Agenda là một thuật ngữ viết bằng tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong các công tác tổ chức các sự kiện, buổi lễ, cuộc họp, hội thảo. Dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp cho bạn Agenda là gì cũng như các bước để tạo nên một Agenda chuyên nghiệp, hãy cùng theo dõi và có cho mình những thông tin bổ ích nhé.
Agenda là gì?
Agenda được hiểu là chương trình nghị sự, kế hoạch làm việc hay chương trình làm việc. Trong trường hợp khác, thuật ngữ này còn có nghĩa là nhật ký công tác hay nhật ký hàng ngày của ai đó.
Agenda là gì?
Dưới đây là một số ví dụ khi sử dụng thuật ngữ, giúp bạn dễ hiểu hơn "Agenda là gì? ":
- Environmental Agenda mang nghĩa là chương trình nghị sự môi trường.
- Feminist Agenda đây là chương trình nghị sự nữ quyền.
- Meeting Agenda Title – Nghĩa là tiêu đề của một cuộc họp.
- My Agenda vô cùng gần gũi đó là nhật ký của tôi.
- Event Agenda đơn giản là chương trình sự kiện.
Qua nội dung trên, chắc hẳn bạn hiểu được Agenda là gì. Tuy nhiên, ở khía cạnh khác, thuật ngữ có không ít các từ đồng nghĩa. Chúng tôi sẽ chia sẻ một số từ để bạn sử dụng đúng với ngữ cảnh:
- Schedule: Thường được hiểu là một lịch trình, có nghĩa tương đương với mẫu Agenda.
- Diary là danh từ mang ý nghĩa sổ nhật ký ghi chép hằng ngày. Nội dung bên trong sẽ bao gồm ngày tháng năm cùng với khoảng trống khác để bạn ghi chú thêm.
- Timetable: Thuật ngữ này không khác Agenda bao nhiêu, nhưng Timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian trên đó.
Các bước chuẩn bị một Agenda chuyên nghiệp
Qua nội dung tóm tắt trên, chắc hẳn quý độc giả đã nắm cơ bản về Agenda là gì. Tiếp theo bạn cần tìm hiểu cách tạo Agenda chuẩn, đẹp mắt. Điều đó sẽ làm người đọc cảm nhận được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị.
Hơn nữa, họ cũng dễ dàng tiếp thu những thông tin cần thiết để tham gia cuộc họp tốt. Sau đây là một số lưu ý về hình thức và nội dung trình bày của một Agenda chuẩn đẹp, chuyên nghiệp.
Bước 1: Đặt tiêu đề cho Agenda
Tiêu đề của bản Agenda là gì?, đây có thể nói là một phần quan trọng. Nhưng không vì thế bạn nặng nề đặt tên sao cho hoa mỹ. Thực chất, Agenda chương trình chỉ cần được sáng tạo ngắn gọn, súc tích.
Hãy chọn một tiêu đề Agenda thú vị, tạo bước đệm thành công
Ví dụ, người viết có thể đặt: “Meeting Agenda” hay “HR’s meeting Agenda”. Hoặc bạn dùng cách mô tả khái quát về nội dung biên bản cuộc họp để đặt tiêu đề. Cụ thể như: “2019 Community support group summit Agenda".
Lưu ý khi viết phần này, quý độc giả nên tạo tiêu đề với một font chữ dễ đọc, rõ ràng. Đồng thời, kích thước sẽ lớn hơn một chút so với những nội dung còn lại trong văn bản.
Bước 2: Giải đáp câu hỏi "Who - Where - When" trong phần đầu
Sau khi đã hoàn thành việc đặt tiêu đề, bạn nên cách một dòng rồi viết nội dung. Vai trò của phần này sẽ phải giúp cho người đọc biết được thời gian, địa điểm, thành phần mời tham dự. Lưu ý tránh đưa những thông tin không liên quan đến chủ đề được thảo luận trong cuộc họp.
Thiết lập nội dung thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia nhằm giới thiệu đầy đủ trong chương trình
Lý do bởi nó khiến cho Agenda dài dòng, không chuyên nghiệp. Dưới đây sẽ là nội dung chi tiết quý độc giả có thể tô đậm những mục này trong bản chương trình cuộc họp:
- Thời gian diễn ra - Ngày và giờ: Bạn có thể gộp chúng cùng một ô hoặc chia ra thành hai phần thông tin phân biệt. Tùy vào phong cách trình bày bố cục của từng người, vấn đề này hoàn toàn linh động được.
- Địa điểm diễn ra cuộc họp: Người tạo Agenda điền đầy đủ, chính xác nơi sẽ diễn ra. Tuy nhiên, bạn không nên viết chung chung như địa chỉ trụ sở, head office hay văn phòng của doanh nghiệp. Thay vào đó là số phòng họp, nơi diễn ra cuộc thảo luận đó.
- Thành phần tham dự: Để thuận lợi phân biệt những người bạn chưa biết, tốt nhất nên ghi cả tên kèm với chức danh của họ..
- Cá nhân đặc biệt: Đối tượng này là người diễn thuyết, nhà lãnh đạo, đối tác cao cấp,…
Bước 3: Đề cập mục đích của cuộc họp
Tất cả các cuộc họp được diễn ra đều có các mục đích chính. Vì vậy nên các bạn cần phải dành ra từ 1 đến 4 câu để đề cập đến các vấn đề này.
Đề cập đến mục đích buổi meeting để người tham gia nắm rõ thảo luận
Đối với phần nội dung cập nhật mục đích, người viết sẽ trình bày cách ra một dòng sau phần đầu. Đồng thời bạn có thể biến tấu với định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân. Nó sẽ làm cho bất kỳ ai khi vừa nhìn vào cũng thấy rõ được mục tiêu hay mục đích.
Một lưu ý trong phần này là tuyệt đối không viết lan man, bạn cần phải đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Ví dụ, cuộc họp diễn ra nhằm mục đích thúc đẩy kế hoạch đổi mới liên quan đến cơ sở vật chất.
Vậy mục tiêu tuyên bố trong Agenda là gì? Đó chính là phác thảo về kỳ vọng thay đổi kèm cải cách về cơ sở vật chất dựa trên ngân sách đầu tư.
Bước 4: Viết lịch trình cuộc họp
Bản chất của mỗi cuộc họp thường diễn ra trong thời gian dài vì có nhiều vấn đề cần phải thảo luận. Chính vì vậy, vai trò của Agenda vô cùng quan trọng giúp tránh những sai sót.
Cần nêu rõ lịch trình cuộc họp trong Agenda
Cũng như những phần trên, bạn nên cách một dòng trước khi viết nội dung này. Thêm nữa, từng đoạn nên được viết trên một dòng riêng.
Bước 5: Dành thời gian cho phần hỏi và giải đáp vướng mắc
Đối với phần hỏi đáp, có lẽ các bạn nên linh động dựa theo tình hình hoặc khoảng thời gian còn lại. Trường hợp còn nhiều đoạn trống hãy để mọi người đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận. Mục đích nhằm giải đáp hết những vướng mắc của cuộc họp.
Ngược lại, nếu không còn nhiều thời gian, bạn có thể hạn chế lại số lượng câu hỏi. Tuy nhiên, không vì vậy cách xử lý luôn cứng nhắc, tốt nhất nên xem xét mức độ quan trọng của từng cuộc họp.
Bước 6: Rà soát lỗi trước khi phân phát Agenda
Cho dù bạn đã thạo việc tạo lập Agenda nhiều năm, cũng nên dành thời gian kiểm tra lại nó. Mục đích để rà soát một lượt những nội dung được trình bày còn mắc lỗi nào không.
Tiến hành kiểm tra lỗi khi tạo lập Agenda, một phần thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân thực hiện
Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, còn thể hiện được sự tôn trọng đối với người đọc. Và đặc biệt, trong cuộc họp sự sai sót không được diễn ra.
Qua bài viết trên đây, các quý độc giả đã hiểu rõ về Agenda là gì chưa? Hy vọng với những nội dung chia sẻ từ Vuiapp.vn, đã giúp các bạn tạo ra được bản chương trình sự kiện thành công!
