Tổ chức Year End Party là dịp để mọi người cùng nhau nhìn lại một năm đã qua. Điều này không chỉ đem đến không khí vui vẻ mà còn mang nhiều giá trị cũng như giúp các thành viên trong công ty trở nên gắn kết hơn.
Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức year end party cuối năm cũng như hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch kịch bản tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp và ấn tượng mà Vuiapp.vn chia sẻ. Hãy đọc để biết cách áp dụng và trở thành nhà quản lý toàn diện nhé!
Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party
1. Hình thành chủ đề, ý tưởng cho tiệc cuối năm
a. Chủ đề:
Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện.
Các hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến:
l Tiệc Year End Party tri ân các thành viên trong công ty.
l Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
l Ý tưởng tiệc cuối năm cũng có thể đơn thuần là teambuilding để vui chơi, giải trí.
l Tiệc tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.
b. Ý tưởng:
Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Đây là một số ý tưởng Year End Party doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:
l Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
l Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
l Tiệc picnic/cắm trại: Không gian tổ chức ngoài trời. Trên các bãi cỏ rộng, hoặc các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
l Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
2. Lập danh sách khách mời chương trình
Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức. Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:
Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.
Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:
Danh sách khách mời VIP.
l Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
l Danh sách khách mời dự bị.
l Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:
l Họ tên của khách mời.
l Chức danh/ đơn vị công tác.
l Địa chỉ liên hệ.
l Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
l Những điểm cần chú ý trong sự kiện.
3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Year End Party
Thời gian tổ chức Year End Party thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng. Vừa vào thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút. Nên vào khung giờ 18g – 20g. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục đích của buổi lễ. Còn nếu quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.
Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát lộ thiên, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực biểu diễn công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa).
Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm. Nhưng doanh nghiệp nên nắm rõ một số lưu ý dưới đây để có được địa điểm tốt nhất:
l Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.
l Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.
l Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn.
l Là không gian đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định.
Có bãi đổ xe rộng rãi.
4. Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.
Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:
l Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
l Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
l Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
l Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
l Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
l Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
l Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
l Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm Year End Party doanh nghiệp
l Setup bàn tiệc Year End Party chuyên nghiệp thể hiện sự sang trọng và đẳng cấp của sự kiện.
Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:
l Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
l Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
l Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
l Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu.
l Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.
5. Lên ngân sách chương trình
Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:
l Thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm.
l Đồ ăn thức uống.
l Trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
l Âm thanh ánh sáng bao gồm loa, đèn, nhạc, màn hình.
l Văn nghệ bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, thuê ca sỹ.
l Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
l Thiết kế, in ấn bao gồm banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
l Photo, camera.
l Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sỹ, PG, tiếp tân, đồng phục.
l Game, quà tặng.
l Đi lại, vận chuyển.
l Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
l Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
l Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.
Tại sao công ty cần tổ chức Year End Party?
Không phải ngẫu nhiên mà việc tổ chức Year End Party (YEP) cuối năm đã trở thành thông lệ hàng năm trong các công ty. Hoạt động này đem đến nhiều giá trị cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Các lý do dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tầm quan trọng của sự kiện.
1. Thư giãn
Sau một chuỗi ngày làm việc chăm chỉ, đây là lúc để tất cả mọi người được restart. Sẽ thật tuyệt nếu được thư giãn bằng các tiết mục biểu diễn, đồ ăn ngon, không gian sang trọng. Các yếu tố này đem đến cảm giác khác hẳn sự gò bó và hối hả trong ngày thường.
Tổ chức Year End Party là cách xóa nhòa những áp lực tại công ty
Không chỉ có vậy, đây còn là cơ hội để được chia sẻ nhiều hơn với đồng nghiệp. Đó là các khó khăn, vất vả chỉ có những người làm cùng nhau mới hiểu được. Sự giải tỏa này đem đến sự thoải mái trong tâm trí trước khi hết năm.
2. Khen thưởng – động viên
Sự kiện này là cách để cấp trên khen thưởng và động viên. Những nhà lãnh đạo cho nhân viên thấy rằng họ là một phần quan trọng. Trong kịch bản tổ chức Year End Party nên thêm vào hoạt động trao tặng, cảm ơn các cá nhân.
Đây là cách tạo cảm hứng mạnh mẽ để nội bộ cùng nhau phát triển hơn nữa. Sẽ rất khó để truyền đạt những tình thần này nếu không tổ chức Year End Party.
3. Tăng cường kết nối
Cùng ăn uống, trò chuyện trong bầu không khí thân mật là cách để tăng cường kết nối. Bởi lẽ, hoạt động này cho cảm giác như ta đang ở trong một gia đình. Nhờ đó, các mối quan hệ sẽ được nuôi dưỡng bền chặt hơn.
Sự tin tưởng giúp mọi người bao bọc lẫn nhau, hỗ trợ và nâng cao hiệu suất. Đôi khi, thông qua tổ chức Year End Party bạn sẽ nhận ra khía cạnh mới của đồng nghiệp.
4. Thêm ý tưởng mới
Hơn thế, tổ chức Year End Party cũng là nơi để mọi người thảo luận về vấn đề trong công việc. Khi thoải mái, những bộ óc vĩ đại sẽ nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn. Đây cũng là cách gián tiếp để tạo ra ý tưởng đột phá đầy bất ngờ đó.
Tại nơi tổ chức Year End Party, bạn có thể tìm thấy những ý tưởng và đối tác mới
Trong bữa tiệc không chỉ có nhân viên mà còn rất nhiều những người khác được mời đến. Họ có thể là đối tác trong tương lai của công ty. Vì thế, thời điểm này chính là lúc tạo mối liên hệ mới và chuẩn bị cho năm tiếp theo.
Những bước cần thực hiện để tổ chức Year End Party
Dựa trên kinh nghiệm tổ chức Year End Party, say đây là những bước nên thực hiện. Các yếu tố này giúp bạn có bữa tiệc hoàn hảo hơn với nhiều niềm vui. Hay tham khảo để làm hài lòng và gây ấn tượng với lượng lớn khách mời nhé!
Ngân sách
Ngân sách là yếu tố đầu tiên cần phải tính tới cho bất kỳ sự kiện nào. Bạn nên đặt ra một con số giới hạn trước khi lên nhiều ý tưởng vượt xa thực tế. Việc chi ra quá nhiều hoặc quá ít đều tạo ra gánh nặng lên một số khía cạnh.
Tính toán quỹ nhân sách giúp việc hình thành ý tưởng không vượt xa thực tế
Nhà tổ chức có thể xin đóng góp ý kiến từ người tham dự để biết họ muốn gì. Qua đó, việc tổ chức Year End Party sẽ phù hợp với nguyện vọng, tránh lãng phí.
Lập kế hoạch
Ngay từ việc lên ý tưởng tổ chức Year End Party cần xác định được quy mô của sự kiện. Bên cạnh đó, các hoạt động sẽ diễn ra cũng phải tính toán cẩn thận. Hãy dành thời gian để lập danh sách về tất cả mọi thứ cần có.
Kế hoạch nên chia nhỏ ra thành nhiều giai đoạn như trước một tháng, hai tuần,…Khi đã chuẩn bị xong bước nào thì nên ghi chép lại cẩn thận.
Địa điểm hoàn hảo
Tại thời điểm cuối năm, những nơi tổ chức sự kiện sẽ rơi vào mùa cao điểm. Họ sẽ nhanh chóng lấp kín bởi danh sách lịch hẹn trước. Vì vậy, bạn nên tính toán và chủ động tìm hiểu từ sớm. Để có địa điểm ưng ý, hãy vạch rõ là những yếu tố như:
Địa điểm tổ chức chính là linh hồn của sự kiện cuối năm này
- Những yêu cầu nào bắt buộc phải có ở địa điểm diễn ra bữa tiệc?
- Hoạt động nào là quan trọng và nên được đáp ứng?
- Số lượng khách.
- Thiết bị cần có.
- Không khí, môi trường hứa hẹn là như thế nào?
Nhà cung cấp dịch vụ
Tổ chức Year End Party cần có đồ ăn và thức uống cho người tham dự. Thông thường, nơi được thuê địa điểm sẽ có cả dịch vụ này. Tuy nhiên, với nhiều phong cách tiệc mời, bạn cần tìm nhà cung cấp bên ngoài:
- Người phục vụ ẩm thực.
- Nhân viên pha chế.
- Nghệ sĩ biểu diễn.
- Nhiếp ảnh gia.
- MC chương trình…
Khách mời
Khách mời là đối tượng chính của buổi tổ chức Year End Party. Vì thế, bạn nên sớm gửi lời mời cùng ngày tháng, thông tin liên lạc rõ ràng. Ngoài ra, để thể hiện sự chu đáo, một biểu mẫu nên chuẩn bị cùng thông tin như:
Quan tâm đến nhu cầu của từng người là cách giúp họ thỏa mãn với bữa tiệc nhất
- Khách mời có bị dị ứng loại thực phẩm nào không?
- Ngày nào sẽ thuận tiện nhất để tham dự?
- Bạn có muốn đi cùng ai không?
- Có mong đợi gì?
Kịch bản tổ chức chương trình Year End Party
Bí kíp để làm nên Year End Party đầy ý nghĩa và thành công
Để tổ chức Year End Party với nhiều dấu ấn hãy tham khảo ngay những điều sau. Đó là cách để tạo bầu không khí thoải mái, vui tươi theo đúng tinh thần của bữa tiệc. Sự kiện chắc chắn sẽ thành công nên biết bí kíp sau.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức year end party cùng những điều nên biết để có một sự kiện thật ý nghĩa vào dịp cuối năm. Quan trọng nhất là hướng đến bữa tiệc vui vẻ, thoải mái và đáng nhớ. Vuiapp.vn hy vọng đã gợi ý giúp độc giả thêm ý tưởng tổ chức Year End Party thú vị.
