Khung năng lực là một phương pháp đánh giá năng lực của nhân viên được nhiều nhà quản lý quan tâm. Vậy khung năng lực là gì, tại sao cần có khung năng lực cũng như làm thế nào để xây dựng khung năng lực sao cho hiệu quả?
Độc giả sẽ thấy ngay điều mình mong muốn sau khi đọc bài viết sau của Vuiapp.vn. Bạn sẽ được định hướng để biết mình phải làm gì để triển khai hiệu quả. Hãy cùng đọc đến cuối và quản lý nhân sự hiệu quả hơn nhé!
Thế nào là năng lực và khung năng lực?
Để hiểu một cách sâu sắc khung năng lực là gì, bạn cần đi vào khái niệm bổ trợ trước. Đó là kiến thức nền tảng quan trọng không thể bỏ qua. Khi đã hiểu, độc giả sẽ tiếp cận rất nhanh những phân tích mở rộng sau đó.
Năng lực là gì?
Thuật ngữ này đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự. Dù là ở lĩnh vực công hay tư tại nhiều quốc gia đều dễ dàng bắt gặp nó.
Năng lực của mỗi người tạo nên từ ba nhân tố chính
Cơ quan Office of Personnel Management của Mỹ đã nêu lên khái niệm tương đối rõ ràng và chính xác. Năng lực bao gồm một số yếu tố cần thiết. Chúng giúp con người hoàn thiện nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn. Các nhân tố cốt lõi để đánh giá bao gồm:
- Kiến thức: Liên quan đến thông tin, sự kiện, quy luật. Bạn sở hữu được sau khi học, nghiên cứu trong trường lớp, tích lũy từ thực tế, chuyên gia,…
- Kỹ năng: Đề cập đến năng lực/khả năng chuyên biệt của mỗi cá nhân. Chúng liên quan tới một hoặc nhiều khía cạnh nào đó. Mục đích sử dụng là để giải quyết tình huống, công việc phát sinh trong đời sống.
- Thái độ: Muốn nói đến cách nhìn nhận về công việc, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ sẽ chi phối cách ứng xử, tinh thần và trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
Khung năng lực là gì?
Đó là bảng mô tả tổng hợp kiến thức, kỹ năng và thái độ và đặc điểm cá nhân. Những điều này giúp họ hoàn thành tốt công việc. Chúng được chia làm ba nhóm như sau:
Khung năng lực đang trở thành công cụ thiết yếu cho mỗi tổ chức
- Nhóm cốt lõi: Bao hàm những năng lực cần có cho tất cả vị trí nhân sự. Nó được xác định dựa trên chiến lược, giá trị then chốt tại từng công ty.
- Nhóm chuyên môn: Là kiến thức, kỹ năng về lĩnh vực chuyên môn cụ thể để hoàn thành công việc. Nhóm này mang tính đặc thù cho từng vị trí, bộ phận.
- Nhóm lãnh đạo: Là yêu cầu đối với các vị trí có tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, điều phối. Bên cạnh đó còn là kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Mỗi chức danh có tiêu chuẩn khác nhau tùy vào độ phức tạp và phạm vi.
Tại sao cần có khung năng lực?
Liệu công cụ này có cần thiết tới mức phải đi sâu tìm hiểu mẫu khung năng lực là gì? Tuy nhiên, sau khi đọc phân tích dưới đây, bạn sẽ thấy thời gian nghiên cứu hoàn toàn xứng đáng. Bởi lẽ, nó đem tới nhiều ứng dụng quan trọng trong hoạt động quản trị nhân sự.
Nền tảng xác định nhu cầu đào tạo, chiến lược con người
Đây chính là phần quan trọng cần biết sau khi đã hiểu về khung năng lực. Nó được xem như cơ sở thiết yếu trong hoạt động đào tạo với các khâu cụ thể:
- Xác định nhu cầu cần được chỉ dẫn, học hỏi.
- Khung nội dung cho các chương trình phát triển năng lực đội ngũ quản lý/lãnh đạo.
Khi xây dựng, doanh nghiệp cần phân loại và xác định từng cấp độ. Để chỉ ra, bạn nên có cái nhìn tương quan giữa vị trí hiện tại và phát triển tương lai. Khi đã sở hữu hai dữ liệu này, công ty dễ dàng trả lời được:
- Ai cần đào tạo gì?
- Cấp độ thích hợp sẽ hướng tới trong khung năng lực là gì?
Ứng dụng này giúp công ty tập trung hiệu quả vào kiến thức, kỹ năng và đặc điểm cần có. Nhờ vậy, tiền bạc và thời gian được khai thác ở mức độ tối ưu nhất cho sự phát triển.
Xác định mức lương, quản lý thành tích
Vai trò của khung năng lực chưa dừng lại ở đó. Quan trọng hơn đó là nền tảng để thiết lập hệ thống quản lý thành tích. Bởi lẽ, doanh nghiệp hiểu những gì cần tập trung, thúc đẩy trong thảo luận về cách đánh giá.
Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng nhất để tính tiền lương
Không những vậy, công cụ này còn là cách để vận hành hệ thống lương minh bạch, hiệu quả. Đó là do từng cá nhân có cơ sở đánh giá năng lực, kiến thức và thái độ rõ ràng. Nhân viên cảm thấy thỏa mãn dù tồn tại điểm khác biệt về lợi ích được hưởng.
Hướng dẫn xây dựng khung năng lực
Nhiều doanh nghiệp còn cảm thấy lúng túng vì chưa biết các bước xây dựng khung năng lực. Mỗi loại hình tổ chức, kinh doanh sẽ có đặc thù về công việc khác nhau. Tuy nhiên, để tối ưu nhất bạn nên đi theo định hướng dưới đây.
1. Chuẩn hóa chức danh
Trước hết, bạn cần hiểu được chuẩn hóa chức danh trong khung năng lực là gì. Đó được xem như một hệ thống cấp bậc rõ ràng. Trong đấy sẽ quy định chi tiết các đối tượng cần thỏa mãn những yêu cầu nào cho từng vị trí.
Việc xây dựng cần bắt đầu từ chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh/chức năng, nhiệm vụ. Nếu không rõ ràng sẽ rất khó để xác định được đâu là năng lực cần thiết. Nhân sự cũng cảm thấy lúng túng, thiếu định hướng vì không biết cần làm gì để vượt trội hơn.
2. Xác định nhóm năng lực và phân chia cấp độ
Như trong phần giải thích khung năng lực, bạn đã thấy chúng được chia làm ba nhóm. Vậy làm sao để biết ai thuộc nhóm nào cho từng vị trí trong công ty? Có nhiều cách khác nhau nhưng nhìn chung mọi người thường chọn cách dễ nhất. Đó chính là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận.
Mỗi nhân viên cần biết mình đang ở nhóm năng lực nào
Nội bộ cùng nhau đưa ra nhận định về tần suất sử dụng, tầm quan trọng của từng năng lực. Chúng được áp vào các vị trí công việc cụ thể. Bên cạnh đó, để đi đúng theo tinh thần giải thích khung năng lực, bạn cần:
- Bám sát chức năng nhiệm vụ.
- Kết quả đầu ra.
Điều này nhằm đảm bảo chọn ra được các yếu tố mũi nhọn. Chúng là phù hợp, bám sát nhất và đóng góp nâng cao hiệu quả cao việc. Sau khi kết thúc, mỗi người phải trả lời được bộ khung năng lực cho riêng mình.
3. Đánh giá năng lực
Đây là phần quan trọng nhất khi xây dựng khung năng lực. Bạn sẽ bắt đầu đánh giá nhân viên dựa trên những tiêu chí đã tạo ra. Tuy nhiên, bước này đòi hỏi chuyên môn cao để ra được kết quả xác thực nhất.
Các chuyên gia sẽ giúp đánh giá nhân viên dựa trên khung năng lực tốt hơn
Các công ty có thể cân nhắc tới việc thuê chuyên gia, công ty tư vấn thay vì sử dụng nội bộ. Dựa trên khung năng lực cho mỗi tổ chức, họ sẽ thực hiện:
- Đánh giá cá nhân.
- Xác định khoảng cách giữa mức độ yêu cầu và khả năng thực tế đạt được cho mỗi cá nhân.
Từ đó, bộ phận nhân sự sẽ xây dựng chương trình phát triển chuyên biệt. Nhờ vậy, nhân sự làm việc hiệu quả hơn, đáp ứng được lộ trình đề ra.
Trên đây là điều doanh nghiệp nên sớm áp dụng để có hệ thống nhân sự ổn định, chuyên nghiệp. Trong bối cảnh biến động như hiện nay, việc liên tục sửa đổi, cải tiến là rất cần thiết. Vì thế, Vuiapp.vn mong rằng bạn đã hiểu hơn về khung năng lực để phát triển mạnh mẽ hơn nữa
