thường chuyển ngay sang một công việc mới khác sau khi thành nhiệm vụ. Những vấn đề hiện tại của sản phẩm không được tập trung cải tiến, thay vào đó tạo ra cái mới.
Mô hình chung, chính suy nghĩ, cách làm việc này đã gây lãng phí tiền bạc, thời gian sản xuất. Tình trạng ấy kéo dài, chắc chắn công ty sẽ mất đi tính cạnh tranh trên thị trường.
Từ lâu, người Nhật sớm nhận thức vấn đề, họ đưa Kaizen vào áp dụng. Cho đến nay, lợi ích thấy rõ khi các nhãn hiệu Nhật liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu. Thực chất, chỉ có một số là mặt hàng mới, còn lại là những sản phẩm đã được cải tiến chút ít.
Ở đây, nhà sản xuất tận dụng cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hóa thành phẩm. Điều đó đem lại cho người dùng nhiều sự lựa chọn hơn.
Hình thành văn hóa không đổ lỗi
Cụ thể văn hóa không đổ lỗi ở đây chính là "lỗi do tôi, thành công do tập thể". Các cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Trước khách hàng, luôn đặt nguyên tắc làm việc chuẩn mực cho bản thân. Những chuyện như: Trời mưa, điều kiện kỹ thuật của ta còn nghèo nàn,...đều không phải là lý do xin lỗi. Trong trường hợp này, bạn cần nhận lỗi về chính mình trước vì đã chậm trễ, thiếu sâu sát.
Thúc đẩy môi trường văn hóa mở
Một doanh nghiệp xây dựng văn hóa mở sẽ là điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Khi mắc sai lầm họ dám nhìn thẳng vào vấn đề, chấp nhận điểm yếu bản thân. Sau đó, những đồng nghiệp, quản lý luôn sẵn sàng bên cạnh hỗ trợ giúp đỡ.
Cách thức để công ty thúc đẩy văn hóa này tốt nhất là thiết lập hệ thống thông tin nội bộ. Tại đây, nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, với đồng nghiệp, lãnh đạo,...
Tạo dựng các nhóm làm việc
Việc khuyến khích, hình thành nên các nhóm làm việc là một phần quan trọng trong cấu trúc công ty. Mỗi một đội được phân quyền hạn và nhiệm vụ nhất định. Trưởng nhóm giữ vai trò bao quát, nắm bắt nhiệm vụ, đánh giá, sắp xếp công việc phù hợp.
Kaizen cùng nguyên tắc tạo dựng nhóm làm việc
Đối với cá nhân khác trong đội cần nỗ lực phối hợp để đạt kết quả tốt. Sau khi kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm sẽ xếp hạng thành viên dựa trên hiệu quả thực hiện.
Gắn kết các bộ phận trong cùng dự án
Theo Kaizen, các dự án sẽ được thiết lập kế hoạch và triển khai từ nhiều nguồn lực kết hợp. Trong đó bao gồm: Bộ phận, phòng ban công ty, kể cả tận dụng nhân lực từ bên ngoài.
Điển hình nhất là câu chuyện sản xuất thế hệ máy bay mới Boeing 777. Nhân sự nội bộ hãng bay đã kết hợp với khách hàng tiềm năng và nhà cung cấp.
Sau những gắn kết làm việc trong cùng một dự án, đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing đó là:
- Chu kỳ sản xuất và chi phí giảm xuống đáng kể so với hệ máy bay lớn trước đó.
- Kiểm soát lãng phí nguyên vật liệu sử dụng.
- Thời gian và nhân công cũng được tận dụng hợp lý trong cả một quy trình.
Kết quả cuối cùng, khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty. Việc áp dụng theo nguyên lý Kaizen có thể thấy hiện đang rất phổ biến trên toàn cầu.
Giữ thái độ làm việc tích cực đều đặn
Nguyên tắc thứ 7 của Kaizen mang ý nghĩa xây dựng quan hệ tốt đẹp, không kẻ thù hay đối đầu. Các cá nhân trong tập thể tránh làm việc thực dụng, chỉ coi trọng yếu tố kết quả.
Chủ doanh nghiệp vì thế cần quan tâm đến kỹ năng giao tiếp nhân viên thông qua khóa đào tạo. Đây sẽ là yếu tố quyết định để việc trao đổi thông tin một cách tốt đẹp.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cần tập trung, để ý tạo dựng niềm tin cho cấp dưới. Từ đấy, họ trung thành và cam kết làm việc lâu dài cùng công ty.
Rèn luyện ý thức, kỷ luật và sự tự giác
Từ lâu, Nhật Bản vốn nổi tiếng bởi ý thức kỷ luật, sự tự giác của bản thân. Những thói quen này ăn sâu trong họ bởi đã được rèn luyện từ trên ghế nhà trường. Do đó, có thể dễ hiểu vì sao trong triết lý Kaizen lại có nguyên tắc này.
Kaizen rèn luyện tính tự giác trong công việc
Họ thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ xã hội để bản thân luôn cảm thấy thoải mái. Người Nhật dễ chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân nhằm đồng nhất với tầm nhìn sứ mệnh chung. Đối với họ, lợi ích công việc là trên hết và luôn tự soi xét kiềm chế điểm yếu của chính mình.
Thông tin đến toàn bộ nhân viên cấp dưới
Thông tin luôn đóng vai trò là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu của hoạt động kinh doanh. Do đó, tin tức từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng.
Riêng về phần cấp dưới cần hiểu được mục tiêu và yêu cầu khi nhận nhiệm vụ. Đồng thời, bản thân có trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai cụ thể, đúng hướng, đạt hiệu quả cao nhất.
Thúc đẩy làm việc, đạt năng suất
Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên thông qua các phương pháp như:
- Đào tạo đa kỹ năng toàn diện.
- Tạo động cơ và khuyến khích làm việc.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong mỗi công việc .
- Mỗi nhân viên được phân quyền cụ thể để chủ động giải quyết vấn đề.
- Tạo điều kiện để các cá nhân đưa ra ý kiến đóng góp hay phản hồi.
- Có hoạt động khen ngợi, công nhận thành tích nhân viên kịp thời.
Qua những nguyên tắc trên, bạn dễ dàng nhận thấy sự cải tiến của Kaizen diễn ra với tốc độ chậm. Tuy nhiên, nó đi chi tiết cụ thể các lỗi sai hay mắc phải trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, một khi vấn đề phát hiện ra, tiến hành điều chỉnh sẽ mang lại hiệu quả lâu dài.
Hướng dẫn cách triển khai Kaizen hiệu quả
Mọi sự đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp. Riêng phương pháp Kaizen, bạn luôn dễ dàng triển khai dưới bất kỳ quy mô đội nhóm nào.
Cải tiến chậm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn ngày nay. Và hiện tại công ty bạn muốn áp dụng để nhận kết quả tốt đẹp như vậy. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn cách triển khai Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định phạm vi áp dụng Kaizen
Đầu tiên, công ty cần rà soát tổng quát những vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Cụ thể như: Hao tốn nhiều chi phí nguyên vật liệu, sử dụng nhân công nhiều,...nhưng kết quả thấp. Đồng nghĩa với việc, bạn phải xem xét đến dây chuyền sản xuất, những bộ phận liên quan.
Các bước triển khai triết lý Kaizen hiệu quả
Từ đó, doanh nghiệp mới xác định được nơi cần cải tiến, áp dụng khả thi triết lý Kaizen. Ban đầu, quý khách áp dụng thử phương pháp tại một điểm nhất định. Khi thấy hiệu quả, bước tiếp theo mở rộng phạm vi tới đội nhóm rồi cả mô hình kinh doanh.
Bước 2: Tìm hiểu hiện trạng hoạt động
Đây là bước không thể bỏ qua dù bạn đã xác định được điểm mắc lỗi như trên. Tùy tình trạng thực tế của doanh nghiệp, nhà quản lý cần tiến hành thêm bước đánh giá cho chính xác hơn.
Mục đích chính là để tập trung tiến hành thống nhất 1 mục tiêu Kaizen. Đồng thời, những hiện tượng nhầm lẫn, thực thi dở dang do nhìn nhận không đúng vấn đề sẽ hạn chế xảy ra.
Bước 3: Phân tích dữ liệu tìm nguyên nhân
Sau khi đánh giá doanh nghiệp theo hướng Kaizen, ban lãnh đạo ngồi lại bàn bạc với nhau. Tất cả những dữ liệu liên quan được đưa ra xem xét kỹ lưỡng. Một số câu hỏi như: Lý do lớn nhất là gì? Sai sót tồn động tại chỗ nào?...cũng đi kèm theo đó.
Do vậy, trong quá trình giải đáp, các dữ kiện trên sẽ giúp tìm thấy nguyên nhân gốc rễ. Đồng thời nhà quản trị cũng đưa ra những nhận định đúng đắn nhất. Cuối cùng, mọi sai sót dần được xử lý kịp thời.
Bước 4: Triển khai giải pháp sửa lỗi
Về cơ bản, phương pháp Kaizen hướng dẫn người dùng theo hướng lỗi ở đâu sửa ở đó. Ngay khi xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề, những đề xuất thích hợp cần lần lượt đưa ra. Tuy nhiên, lưu ý rằng, tất cả chúng phải dựa trên dữ liệu thu thập ở bước 3.
Thêm nữa, toàn bộ thông tin đảm bảo là các con số đo lường được. Sau đó, bạn tiến hành triết lý Kaizen nghiêm túc theo cơ sở tạo lập từ lúc đầu.
Bước 5: Kiểm tra kết quả thực hiện sửa đổi
Trong quá trình triển khai, người dùng vẫn tiếp tục thu thập dữ liệu, xâu chuỗi chúng với nhau. Đấy là hộp tin tức để nhà quản trị xác định kết quả của giải pháp Kaizen.
Họ xem xét mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Thông thường, đa số các giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.
Bước 6: Tối ưu hóa giải pháp
Sau khi xác nhận kết quả, doanh nghiệp có thể nhận ra vài nhược điểm, yếu tố cần làm tốt hơn. Do đó, bạn cần sửa chữa ngay những vấn đề này, nhanh chóng rút kinh nghiệm.
Đặc biệt, việc áp dụng đừng quá nôn nóng, dồn tất cả sửa sai một lần. Người dùng Kaizen cần chia ra từng bước nhỏ xử lý triệt để. Điều này sẽ giúp tránh những thất bại đáng tiếc xảy ra.
Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen sau chuẩn hóa.
Khi các giải pháp Kaizen phù hợp được xác nhận, đây là lúc doanh nghiệp lặp lại bước 1. Quay trở lại giai đoạn ban đầu không có nghĩa bạn đang thử kiểm tra phương pháp lần nữa.
Về cơ bản, mỗi chu trình tại những thời điểm khác nhau sẽ có vấn đề mới phát sinh. Chính vì thế, các bước triển khai trình tự như trên luôn giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng tái lặp.
Trên đây, bạn vừa cùng Vuiapp.vn tìm hiểu được Kaizen là gì? Các lợi ích của Kaizen và hướng dẫn triển khai chúng. Hy vọng tất cả thông tin đó sẽ giúp quý khách thực hiện cải tiến, đổi mới hiệu quả trong kinh doanh.
