Mentorship là gì, tầm quan trọng cũng như làm thế nào để xây dựng một chương trình mentorship hiệu quả là thắc mắc được rất nhiều người quan tâm. Từng câu trả lời sẽ được Vuiapp.vn phân tích cụ thể trong các phần của bài viết này. Đó sẽ là cơ sở để doanh nghiệp của bạn bắt tay ngay vào hành động cho chương trình này.
Hãy đọc tới cuối để biết tại sao nhiều công ty lựa chọn Mentorship như một chiến lược. Đồng thời, độc giả cũng sẽ hiểu mình cần làm gì để tạo ra sức cạnh tranh lớn hơn.
Mentorship là gì?
Hiểu theo cách gọi phổ thông, mentorship là chương trình cố vấn, trong đó, tập trung chủ yếu vào mối quan hệ giữa hai đối tượng chủ thể gồm mentor và mentee:
- Mentor: Người có nhiều kinh nghiệm hơn trong ngành nghề, lĩnh vực đang phát triển của doanh nghiệp.
- Mentee: Là thực tập sinh hoặc đồng nghiệp, cùng công ty với Mentor. Tuy nhiên, họ chưa đạt tới trình độ cao, cần đào tạo và hướng dẫn.
Mentorship là cách để mọi người cùng phát triển
Công việc của Mentor chính là hướng dẫn, theo sát người kia để họ phát triển nhanh hơn. Muốn mô hình này đi vào thực tiễn, cần tính đến các yếu tố như:
- Cách ghép cặp Mentor – Mentee sao cho hợp lý.
- Loại hình triển khai.
- Quy trình thực hiện.
- Chỉ số đánh giá…
Lợi ích đem lại từ chương trình Mentorship
Để có cái nhìn sâu sắc hơn về Mentorship là gì, hãy tìm hiểu những lợi ích đem lại. Không phải ngẫu nhiên mà 71% các công ty Fortune 500 sở hữu chương trình bắt buộc này. Bởi lẽ, hiệu quả đem lại là vô cùng khác biệt.
Thử nghiệm từ công ty phần mềm uy tín dưới đây sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn. Họ đã khảo sát với hai nhóm người có và không tham gia Mentorship trong doanh nghiệp. Kết quả là:
- 25% nhân viên nói “có” được thay đổi mức lương sau khi hiểu Mentorship là gì và tham gia. Trong khi đó, tỷ lệ này ở những người trả lời “không” chỉ là 5%.
- Các Mentor tham gia chương trình được thăng chức thường xuyên hơn tới 6 lần. Chỉ số tương ứng này ở Mentee cũng gấp 5 lần so với người ngoài cuộc.
- Tỷ lệ gắn bó với doanh nghiệp cũng ghi nhận ở mức cao hơn từ 20 – 23% ở nhóm “có”.
Từ những con số này có thể nói rằng đây là một chương trình rất đáng để đầu tư. Những lợi ích, tiềm năng đem tới không hề nhỏ, bao gồm:
- Nuôi dưỡng, phát triển nhà quản lý/lãnh đạo tương lai.
- Chủ động hỗ trợ sự phát triển cá nhân cũng như lộ trình danh vọng.
- Giữ gìn và truyền lại những kiến thức quan trọng bên trong nội bộ.
- Là cách nâng cao tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên nơi làm việc.
- Chủ động tạo dựng lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy biến động.
Các bước xây dựng chương trình Mentorship thành công
Việc tìm hiểu Mentorship là gì chỉ có ý nghĩa khi biết cách áp dụng trong thực tế. Doanh nghiệp của bạn đang lên ý tưởng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Nếu đúng như vậy, hãy theo dõi phần hướng dẫn ngay sau đây nhé!
Xây dựng nền tảng
Trước khi chính thức khởi động, bạn cần cân nhắc những yếu tố cơ bản. Đó thường là quyết định xem loại hình triển khai Mentorship là gì, đối tượng, ngân sách, thời gian…Bạn nên tham khảo những lựa chọn của từng yếu tố dưới đây.
Loại hình Mentoring
Loại hình Mentoring chỉ ra cách mà mọi người sẽ tương tác với nhau theo mô hình nào. Thông thường, các doanh nghiệp đi đầu về chương trình này, lựa chọn các kiểu như:
Hình thức 1 : 1 được áp dụng phổ biến nhất
- Mentor 1 – 1: Đây là phương pháp truyền thống nhất. Người hướng dẫn và mentee sẽ có cơ hội làm việc chung với nhau trong khoảng thời gian cụ thể. Nó không cần agenda chi tiết hay kế hoạch gì đó tương tự.
- Mentor theo nhóm: Một chuyên gia sẽ dành thời gian cho các đối tượng cụ thể. Hình thức này chia thành nhiều phiên bản khác nhau, tập trung vào vấn đề cụ thể. Ví dụ như là phát triển tầm nhìn lãnh đạo, nâng cao kỹ năng quản lý,…
- Mời chuyên gia: Cách như vậy áp dụng khi muốn triển khai một dự án nhất định. Những người giàu kinh nghiệm sẽ đưa ra tư vấn, giải pháp chuyên môn. Chẳng hạn như là một chiến dịch Marketing sắp được thực hiện hoặc ra mắt sản phẩm mới.
- Mentor ngược: Đây là hình thức mới lạ nhất khi nói về Mentoring là gì. Nhân viên sẽ cung cấp hướng dẫn, hiểu biết sâu sắc hơn hoặc phản hồi cho cấp trên.
Tính chất
Tính chất muốn nói tới ở đây là bắt buộc hay không bắt buộc tham dự. Cho dù dự định cho chương trình Mentorship là gì cũng luôn có ưu – nhược điểm nhất định.
Nếu đó là hoạt động cần phải thực hiện sẽ luôn đi kèm với quy chuẩn, chính sách. Bên cạnh đó còn là trách nhiệm rõ ràng cho người tham dự. Tuy nhiên, cũng chính bởi cách này có thể khiến nhân viên cảm thấy gò bó.
Không khí sẽ thoải mái hơn nếu được trao quyền tùy chọn. Mặt khác, kiểu này cũng tồn tại điểm yếu khó tránh khỏi. Đó là dễ có nguy cơ tan ra nhanh chóng vì không bị ràng buộc. Vì thế, trước khi quyết định, bạn cần dựa trên nhu cầu, văn hóa làm việc, mức độ hưởng ứng.
Đối tượng tham gia
Như trong phần Mentorship là gì, công ty có thể áp dụng cho mọi nhân viên hoặc nhóm cụ thể. Giả sử, bạn muốn trau dồi kỹ năng cho đội ngũ sale, hãy chỉ tập trung vào phòng kinh doanh. Sau khi đã xác nhận đối tượng tham gia nên xác định quy trình đăng ký như sau:
Quy mô người tham dự phụ thuộc vào mục đích hướng đến
- Nếu nhân viên được quyền tùy chọn, bạn cần mở link điền thông tin của người tham gia.
- Trong trường hợp đấy là điều bắt buộc, bộ phận nhân sự sẽ đăng thông báo chính thức. Đó có thể là trên kênh truyền thông nội bộ và yêu cầu xác nhận từ mọi người.
Thời gian triển khai
Thời điểm bắt đầu triển khai chương trình cũng rất quan trọng. Thông báo sớm giúp mọi người tìm hiểu trước Mentorship là gì, sắp xếp công việc, chuẩn bị tâm lý,…Một số trường hợp còn cần sẵn sàng cả về kiến thức cũng như tài liệu cần thiết.
Tuy nhiên dù thế nào, việc tổ chức cũng không nên kéo dài vô thời hạn. Đó có thể là một phiên duy nhất, vài tuần, hai năm,…tùy vào mục đích.
Ngân sách
Ngân sách cho hoạt động Mentorship thường không đòi hỏi ở mức quá cao. Bởi lẽ, hầu hết mọi nguồn lực đều đã sẵn có trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần tính toán tới điều này để tránh thâm hụt các khoản chung.
Từ đó, nhà tổ chức cũng biết điều gì nên làm và những hoạt động nào cần hạn chế. Con số về chi phí cũng có thể được coi là động lực cho nhân viên trong nhiều trường hợp.
Lựa chọn ghép cặp
Người cố vấn và được ghép cặp là hai đối tượng quyết định đến thành công của chương trình. Tuy nhiên, làm thế nào để sắp xếp đối tượng phù hợp với nhau không hề đơn giản. Bởi lẽ, mỗi cá thể sẽ có mong muốn, kỳ vọng và năng lực khác nhau.
Có nhiều cách để Mentor - Mentee tìm thấy nhau
Nghiên cứu Heidrick & Struggles cho thấy nhân viên muốn tìm kiếm người cố vấn có đặc điểm giống họ. Dưới đây là một số tips giúp đơn giản hóa quá trình phối hợp giữa hai bên:
- Thực hiện ghép cặp dựa trên kết quả mong muốn đầu ra.
- Tạo hồ sơ dữ liệu để tham chiếu chéo những đôi có tiềm năng. Thông tin bao gồm giới tính, công việc, kinh nghiệm, sở thích, mong muốn,…
- Mentor và Mentee không nhất thiết phải làm việc cùng một địa điểm. Công nghệ hiện đại giúp kết nối dù có khoảng cách địa lý, múi giờ ra sao.
- Tối ưu hóa bằng cách nhờ đến sự hỗ trợ của thuật toán, câu đố tâm lý,...
Xử lý trở ngại
Như bạn đã biết khi giải thích Mentorship là gì, chương trình tập trung vào mối quan hệ Mentor – Mentee. Vì vậy, bạn cần tìm ra vấn đề thường gặp ở hai nhóm đối tượng này cùng cách xử lý. Hãy theo dõi phần dưới đây để thấy những gợi ý tham khảo nhé!
Vấn đề của Mentor
Đôi khi, không phải lúc nào những vướng mắc cũng đến từ Mentee. Người hướng dẫn cũng gặp vấn đề của riêng mình và cần được hỗ trợ như là:
Mentor có thể nâng cao hồ sơ cá nhân
- Mentor lo lắng tham gia chương trình sẽ làm tiêu tốn nhiều thời gian. Vì thế, hãy thiết lập một lịch trình cùng hạn chót cụ thể. Điều này giúp mọi người yên tâm, thu hút được cả những vị giám đốc điều hành cấp cao.
- Nhiều người cũng băn khoăn về giá trị mà mình sẽ đem tới Mentorship là gì. Bạn nên thuyết phục bằng cách nhấn mạnh trình độ chuyên môn và vị trí của họ.
- Một số sẽ tự hỏi sẽ băn khoăn mình sẽ được gì sau khi trao đi. Trở thành cố vấn giúp hồ sơ cá nhân được nâng lên tầm cao mới. Đôi khi, họ cũng sẽ có thêm hiểu biết hoặc truyền cảm hứng từ Mentee.
Vấn đề của Mentee
Một số Mentee cho rằng Mentor có vị trí càng cao sẽ hướng dẫn tốt. Tuy nhiên, tính phù hợp quan trọng hơn rất nhiều. Bạn nên khuyên họ kiên nhẫn để tìm thấy người giúp định hướng, thúc đẩy lộ trình công danh.
Mentee cần nhận được sự động viên kịp thời
Bên cạnh đó, nhiều cá nhân được hướng dẫn còn tâm thế ỉ lại, thích được cầm tay chỉ việc. Điều này cần hạn chế tuyệt đối, nên chủ động về tâm lý, thái độ, năng lực,…Trong suốt quá trình quan trọng này cũng cần lưu ý một số điều như:
- Trung thực để chia sẻ thẳng thắn những lỗ hổng mà mình vướng mắc trong Mentorship là gì.
- Tránh lãng phí thời gian cho những vấn đề quá mơ hồ.
- Mentee cũng cần nhận được sự động viên, trấn an dù có xuất phát điểm như thế nào.
Định hướng thực tiễn
Trước khi tiến hành chương trình chính thức nên có một buổi định hướng. Trong cuộc họp này, hãy yêu cầu hai bên phác thảo mong muốn của riêng mình. Bên cạnh đó còn là những trách nhiệm cần được giao cho Mentor – Mentee. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp hướng dẫn như:
Mentee nên được đánh giá qua cách giải quyết vấn đề
- Khuyến khuyến cả hai tập trung vào trả lời vấn đề/thách thức cụ thể trong Mentorship là gì.
- Làm rõ vai trò của người hướng dẫn là đưa ra tư vấn. Họ không phải lúc nào cũng có mặt để khắc phục sự cố.
- Việc chấm điểm hay giao bài tập không phải lúc nào cũng là cách làm hay. Thay vào đó, hãy đánh giá qua cách Mentee giải quyết vấn đề.
- Trước khi từ chối ghép cặp, đề nghị hai bên hợp tác trong một khoảng thời gian nhất định.
Đo lường hiệu quả
Đo lường luôn là bước cần có cho mọi quy trình hoạt động để giám sát tính hiệu quả. Để làm được cần dựa trên số liệu và phản hồi trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Hãy tự hỏi nguồn Data – Driven nên sử dụng trong Mentorship là gì.
Quá trình cần kết thúc bằng việc đánh giá tính hiệu quả
Bên cạnh đó, bạn nên so sánh tỷ lệ tiến bộ giữa những cá nhân có và không tham gia. Điều này sẽ cung cấp cái nhìn khách quan hơn. Đó cũng trở thành điểm nhấn thu hút mọi người cho những kỳ hướng dẫn sau.
Có thể thấy, một đội ngũ Mentor – Mentee phối hợp ăn ý sẽ đem tới nhiều lợi ích to lớn. Việc ghép cặp không phải là dễ nhưng sẽ làm được nếu biết phương pháp. Vuiapp.vn hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu sâu hơn về Mentorship là gì.
