Phần mềm CRM là gì – một câu hỏi nên nhanh chóng có lời giải đáp để thích ứng, phát triển. Bởi lẽ, công cụ mở ra phương thức quản lý, chăm sóc khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây Vuiapp.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu về CRM là gì, lợi ích, tính năng và các loại CRM. Bên cạnh đó, độc giả cũng biết thêm về những phần mềm CRM được sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay. Hãy cùng tham khảo để có thêm góc nhìn đầy đổi mới trong vận hành.
Tìm hiểu phần mềm CRM là gì
Trước khi tìm hiểu phần mềm CRM là gì, bạn nên nghiên cứu sơ lược về thuật ngữ CRM. Đây là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Customer Relationship Management”. Người Việt hay trao đổi với cách dùng là “Quản trị quan hệ khách hàng”.
Phần mềm CRM đem tới giải pháp toàn diện trong suốt hành trình của khách hàng
Khái niệm đã bắt đầu xuất hiện từ những năm 70 của thế kỷ 20. Bối cảnh là khi các doanh nghiệp đang chuyển sự tập trung từ sản phẩm sang khách hàng. Phương thức này xoay quanh hoạt động liên quan đến đối tượng tiềm năng như:
- Quản lý thông tin.
- Triển khai các chiến lược, hoạt động tương tác và chăm sóc.
Tới đây, phần nào bạn cũng đã hiểu ra phần mềm CRM là gì. Đây là công cụ để hỗ trợ tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng bằng sức mạnh công nghệ. Từ đó giúp gia tăng trải nghiệm và khơi gợi lòng trung thành.
Thông qua CRM, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong lưu trữ và phân tích dữ liệu khách hàng. Bạn có thể hiểu sâu hơn về hành vi, nhu cầu của người tiêu dùng. Cũng chính vì thế mà thương hiệu biết đưa ra cách tương tác phù hợp.
Bên cạnh đó còn là ý tưởng cho phương pháp cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đích đến cuối cùng chính là tăng khả năng nhận diện và doanh thu.
Đối tượng sử dụng phần mềm CRM là ai?
Nhiều người cho rằng phần mềm chỉ dành riêng cho nhà quản lý, bộ phận sale và Marketing. Nhưng thực tế cho thấy tính ứng dụng rộng rãi trong mọi phòng ban. Vậy những điều mà mỗi vị trí có thể khai thác từ phần mềm CRM là gì?
Nhà quản lý
Phần mềm giúp nhà quản lý thống kê, theo dõi tình hình kinh doanh. Họ cũng dễ dàng hơn trong việc xem báo cáo công việc. Quá trình tác nghiệp của từng nhân viên được giám sát sát sao hơn mà không mất nhiều thời gian.
Phần mềm giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho nhà quản lý
Việc phân tích dữ liệu đưa đến cho họ nhiều ý tưởng mới trong chính sách, chiến lược. Chỉ cần ngồi và làm việc, bạn sẽ biết điều mình nên khai thác từ phần mềm CRM là gì. Thời gian khảo sát thực tế, đi tận nơi cắt giảm tối đa.
Nhân viên bán hàng
Là nhân viên bán hàng, phần mềm sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin, lịch sử giao dịch tốt hơn. Đó là cơ hội để chốt sale, tăng doanh thu thông qua hoạt động như:
- Nắm bắt và quản lý cơ hội bán hàng tiềm năng.
- Quản lý KPI.
- Phụ trách hiệu quả quy trình sale cùng các ý tưởng cải tiến.
- Dự báo bán hàng…
Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng thực hiện hoạt động văn phòng. Một số ví dụ điển hình như ghi chú, gửi Email, tạo nhiệm vụ, sắp xếp lịch họp,…
Nhân viên Marketing
Nhân viên Marketing có thể biết phần dữ liệu nên tập trung trong phần mềm CRM là gì. Từ đó, họ tiến hành đưa ra chiến dịch Marketing phù hợp đến từng đối tượng. Đặc biệt, bạn dễ dàng triển khai tiếp thị đa kênh Omnichannel Marketing.
Marketing hiệu quả và có trọng tâm hơn nhờ CRM
Điều này diễn ra ngay trên nền tảng công cụ CRM. Có thể thấy, Marketer thực hiện được đồng thời rất nhiều tác vụ khác nhau.
Chăm sóc khách hàng
Bộ phận chăm sóc khách hàng được giảm bớt lượng lớn công việc. Những điều được hỗ trợ từ phần mềm CRM là gì?
- Nhập, lưu trữ thông tin khách hàng cùng lịch sử giao dịch mỗi lần. Bên cạnh đó, các hoạt động tương tác cũng ghi nhận rất chi tiết.
- Phân tích, thống kê và phân loại đối tượng khách hàng như tiềm năng, ưu tiên, thân thiết,...Họ dựa vào cơ sở này để đưa ra cách tiếp cận, chăm sóc phù hợp.
Nhân viên kế toán
Bạn sẽ thấy sự tiện lợi khi biết vai trò của phần mềm CRM là gì đối với nhân viên kế toán. Họ dễ dàng quản lý các hoạt động nghiệp vụ như:
Những ứng dụng của phần mềm CRM vào nghiệp vụ kế toán là rất tuyệt vời
- Doanh thu.
- Công nợ.
- Thu chi.
- Quản lý từng dự án với tầm nhìn tổng quan hơn về dòng tiền cùng chu kỳ thanh toán.
Bộ phận nhân sự
Bộ phận nhân sự có cơ hội tập trung nhiều hơn vào việc lập chiến lược, hoạt động trọng tâm. Bởi lẽ, bạn sẽ biết vai trò của phần mềm CRM là gì trong mảng này sau đây.
- Lưu trữ hồ sơ.
- Quản lý chấm công, tiền lương và hợp đồng lao động.
- Quản lý tuyển dụng.
Chức năng CRM
Qua phần trên, bạn cũng đã gần như nắm được chức năng của phần mềm CRM là gì. Để tổng kết lại, công cụ đem tới hiệu quả như sau:
Qua trải nghiệm, bạn sẽ thấy hài lòng với đa dạng chức năng CRM
- Thu thập, quản lý thông tin khách hàng, các loại giao dịch và hợp đồng.
- Hỗ trợ công tác chăm sóc khách hàng hiệu quả và nhanh chóng.
- Tự động hóa đến mức tối đa quy trình bán hàng.
- Xây dựng một loạt chiến lược Marketing Automation như Email marketing, SMS marketing…
- Tăng cường kết nối, hỗ trợ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Quản lý các đầu công việc, tăng doanh thu.
Phân loại phần mềm CRM
Sự đa dạng ngành nghề và nhu cầu làm việc đòi hỏi những đặc điểm hỗ trợ từ công cụ. Vậy cách để phân loại phần mềm CRM là gì. Bạn sẽ tìm hiểu thông qua phần dưới đây để đưa ra chọn lựa phù hợp nhất.
On-premises CRM
Đặc tính của On-premises trong phần mềm CRM là gì? Loại này sẽ được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. Vì thế, công ty có thể chủ động thực hiện những nhiệm vụ như:
- Toàn quyền kiểm soát cũng như xử lý dữ liệu cơ sở bên trong đó.
- Tự đảm bảo tính ổn định của hệ thống và bảo mật dữ liệu.
Để làm được điều đó, doanh nghiệp sẽ mua quyền sở hữu và trả phí trọn gói trong một lần. Nó khác với hình thức chi trả theo tháng hay năm. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại nhược điểm là khoản đầu tư ban đầu khá cao.
Thời điểm đầu chưa quen sẽ tốn nhiều thời gian để triển khai, quản trị và duy trì máy chủ. Khi có phiên bản mới sẽ không tự động nâng cấp được. Thay vào đó, họ cần nhờ đến sự hỗ trợ trực tiếp từ nhà cung cấp.
Cloud CRM
Cloud CRM là một dạng phần mềm dựa trên điện toán đám mây hay còn gọi là SaaS. Vậy đặc điểm và ứng dụng của dạng phần mềm CRM là gì?
Cloud CRM tương đối dễ dàng vận hành với bất kỳ doanh nghiệp nào
- Bạn có thể truy cập trực tuyến mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet ổn định.
- Dữ liệu được tập trung tại hệ thống Data Center của nhà cung cấp phần mềm CRM.
Ưu điểm của dạng này là khả năng triển khai nhanh. Cách vận hành tương đối dễ dàng với công ty có sự giới hạn về công nghệ. Người dùng trả phí dịch vụ theo năm cho hình thức Cloud CRM. Chính vì thế nên chi phí đầu tư ban đầu không quá cao.
Tuy nhiên, nếu tính tổng phí theo thời gian sẽ tiêu tốn hơn dạng On – premises. Điểm hạn chế nữa là độ ổn định, bảo mật phụ thuộc vào hệ thống CRM của nhà cung cấp.
Open-source CRM
Dạng Open - source trong phần mềm CRM là gì? Đây là nền tảng hoạt động bằng cách cung cấp mã nguồn mở cho người sử dụng. Công cụ cho phép doanh nghiệp, tổ chức thay đổi và tùy chỉnh miễn phí. Những loại này thường cung cấp khá đầy đủ những tính năng cần thiết.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần nhân sự có chuyên môn về công nghệ. Những người đó phải biết cách cài đặt và tùy chỉnh cấu hình. Ngoài ra, CRM mã nguồn mở có thể gặp sự không tương thích với hệ thống của công ty.
Social CRM
Đây là hệ thống quản lý và tiếp cận khách hàng tương đối hiện đại, mới lạ. Điều đã làm sự khác biệt của phần mềm CRM là gì? Đó là cách tìm kiếm, phân tích và tương tác với người tiềm năng thông qua mạng xã hội.
Social CRM hỗ trợ tối đa hoạt động tiếp cận khách hàng trên mạng xã hội
- Facebook.
- Twitter.
- LinkedIn…
Để làm được điều này cần tích hợp giữa nền tảng Social và hệ thống quản lý khách hàng CRM. Nó được thể hiện thông qua các hoạt động tiêu biểu như:
- Theo dõi mối quan hệ giữa người mua và doanh nghiệp.
- Theo dõi các tương tác thông qua các kênh mạng xã hội và phản hồi.
Nhờ vậy, nhãn hàng nắm bắt được nhu cầu, thói quen và hành vi dễ dàng hơn. Họ đưa ra giải pháp truyền thông đánh trúng vào trọng tâm vấn đề.
Lợi ích của CRM
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM là g? Khách hàng là đối tượng chủ đạo, dẫn tới những quyết định, hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc nắm bắt, khai thác và sử dụng thông tin hiệu quả là bài toán khó. Một số vấn đề dễ mắc phải trong quá trình này là:
- Kho dữ liệu lớn nhưng cồng kềnh, không sắp xếp khoa học. Nó dẫn đến việc tốn thời gian, công sức để tìm kiếm data phục vụ cho đúng mục đích.
- Thông tin khách hàng bị nhiễu loạn, thiếu hoặc sai lệch.
- Data chồng chéo, khó khăn trong tiếp cận và chăm sóc khách hàng kịp thời.
- Hiệu quả sale hoặc chiến dịch Marketing đều không đánh giá tính hiệu quả rõ ràng.
- Thiếu dữ liệu phục vụ cho hoạt động Remarketing hoặc Loyalty.
- Dữ liệu nhắm tới sai mục tiêu, tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí vô nghĩa.
Điều có thể khắc phục được từ phần mềm CRM là gì. Có thể khẳng định rằng đó là tất cả. Để hiểu rõ hơn, hãy tiếp tục theo dõi nhé!
Tổ chức dữ liệu và phân loại khách hàng
Phần mềm CRM tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như website, Facebook, Email,…Chúng được phân loại khoa học một cách tự động như:
Phần mềm CRM lưu trữ và phân loại thông tin khoa học
- Đến từ nguồn nào?
- Khách hàng tiềm năng đang quan tâm đến sản phẩm nào?
- Hành trình mua hàng của họ tiếp diễn ra sao?
Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tìm kiếm và hiểu rõ đặc thù nhóm khách hàng hơn. Nó dẫn đến sự đầu tư cho các chiến lược không bị lãng phí.
Tăng cơ hội up sale
Tăng cơ hội up sale là điều hiển nhiên khi bạn đã hiểu phần mềm CRM là gì. Kết quả này có được nhờ sự thấu hiểu khách hàng cặn kẽ hơn. Nhân viên dựa trên data, dễ dàng tư vấn đúng tâm lý người mua.
Doanh thu tăng cao hơn vì tỷ lệ chuyển đổi thành công vượt trội hơn hẳn. Doanh nghiệp không tốn quá nhiều chi phí quảng cáo nhưng vẫn hiệu quả.
Chia sẻ thông tin qua phần mềm CRM là gì?
Ưu điểm chia sẻ thông tin qua phần mềm CRM là gì? Khách hàng của bạn khi có nhu cầu sẽ tìm đến thương hiệu. Chỉ cần một lần trao đổi, mọi dữ liệu đã lưu trữ vào hệ thống. Nó được chia sẻ rộng rãi để các phòng ban nắm bắt được.
Từ đó, họ hỗ trợ lẫn nhau đề giải quyết nhu cầu hoặc vấn đề nhanh chóng, chuyên nghiệp. Khách hàng cũng tiết kiệm được tối đa thời gian chờ đợi.
Cải thiện dịch vụ
Lý do giúp cải thiện dịch vụ tốt hơn thông qua phần mềm CRM là gì? Hệ thống tốt giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Họ nhận được chăm sóc nhiệt tình xuất phát từ sự thấu hiểu.
Từ nguồn dữ liệu, nhân viên chăm sóc khách hàng nhanh chóng, đúng trọng tâm
Cải thiện dịch vụ chính là điều thiết yếu để lan tỏa hình ảnh của thương hiệu đến nhiều người. Từ đó, doanh nghiệp sẽ sở hữu cho mình tệp khách hàng trung thành vô cùng giá trị.
Dễ dàng giám sát – một trong những lợi ích của CRM
Dễ dàng giám sát chính là ưu điểm trọng tâm khi tìm hiểu phần mềm CRM là gì. Điều này có được nhờ sở hữu quy trình bán hàng chuẩn thông qua:
- Quá trình nhân viên sale làm việc với khách hàng đều được ghi lại để quản lý dễ theo dõi. Đây là cơ sở để đo lường hiệu suất chỉ bằng cách quan sát màn hình qua vài cú click chuột.
- Cấp trên không mất thời gian chờ đợi nhân viên báo cáo. Cách làm truyền thống như vậy còn rất dễ xảy ra sai sót, nhầm số liệu.
- Cách giải quyết đưa ra kịp thời, phù hợp điều kiện.
- Phần mềm CRM cũng có tính năng tự động nhắc nhở nhân viên theo thời gian. Nhờ vậy, họ không bỏ sót hợp đồng, giao dịch hoặc lịch gặp mặt khách hàng,…
Cải thiện truyền thông
Cách để công nghệ giúp cải thiện truyền thông trong phần mềm CRM là gì. Công cụ giúp đưa ra phương án truyền thông nội bộ và Marketing toàn diện. Đặc biệt, bạn có thể tận dụng đặc điểm tích hợp của các trang mạng xã hội.
Với CRM, bạn nhận được lợi thế cạnh tranh trong cuộc đua truyền thông
Chúng góp phần đáng kể vào cải thiện tốc độ nhận diện của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn hoàn toàn có thể theo dõi đầy đủ, chính xác chiến dịch trên mạng.
Các phần mềm CRM tại Việt Nam được dùng nhiều nhất
Các phần mềm CRM tại Việt Nam chắc chắn là điều được độc giả quan tâm nhất. Những gương mặt nổi bật, không thể bỏ qua như là:
- CRMVIET: Cung cấp hàng loạt tính năng từ quản lý và chăm sóc đến Marketing Automation. Bên cạnh đó còn cho phép tự động hóa quá trình, tích hợp đa kênh và kiểm soát công việc. Cách biểu diễn bằng biểu đồ trực quan, dễ nhìn ngay trên thiết bị di động.
- GenCRM: Khi được hỏi ưu điểm của phần mềm CRM là gì, không thể bỏ qua số hóa dữ liệu tại GenCRM. Công cụ rất hiệu quả trong việc đo lường sự hài lòng của khách hàng.
- Getfly CRM: Đây là nền tảng kết nối mở, tích hợp đa dịch vụ. Nó đem tới vô vàn giải pháp, hỗ trợ cho các hoạt động doanh nghiệp.
- OnlineCRM: Được tin dùng bởi Vingroup, Viettel, FPT University,…Ưu điểm là doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc thù ngành nghề.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm đến các phần mềm CRM miễn phí khi bắt đầu làm quen. Ngoài ra, nhiều người cũng thắc mắc các “gương mặt” nước ngoài của phần mềm CRM là gì. Bạn chắc chắn sẽ hài lòng với:
- CRM Salesforce.
- CRM Microsoft Dynamics.
- Insightly CRM.
- SugarCRM…
Một công cụ quyền năng sẽ giúp bạn tiến xa hơn, nhanh chóng đạt được thành công đáng nể. Vì thế, hãy cân nhắc và lựa chọn cho mình người trợ thủ đắc lực nhất. Vuiapp.vn hy vọng rằng câu trả lời phần mềm CRM là gì đã thỏa mãn độc giả.
