Skip to main content
20/01/2022

Quy trình đào tạo là gì? Các bước xây dựng quy trình đào tạo

Kỹ Năng Văn Phòng

Quy trình đào tạo hiệu quả có thể giúp công ty thay đổi cục diện nhanh chóng. Bởi lẽ, nhân sự chất lượng cao là yếu tố cốt lõi trong tạo dựng giá trị doanh nghiệp.

Vậy quy trình đào tạo là gì? Xây dựng quy trình đào tạo bao gồm những bước nào? Dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp những thắc mắc này để giúp bạn nắm được vai trò của quy trình đào tạo với cá nhân/doanh nghiệp cũng như cách triển khai xây dựng quy trình đào tạo cụ thể.

Quy trình đào tạo là gì?

Quy trình đào tạo bao gồm một loạt các bước cần phải tuân thủ theo hệ thống. Mục tiêu hướng đến là giúp bổ sung, sửa đổi kỹ năng, thái độ và hành vi nhân viên. Nó mang tính cụ thể hoặc tổng quan tùy vào nhiệm vụ, công việc được giao.

Quy trình đào tạo là cơ sở giải quyết những điểm còn hạn chế trong doanh nghiệp

Để phát triển và mở rộng, công ty cần đầu tư vào nhiều hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, đây lại là hình thức thúc đẩy doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhất. Bởi lẽ, đào tạo nhân sự giúp khai thác tiềm năng vô hạn và duy trì dài lâu.

Vai trò của quy trình đào tạo

Quy trình đào tạo nguồn nhân lực có những đóng góp thiết thực đến hiệu quả công việc. Kết quả được nhận thấy ngay trong trước mắt cũng như dài hạn. Vậy những tác động tích cực cụ thể đó là gì? Vuiapp.vn sẽ bật mí cho bạn trong phần dưới đây.

Đối với doanh nghiệp

Quy trình đào tạo có tác động trực tiếp tới cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại là đối tượng đầu tiên được hưởng lợi thông qua những điều sau đây:

Chương trình đào tạo là cách tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp

- Sự giám sát sẽ giảm bớt khi nhân viên đã trải qua quá trình đào tạo đầy đủ. Bởi lẽ, với kỹ năng và kiến thức chuyên môn, họ ít mắc lỗi hơn. Sự chủ động hoàn thành công việc giúp hạn chế đáng kế chi phí trong khâu quản lý.

- Giảm bớt lãng phí cũng là là một trong những lợi ích của quy trình đào tạo. Điều này có được là do bộ phận nhân sự làm việc hiệu quả, ít xảy ra sai sót hơn. Không gây ra hiệu quả nghiệm trong giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

- Xây dựng được đội ngũ gắn bó lâu năm với công ty là điểm cộng cho quy trình đào tạo. Họ cảm thấy mình được quan tâm và giúp đỡ. Qua đó, doanh nghiệp không mất thêm chi phí đào tạo nhân viên mới.

Đối với cá nhân

Những lợi ích mang lại cho cá nhân là không hề nhỏ. Điều này còn đặc biệt đúng với những ai tham gia vào quy trình đào tạo nhân viên mới. Bảng phân tích dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về điều này.

Lợi ích

Ý nghĩa

Sự tự tin và động lực làm việc

Sự tự tin là điều dễ nhận thấy nhất sau mỗi quy trình đào tạo. Bởi lẽ, nhân viên nhận được những lợi ích sau đây:

- Thích nghi tốt hơn trong môi trường làm việc đa văn hóa.

- Cảm thấy mình là một phần trong đội nhóm

- Tạo sự gắn kết các thành viên trong nhóm nói riêng và toàn thể công ty nói chung.

- Được nâng cao khả năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm.

Khen thưởng và thăng chức

Đây là kết quả mà nhân viên có thể đạt được sau quy trình đào tạo. Họ dễ dàng hơn trong việc nhận thưởng và thăng chức bởi vì:

- Được nâng cao hiệu suất công việc dẫn đến thành tích tốt.

- Hoàn thiện những kỹ năng cần thiết để đáp ứng cho vị trí cao hơn.

- Nhận được những loại bằng cấp, chứng chỉ phục vụ cho việc thăng chức.

Các bước triển khai trong xây dựng quy trình đào tạo

Quy trình đào tạo chỉ có thể vận hành tốt khi có sự định hướng và chuẩn bị kỹ càng. Công ty nên đầu tư thời gian và công sức để đưa ra lộ trình phù hợp nhất. Dưới đây là những bước mà bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo nên làm.

Xác định nhu cầu đào tạo

Điều dễ thấy là hiệu suất làm việc luôn có sự khác biệt giữa mức kỳ vọng và thực tế. Do đó, cố gắng thu hẹp khoảng cách này chính là mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên kết hợp với nhiều kỳ vọng khác như:

Doanh nghiệp cần biết mình mong muốn gì sau khi khóa đào tạo kết thúc

- Tạo ra môi trường công sở chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt.

- Giúp nhân viên cân bằng giữa công việc cũng như đời sống cá nhân …

Tuy nhiên, chúng đều là những mục tiêu phụ, tác động gián tiếp đến cải thiện hiệu suất. Vì thế, doanh nghiệp nên sớm nhận ra nhu cầu trọng tâm này để có sự đầu tư đúng mức.

Thiết lập mục tiêu cụ thể

Mục tiêu cải thiện hiệu suất làm việc sẽ được cụ thể hóa hơn ở bước này. Nó nên được diễn đạt thông qua con số hoặc những phương tiện trực quan. Một số điều quan trọng cần thiết lập như:

- Mong muốn doanh thu đạt mức bao nhiêu sau khi kết thúc khóa đào tạo.

- Kỳ vọng nhân viên tiếp cận bao nhiêu khách hàng sau khi cải thiện kỹ năng giao tiếp.

- Một tháng có thể ký được số lượng hợp đồng nhất định nhờ kỹ năng đàm phán…

Lựa chọn phương pháp thích hợp

Đây là phương tiện để đạt được mục tiêu bên trên. Việc lựa chọn cách thức đào tạo rất quan trọng. Nó tác động trực tiếp đến tính hiệu quả và những nguồn lực bỏ ra không bị lãng phí. Tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau để đưa ra quyết định phù hợp, ví dụ như:

Lựa chọn phương pháp phù hợp giúp tối ưu chi phí và tính hiệu quả

- Đối tượng cần đào tạo là ai?

- Người đào tạo nên lấy từ nội bộ công ty hay thuê ngoài?

- Kinh phí để thực hiện quy trình đào tạo là bao nhiêu?

- Thực hiện thông qua các buổi workshop, khóa học hay đào tạo ở nước ngoài…

Triển khai chương trình

Sau khi đã lựa chọn được phương pháp, chương trình sẽ nhanh chóng đi vào triển khai. Các bộ phận quản lý cần đảm bảo hoạt động diễn ra đúng định hướng. Nhân viên phải phối hợp, nghiêm túc tham gia.

Mặt khác, trong quá trình triển khai có thể phát sinh những tình huống hoặc vấn đề khác. Vì thế, sự linh hoạt, thích ứng kịp thời giúp quy trình đạt hiệu quả cao nhất.

Đánh giá

Đây chính là bước thể hiện kết quả sau quy trình đào tạo có như mong muốn hay không. Nó được nói lên thông qua những bài thi, kiểm tra nhằm đánh giá kiến thức, kỹ năng đạt được.

Bước đánh giá cần thực hiện thông qua định lượng khách quan

Những con số cụ thể, rõ ràng là minh chứng xác thực, khách quan và minh bạch nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nhờ tham vấn của chuyên gia trong ngành. Dựa trên góc nhìn của họ, bạn sẽ biết được cần phải thay đổi gì cho những lần sau.

Một cách đánh giá khác nữa đó là xem xét trong chính quá trình làm việc của nhân viên. Những thay đổi tích cực trong các khía cạnh sau đây sẽ nói lên tính hiệu quả:

- Khả năng nắm bắt và  giải quyết vấn đề nhanh nhạy hơn.

- Hiệu suất lao động tăng lên.

- Thuyết phục khách hàng trong các khâu kinh doanh….

Thu thập phản hồi

Nhân viên chính là những người tham gia vào quá trình đào tạo. Vì thế, việc thu thập ý kiến từ họ cũng rất cần thiết. Qua đó, nhà quản lý biết được những điểm nào cần phát huy và nên sửa đổi.

Mỗi cá nhân sẽ có quan điểm và trải nghiệm khác nhau. Người tiếp nhận phản hồi nên nhìn nhận với thái độ tích cực, thể hiện thiện chí. Qua đó, mọi người sẽ dễ dàng chia sẻ thật lòng cảm nhận của mình hơn.

Trên đây là những điều quan trọng mà doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư cho khâu nhân sự. Hiệu quả chỉ đến khi có lộ trình rõ ràng, đánh giá khách quan và trên tinh thần cầu thị. Vuiapp.vn hy vọng đã giúp bạn có thêm góc nhìn mới, xây dựng quy trình đào tạo thành công hơn.

 

Miễn phí thử nghiệm,
Liên hệ nhận demo