Cách gọi điện mời phỏng vấn nên thực hiện như thế nào là câu hỏi rất quan trọng. Bởi lẽ, đây chính là điểm tiếp xúc đầu tiên tạo ấn tượng giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Nếu không thực hiện đúng cách sẽ rất dễ để mất người tài vào tay đối thủ.
Vì thế, bài viết được Vuiapp chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn tự tin hơn khi hẹn phỏng vấn. Bên cạnh đó còn nêu ra những sai lầm cần tránh mắc phải từ bộ phận nhân sự. Hãy tham khảo ngay để không đánh mất sự chuyên nghiệp và ưu thế trên thị trường lao động.
Cách gọi điện mời phỏng vấn hay và chuẩn
Để suôn sẻ, nhiều nhà tuyển dụng chuẩn bị sẵn kịch bản gọi điện thoại mời phỏng vấn. Dù cách trao đổi có thể khác nhau ở mỗi người nhưng vẫn cần tiêu chí nhất định. Bạn sẽ hiểu cụ thể hơn thông qua bí kíp dưới đây.
1. Chọn thời gian
Trước khi bàn sâu hơn vào cách gọi điện mời phỏng vấn, việc chọn thời gian rất quan trọng. Bạn cần phải biết đâu là thời điểm thích hợp nhất để liên hệ với họ.
Chọn thời điểm phỏng vấn sẽ giúp ứng viên dễ dàng trao đổi một cách thoải mái
Giả sử, ứng viên là người đã và đang đi làm. Việc gọi vào giờ hành chính có thể gây ra những bất tiện. Họ cảm thấy không thoải mái khi trả lời cuộc gọi trước mặt đồng nghiệp và sếp của mình.
Vì thế, bộ phận nhân sự nên cân nhắc kết nối vào giờ nghỉ trưa hoặc từ 5 – 6 giờ tối. Để chủ động hơn cho cả hai bên, bạn có thể chọn cách đặt lịch hẹn trước. Cũng chính nhờ hình thức này, chất lượng cuộc nói chuyện cao hơn.
2. Cá nhân hóa cuộc gọi cho ứng viên
Trong cách gọi điện mời phỏng vấn không thể thiếu kỹ thuật các nhân hóa. Cuộc hội thoại phải hướng đến ứng viên cụ thể, nói rõ chức danh của vị trí đang tuyển. Bởi lẽ, vào thời điểm nghe, đối phương có thể đang xin vào nhiều công ty khác nhau.
Bạn nên nói sơ bộ về quy trình phỏng vấn cho ứng viên
Là một HR, bạn nên chủ động làm rõ để tránh nhầm lẫn. Bên cạnh đó, bạn cần dựa trên hồ sơ để hỏi qua một số câu hỏi. Điều này giúp nắm bắt trình độ và thái độ của ứng viên tốt hơn. Bên cạnh đó, người kia cũng cảm thấy vị trí rất quan trọng đối với công ty.
Họ sẽ nỗ lực nhiều hơn để có thể được chọn vào vòng sau. Doanh nghiệp vừa chọn được người tài lại dễ dàng kết nối với ứng viên để họ chia sẻ nhiều hơn.
Bên cạnh đó, bạn nên giới thiệu sơ qua về quy trình tuyển dụng. Chẳng hạn như phỏng vấn với HR, làm bài kiểm tra, trao đổi cùng trưởng bộ phận. Sẽ là một ý tưởng khôn ngoan nếu cho họ biết thêm khoảng thời gian giữa mỗi vòng.
Nhờ thế, ứng viên sẽ chủ động chuẩn bị để hoàn thành tốt nhất trong khả năng bản thân. Họ cũng sớm lên lịch xin nghỉ tại nơi đang làm và tham gia buổi hẹn. Để thể hiện thêm sự quan tâm, bạn đừng quên nhắc nhở ứng viên đem theo các tài liệu cần thiết.
3. Linh hoạt
Hầu hết vị trí yêu cầu kinh nghiệm đều thu hút sự quan tâm của ứng viên đã đi làm fulltime. Vì thế, cách gọi điện mời phỏng vấn nên linh hoạt. Họ khó có thể rời đi và đến gặp doanh nghiệp vào buổi phỏng vấn đã cố định lịch.
Trong trường hợp này, hãy cố gắng hỗ trợ ứng viên bằng cách cung cấp một số lựa chọn. Nếu họ vẫn khó có thể thu xếp được, bạn cân nhắc dựa trên khung thời gian của ứng viên. Một chút linh động này sẽ giúp tăng cao khả năng thu nạp người tài.
Tạo điều kiện thuận tiện cho ứng viên cũng là cách gây ấn tượng tốt đẹp ngay từ đầu. Họ cảm thấy đây là môi trường hứa hẹn, biết lắng nghe và hỗ trợ nhân viên.
4. Chi tiết thông tin
Trong lời thoại tuyển dụng nên cung cấp thông tin chi tiết. Đôi khi, đó chỉ là những thứ rất đơn giản như cung cấp địa chỉ cụ thể(đến số tầng). Bạn cũng nên đính kèm bản đồ khi khi gửi Email xác nhận sau cuộc gọi.
Trong cách gọi điện mời phỏng vấn, bạn nên làm rõ những thông tin hẹn gặp
Bên cạnh đó, bạn cũng cho họ biết người sẽ phỏng vấn trực tiếp là ai. Khi đến công ty và hỏi lễ tân sẽ nhanh chóng nhận được chỉ dẫn hơn. Cách gọi điện mời phỏng vấn này càng đặc biệt quan trọng với tập đoàn lớn, nhiều phòng ban.
5. Thân thiện
Nhà tuyển dụng cần kiểm soát được giọng nói, ngữ điệu và cách diễn đạt chuẩn mực. Bạn phải kết hợp được sự thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp. Tiếng nói của bạn phản ánh văn hóa công ty và là tiền đề quan trọng cho hành trình tìm kiếm nhân tài.
Cách gọi điện mời phỏng vấn tốt nhất là giữ giọng nói ở tone nhẹ nhàng, thoải mái. Tuy vậy, bạn cũng cũng không nên suồng sã. Ở thái cực ngược lại chính là trịch thượng, quá cứng nhắc cũng phải tránh tuyệt đối.
Lỗi cần tránh khi thực hiện cuộc gọi mời phỏng vấn
Trong cách gọi điện mời phỏng vấn cần hạn chế tối đa những lỗi dưới đây. Đây là những điều khiến cho chất lượng cuộc đối thoại không đảm bảo. HR và ứng viên khó kết nối với nhau và khó đi đến một cuộc hẹn gặp gỡ.
1. Không chuẩn bị trước
Để áp dụng cách gọi điện mời phỏng vấn thành công, chuẩn bị trước là điều rất cần thiết. Thông tin bao gồm địa điểm, thời gian, người trao đổi,...Nếu thiếu đi quy trình này dễ dẫn đến đánh giá về hoạt động của công ty chưa chuyên nghiệp.
Để áp dụng cách gọi điện mời phỏng vấn thành công, việc chuẩn bị là không thể thiếu
Từ những thứ đơn giản như vậy nhưng có thể đi tới quyết định đồng ý hoặc từ chối lập tức. Bên cạnh đó, ứng viên chắc chắn sẽ muốn hỏi thêm một số câu hỏi. Đó là những thứ liên quan đến nội dung phỏng vấn hoặc các điều kiện cần có.
Vì thế, bạn cũng nên chuẩn bị trước tất cả khả năng dễ xảy đến. Đặc biệt quan trọng là hãy cho bản thân một tinh thần thoải mái, nhiệt tình hỗ trợ.
2. Nói quá nhanh/quá chậm
Khi thực hiện cách gọi điện mời phỏng vấn, nhiều người đã tuân theo đầy đủ các bước. Tuy nhiên, họ lại mắc phải sai lầm vì nói quá nhanh hoặc quá chậm. Cả hai thái cực đều ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin của ứng viên.
Trao đổi một cách vội vàng khiến người nghe khó nắm bắt hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Ngược lại, quá chậm làm họ sốt ruột và thậm chí là quên mất những điều đã nói ban đầu.
3. Gọi buổi tối
Buổi tối là thời điểm để nghỉ ngơi sau suốt ngày dài tại công ty. Vì thế, nếu gọi vào lúc này dễ khiến ứng viên đặt câu hỏi. Họ muốn biết nhiều hơn về lịch trình làm việc của doanh nghiệp. Hơn thế, bạn còn khó kết nối với ứng viên vì họ khá bận với các hoạt động dành cho gia đình.
Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều. Lúc này, họ vừa đến công ty và có rất nhiều công việc tồn đọng phải giải quyết.
4. Nói dài
Để cách gọi điện mời phỏng vấn thành công, hãy tránh việc nói quá dài, trên 5 phút. Ngoại trừ trường hợp ứng viên đặt ngược lại nhiều câu hỏi, thời gian sẽ giãn ra một chút.
Cuộc gọi chỉ nên gói gọn trong 5 phút
Là một nhà tuyển dụng, bạn cần cung cấp thông tin đầy đủ và ngắn gọn. Hiệu quả giao tiếp sẽ cao hơn, tránh nói lạc chủ đề và dễ phạm nhiều sai lầm khác.
Trên đây là kỹ thuật quan trọng dành cho những ai thường xuyên làm nhiệm vụ tuyển dụng. Khi áp dụng có chiến thuật sẽ dễ dàng khai thác tiềm năng ứng viên hơn. Vuiapp.vn tin rằng bạn đã nắm được cách gọi điện mời phỏng vấn sau khi đọc bài viết.
