Quy trình quản lý bao gồm các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo thứ tự nhất định. Mục đích chính là nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra hiệu quả, trọn vẹn.
Việc hình thành nên giải pháp này chiếm tương đối khá nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có tầm nhìn xa, đi lâu đi dài gần như bắt buộc phải có nó. Sau đây, hãy cùng Vuiapp.vn khám phá tường tận để hiểu quy trình quản lý là gì và cách xây dựng quy trình quản lý hiệu quả bạn nhé!
Quy trình quản lý là gì?
Quy trình quản lý luôn là một vấn đề quan trọng, khó khăn đối với doanh nghiệp. Giải pháp bao gồm trình tự các bước hướng dẫn việc thực hiện hoạt động, quản lý tổ chức.
Quy trình quản lý bao gồm nhiều bước đi đến mục tiêu cuối cùng
Quy trình có thể được thiết lập dưới dạng văn bản để tiện áp dụng cho đội ngũ nhân sự triển khai. Dựa vào chức năng, chúng có thể chia thành 4 nhóm:
- Quy trình vận hành.
- Quy trình khách hàng.
- Quy trình đổi mới.
- Quy trình xã hội, điều tiết các cơ quan quản lý của nhà nước.
- Quy trình quản lý giáo dục.
- Quy trình quản lý nhân sự.
- Quy trình quản lý điều dưỡng.
Tất cả dù ở hình thức nào, mục đích cuối cùng cũng hướng đến lợi ích đầu ra tối ưu nhất. Đối với những doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, họ rất coi trọng xây dựng phương pháp này.
Lý do cần có quy trình quản lý trong doanh nghiệp
Trên thực tế, theo thời gian, quy mô của tổ chức sẽ ngày một phát triển, mở rộng. Đồng nghĩa với điều đó là sự tăng lên tương ứng bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.
Nếu doanh nghiệp thiếu đi quy trình, rất dễ xảy ra mâu thuẫn trong vận hành. Hậu quả lớn hơn sẽ đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức. Ngược lại khi phương pháp này được xây dựng hiệu quả giúp các đơn vị đạt lợi ích sau:
- Cải thiện năng suất làm việc.
- Cắt giảm chi phí, cải tiến các hoạt động vận hành.
- Giảm thiểu rủi ro do các đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, theo thứ tự.
- Các bước đột phá, cải tiến mới cũng nhanh chóng thực hiện, sớm đạt hiệu quả.
Sự thật những công việc tuân thủ đúng theo những quy trình sẽ cho kết quả đồng nhất. Đấy cũng chính là lý do doanh nghiệp cần nó trong chức năng quản trị của mình.
Cách xây dựng quy trình quản lý hiệu quả
Việc xây dựng giải pháp quản trị này trong tổ chức cần tuân thủ theo 5 cách cơ bản sau:
Liệt kê danh sách việc cần làm
Trước khi bạn bắt tay vào việc, điều đầu tiên quan trọng nhất chính là biết cần làm những gì. Do vậy, bước liệt kê giúp hạn chế tình trạng bỏ lỡ, nhầm lẫn công việc trong quá trình xử lý.
Liệt kê chi tiết công việc là bước triển khai đầu tiên
Dựa vào danh sách trên, doanh nghiệp hay tổ chức từng bước xây dựng quy trình. Tất cả là một chuỗi các trình tự đồng nhất, gắn kết cùng hướng về mục tiêu cuối cùng.
Sắp xếp trình tự công việc
Việc sắp xếp đầu việc cần làm sẽ xác định được tầm quan trọng của những bước trong quy trình quản lý. Đồng nghĩa bạn biết rõ vấn đề nào khẩn cấp, cần sau để triển khai trơn tru, đạt hiệu quả.
Về cơ bản, mỗi quy trình bao gồm những gạch đầu dòng chính, ẩn bên trong là loạt nhánh phụ. Các cá nhân khi sở hữu danh sách thực hiện khoa học sẽ tránh bối rối, nhanh chóng vào việc.
Phân nhóm công việc
Như bạn biết ở trên, trong quy trình có rất nhiều vấn đề khác nhau cần giải quyết. Chúng móc nối và ảnh hưởng qua lại tạo thành một mắt xích dẫn tới mục tiêu cuối cùng.
Đôi khi, một số loại liên quan trực tiếp đến chiến lược, số còn lại chỉ nằm ở phạm vi bộ phận. Do đó, nhằm để cá nhân dễ dàng ưu tiên, quản lý công việc, khâu phân loại hết sức cần thiết. Chúng đóng vai trò như khung tham chiếu để nhân viên ứng dụng điều chỉnh.
Rà soát và cập nhật tiến độ công việc
Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình là điều hiển nhiên trong doanh nghiệp. Bước này cần thực hiện thường xuyên nhằm chắc chắn tính chính xác và hiệu quả mong muốn đạt được.
Kiểm tra sự kết nối, đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình
Theo truyền thống, doanh nghiệp triển khai rà soát bằng thủ công, tức dựa trên danh sách. Tuy nhiên, nó lại rất khó ứng dụng trong những tổ chức, công ty quy mô lớn, đầu việc nhiều. Ngày nay đã có những phần mềm quản trị giúp đơn vị cập nhật, theo dõi vấn đề này kịp thời.
Báo cáo kết quả thực hiện
Cuối cùng, theo nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý không thể thiếu khâu báo cáo kết quả. Vì thực tế, dựa trên nội dung này, doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, ban lãnh đạo linh hoạt đưa ra những biện pháp quản lý phù hợp.
Cụ thể, nếu nhân sự có kết quả không tốt sẽ tăng cường năng lực, tạo động lực cho họ. Ngược lại, kết quả triển khai đạt hiệu quả, cần khen thưởng, động viên kịp thời.
Sau các cách thức trên, nhà lãnh đạo chỉ cần ứng dụng sẽ dẫn dắt nhân viên đi theo chiến lược. Từ đó, quy trình quản lý không còn là vấn đề phức tạp. Nhằm bổ sung thêm kiến thức quản trị khác, bạn đừng quên truy cập vào Vuiapp.vn tìm hiểu nhé ạ!