Các loại sơ đồ tổ chức công ty

Chi tiết

Sơ đồ tổ chức công ty theo dạng phân cấp

Đây là sơ đồ phổ biến hiện nay, cơ cấu doanh nghiệp dạng này được bố trí theo từng cấp độ. Nơi chủ công ty đứng đầu và tiếp theo là những người có quyền lực hơn xếp dưới. 

Với hệ thống phân cấp, thành viên chỉ giao tiếp với người báo cáo và ai báo cáo trực tiếp với họ.

Theo thống kê khoảng 80% doanh nghiệp không phân biệt loại hình(TNHH, cổ phần) sử dụng sơ đồ tổ chức phân cấp đặc biệt là tổ chức lớn.

Sơ đồ dạng ma trận

Nơi có sự rõ ràng giữa cấp độ phòng ban, sơ đồ tổ chức công ty dạng ma trận thường dùng khi cá nhân trong tổ chức có nhiều hơn một người quản lý.

Loại sơ đồ này sẽ phát huy tối đa tác dụng tại công ty cung cấp dịch vụ Outsource đạng Agency trung gian. Đây là nơi thường xuyên tiến hành dự án cho các đối tác.

Sơ đồ phẳng/ngang

Cuối cùng sơ đồ tổ chức dạng ngang có ít hoặc không cấp quản lý cấp trung và thường chỉ gồm hai cấp: quản trị viên cao nhất, công nhân.

Ở những công ty như này, người lao động có nhiều trách nhiệm hơn và tham gia trực tiếp vào đưa ra quyết định.

Hình thức tổ chức này dễ tìm thấy tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự hay các startup trẻ nơi tham dự của các quản lý cấp trung với số lượng thấp.

Các bước

Chi tiết

Bước 1: Cần xác định mục tiêu, phạm vi lập hồ sơ

Trước hết, bạn cần xác định mình muốn lập biểu đồ cho toàn bộ công ty hay bộ phận, nhóm làm việc.

Phạm vi thiết lập biểu đồ sẽ giúp quý vị xác định được số lượng sơ đồ cần lập, phục vụ các bước xác định thông tin cần thu thập. 

Bước 2: Tiến hành thu thập tất cả thông tin

Căn cứ vào phạm vi xây dựng hãy lên danh sách những nhân viên có trong sơ đồ đó và tiến hành thu thập thông tin. Cụ thể là thông tin cá nhân, ảnh hay bất cứ thứ gì có thể sở hữu cho biểu đồ của mình.

Bước 3: Lựa chọn dạng biểu đồ phù hợp

Lựa chọn dạng sơ đồ phù hợp với đặc điểm hoạt động của tổ chức của mình. Đồng thời điền những thông tin vào biểu đồ và chỉnh sửa số lượng phù hợp là đã hoàn thành xong đến 90% công đoạn tạo hồ sơ.

Bước 4: Lên kế hoạch cho biểu đồ

Bạn cần lưu ý mọi thứ có thể thay đổi nhanh chóng kể cả trong tổ chức. Cho nên quý vị cần một cách giữ biểu đồ hay biểu đồ được cập nhật một cách hiệu quả.

Những kế hoạch cập nhật và rà soát thường xuyên giúp sơ đồ của bạn chuẩn xác hơn.

Đặc điểm

Chi tiết

Tuyến mệnh lệnh

Tuyến mệnh lệnh là một trong những yếu tố cơ bản xây dựng mô hình tổ chức. Mô hình là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của mỗi cấp. Qua đó giúp tạo nên bộ khung cơ bản để hoàn thành sau này.

Số lượng được kiểm soát một cách hiệu quả

Mục kể trên đề cập tới số lượng cấp dưới nhà quản lý có thể theo dõi hiệu quả. Càng nhiều lượng nhân sự cấp trên càng phải tăng cường.

Quyền quyết định

Ai là người nắm quyền quyết định trong từng tổ chức? Trả lời câu hỏi này, công ty sẽ biết tổ chức thuộc loại cơ cấu nào.

-          Trường hợp quyền quyết định tập trung vào tay cá nhân doanh nghiệp thuộc cơ cấu tập trung.

-          Nếu quyền quyết định chia nhiều người đó là biểu hiện cơ cấu phân cấp.

Chuyên môn hóa phòng ban

Chuyên môn hóa phòng ban hay còn được biết tới phân chia phòng ban. Thực tế, đặc điểm này càng cao doanh nghiệp càng sở hữu nhiều lợi ích. Vì nó cho phép các nhân viên làm chủ trong mỗi lĩnh vực cụ thể.

Thế nhưng, chuyên môn hóa thấp đem lại sự linh hoạt bởi nhân viên dễ dàng giải quyết nhiều nhiệm vụ.

Phân chia các bộ phận

Vấn đề này liên quan tới quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Trường hợp doanh nghiệp phân chia cứng nhắc, sự tương tác sẽ bị hạn chế. 

Dưới đây là 5 phương thức phân chia công ty cơ bản bạn có thể tham khảo để áp dụng:

-          Theo sản phẩm.

-          Phương thức phân chia công ty theo chức năng.

-          Khu vực.

-          Quy trình.

-          Phân chi công ty theo khách hàng.

Kinh nghiệm

Chi tiết

Định dạng sơ đồ trên một trang giấy

Trước tiên, doanh nghiệp hãy định dạng biểu đồ trên trang giấy. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung tổ chức của bản thân. Đặc biệt bạn thoải mái, tung hoành ý tưởng mà không quá e dè việc sai hay đúng.

Bộ phận nào hoàn thiện, cần chỉnh sửa hoặc thêm bớt ra sao cho hợp lý. Khi đã sở hữu sơ đồ chung chung về tổ chức bạn được nhờ tới sự trợ giúp của phần mềm như Canva, Word, Excel… để hoàn thành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý vẽ hoặc ghi ra giấy trước nhé.

Cho người cùng chức danh vào một nhóm

Khi bắt đầu tạo sơ đồ, bạn sẽ cảm thấy mình hơi mô hồ. Đặc biệt là công ty lớn, có nhiều nhân viên cũng như phòng ban. Thế nhưng, bạn không nên quá lo lắng hãy chia nhỏ từng bộ phận.

Công ty có thể nhóm người cùng chức danh vào một, như thế thu hẹp được nhiều và dễ kiểm soát lẫn liệt kê.

Thứ tự sắp xếp

Một chức vụ thường có nhiều nhân sự phụ trách. Chẳng hạn như doanh nghiệp sở hữu đông đảo kế toán viên. Do đó, bạn hãy đặt tên trước rồi mới tới người trong chức vụ.

Điều này không chỉ giúp người lập cả người xem cũng dễ dàng theo dõi sơ đồ tổ chức. Lúc này bạn dễ dàng nhìn ra được doanh nghiệp có bộ phận, phòng ban cũng như số lượng ra sao.

Dùng đường kết nối với kích thước đủ

Không những thế, nếu các đường kết nối quá lớn làm sơ đồ chẳng được hài hòa. Khi đó có quá nhiều khoảng trống cũng như tại hiệu ứng không tốt cho những người tiếp nhận.

Trường hợp đường kết nối quá nhỏ sơ đồ của bạn trông tù túng, chật chội cũng như không có khoảng cách và xử lý thông tin cho người xem.

Chính vì vậy, cách tốt nhất là hãy sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ.

Phân chia những biểu đồ lớn

Nếu công ty hay doanh nghiệp của bạn có quy lớn cũng như sơ đồ đồ độ. Cách tốt nhất là chia nhỏ các biểu nhỏ hãy làm sơ đồ trở nên đơn giản và bớt rối.  

Lúc này bạn có thể xem tổng quan về cấu trúc của công ty sau đó nghiên cứu kỹ hơn về những phòng ban. Tuy nhiên bạn cũng cần nhớ hãy bảo đảm những thành phần đều hướng đến cấp độ cao có trong tổ chức đó.