Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là chiến lược cần triển khai trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Bởi lẽ, nhân lực là điều kiện tiên quyết, dẫn đến thành công dài hạn.
Vậy lập kế hoạch tuyển dụng có vai trò như thế nào? Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự bao gồm những gì? Vuiapp.vn sẽ cùng độc giả tìm ra câu trả lời tối ưu nhất thông qua bài viết này.
Tầm quan trọng của lập kế hoạch tuyển dụng
Việc lập kế hoạch tuyển dụng cũng giống như bước đầu tiên của bất kỳ dự án nào. Chúng được coi như cơ sở chiến lược với các công việc sắp xếp hợp lý. Khi doanh nghiệp sớm chủ động sẽ nhận được nhiều lợi ích quan trọng.
1. Tiết kiệm nguồn lực
Lập kế hoạch tuyển dụng đòi hỏi những mốc thời gian cùng với người phụ trách cụ thể. Chính điều này đã giúp nhân sự chủ động sắp xếp lịch trình chiêu mộ phù hợp. Bởi lẽ, họ cũng cần hoàn thiện nhiều nhiệm vụ khác cùng lúc.
Kế hoạch tuyển dụng hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực
Do đó, timeline cụ thể là cách để doanh nghiệp không phải phân công thêm người. Thay vào đó, những cá nhân ở trên sẽ tích hợp đa nhiệm cùng lúc dễ dàng hơn. Mọi thứ đều được đảm bảo đúng tiến độ, không gây ảnh hưởng đến việc sản xuất, kinh doanh chính.
Thời gian phân bố chặt chẽ cũng là phương pháp tiết kiệm nguồn nhân lực quản lý quy trình. Nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời, đốc thúc khi cần thiết.
2. Đi đúng định hướng
Việc lập kế hoạch cho quá trình tuyển dụng thường đi kèm với các tiêu chí rõ ràng. Đó có thể là yêu cầu, nhiệm vụ, phẩm chất mà ứng viên tiềm năng cần phải đáp ứng. Đây chính là điều kiện thuận lợi, giúp quá trình khai thác thông tin người đi phỏng vấn tốt hơn.
Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được tình trạng bỏ sót ứng viên tiềm năng. Điều này càng phát huy sức mạnh với những vị trí đặc thù, khó tuyển người mới.
3. Săn nhân tài giỏi
Lập kế hoạch về tuyển dụng đang trở thành chiến lược săn nhân tài trên thị trường lao động khắc nghiệt. Bạn sẽ càng thấy rõ điều này hơn trong doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Nếu không thực hiện được nghĩa là làm tuột mất người tài.
Kế hoạch tuyển dụng là cơ sở để đi trước, đón đầu trong thu hút nhân tài
Như vậy, công ty đã để thua ngay từ cơ sở ban đầu trong cuộc cạnh tranh kinh tế. Kế hoạch tuyển dụng như cẩm nang, giúp người tìm việc nhận thấy sự hấp dẫn về:
- Lương thưởng.
- Phúc lợi.
- Điểm mạnh mà nhân viên có thể khai thác khi là một phần của công ty.
- Nhược điểm đến từ doanh nghiệp dễ dàng được chấp nhận hay không?
Mức độ thuận lợi của quá trình đàm phán, chiêu mộ phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị này. Đó không chỉ là cách nói lên yêu cầu của mình. Thay vào đó, đây là phương tiện nhằm khẳng định sức hút, thuyết phục ứng viên.
8 bước lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp hiệu quả
Để lập kế hoạch về tuyển dụng thành công cần tính đến rất nhiều yếu tố khác nhau. Chúng cần sự cân bằng, hài hòa và tập trung trọng tâm. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn nên bắt đầu từ các bước cơ bản nhất sau đây.
Bước 1: Xác định nhu cầu của việc lập kế hoạch tuyển dụng
Đây là bước không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch cho việc tuyển dụng. Để xác định nhu cầu, doanh nghiệp nên đi vào các vấn đề như:
Xác định đúng nhu cầu dẫn đến một kế hoạch tuyển dụng thành công
- Tìm hiểu về quy mô phát triển trong tương lai của công ty mình sẽ ở mức độ nào?
- Những thông số cần đánh giá như: tỷ lệ nghỉ việc, chính sách lương, khả năng thăng tiến,…Qua đó, bạn sẽ biết cách điều chỉnh mô tả công việc và cải tiến nội bộ.
- Nhìn vào thực tế để biết phòng ban cần bổ sung loại nhân sự gì? Những đội nhóm đó nên mở rộng hay trang bị kỹ năng nào mà nhân viên hiện tại chưa có?
Bước 2: Lập mẫu đề xuất kế hoạch tuyển dụng
Sau khi đã thảo luận, kế hoạch tuyển dụng cần được chính thức đưa ra dưới dạng văn bản. Điều này giúp các bên hiểu chính xác về những mục tiêu đã đề ra. Mọi hoạt động diễn ra một cách trơn tru, ăn khớp dù có nhiều đối tượng cùng kết hợp.
Thông thường, mẫu đề xuất kế hoạch tuyển dụng được đưa ra từ tháng 10 đến tháng 11. Họ làm vậy để sẵn sàng hành động vào năm tiếp theo. Trong đó nêu ra những nội dung chính như là:
- Thời gian triển khai.
- Quy trình quản trị nhân sự cần thực hiện.
- Cụ thể hóa vị trí đang cần bổ sung nhân lực cùng số lượng.
- Ghi rõ các thông tin liên quan sẽ cung cấp cho ứng viên. Đó thường là yêu cầu công việc, mức lương dự trù,…
- Kinh phí tuyển dụng.
- Nêu ra phương án tái cơ cấu nhân sự nếu cần thiết. Bởi lẽ, khi có thêm người mới dẫn đến sự chuyển đổi, thay thế một số vị trí chức năng.
- Phân công nhiệm vụ cho từng người trong hội đồng tuyển dụng.
Bước 3: Xác định kỹ năng
Khi lập kế hoạch tuyển dụng cần bàn bạc kỹ về những kỹ năng, phẩm chất ứng viên cần có. Điều này nên được đưa ra dựa trên kỳ vọng và thực tế công việc. Chỉ khi làm được bước này mới tuyển được đúng người, đúng vị trí.
Xác định kỹ năng mà nhân viên mới cần có để tăng tính hoàn thiện trong chức năng nhóm
Nếu không, những bước đã làm ở trên và tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa. Bởi lẽ, xác định sai đối tượng chính là đi chệch mục tiêu cốt lõi. Để dễ dàng hơn, hãy tham vấn ý kiến từ phía trưởng bộ phận của vị trí đang thiếu nhân lực.
Bước 4: Tận dụng công cụ bổ trợ
Mặc dù tuyển dụng là chiến lược nhưng không phải là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận. Vì thế, các công ty nên tìm đến công cụ hoặc bên thứ ba hỗ trợ. Điều này giúp giảm thiểu thời gian, quá trình được thực hiện với người có chuyên môn hơn.
Số lượng ứng viên tiềm năng biết đến doanh nghiệp sẽ cao hơn hẳn so với cách làm truyền thống. Vì thế, hãy tận dụng các phương tiện hỗ trợ khi lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 5: Thiết lập ngân sách tuyển dụng
Thiết lập ngân sách tuyển dụng cũng là bước không kém phần quan trọng trong tổng quan kế hoạch. Dự trù chi phí để tránh tình trạng thâm hụt cho những hạng mục ít đem tới giá trị. Điều này càng đặc biệt quan trọng hơn nếu bạn đang chiêu mộ với quy mô lớn.
Ngân sách là thứ luôn cần phải có cho hoạt động tuyển dụng
Các công ty nên bàn bạc và liệt kê ra những hạng mục sẽ được đầu tư. Chúng cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để thực hiện phân bổ hợp lý. Dưới đây là một số hoạt động thường cần chi phí khi lập kế hoạch tuyển dụng:
- Thực hiện quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội phù hợp cho phân khúc ứng viên.
- Mức ngân sách có thể đáp ứng cho các bên chuyên về tuyển dụng.
- Số tiền cần đầu tư khi xây dựng, lan tỏa thương hiệu.
- Chi phí để duy trì hoạt động của bộ phận nhân sự HR.
- Các khoản phát sinh cho việc tham gia hoạt động tổ chức tại ngày hội việc làm.
- Các mục khác…
Bước 6: Tạo mô tả công việc
Điều mà ứng viên quan tâm không phải là việc lập kế hoạch tuyển dụng của công ty ra sao. Thay vào đó, họ muốn được chú trọng nhiều hơn vào bản mô tả công việc. Vì vậy, bạn phải làm chúng trở nên có trọng tâm, thu hút người đọc.
Liệt kê hàng dài các yêu cầu, kỳ vọng sẽ chỉ khiến doanh nghiệp mất điểm ngay từ lần đầu. Thay vào đó, bạn cần quan tâm nhiều hơn cho những gì mà ứng viên có thể nhận được. Chỉ khi cảm thấy đây là môi trường tiềm năng, xứng đáng để cống hiến, họ mới nộp CV.
Bước 7: Xây dựng quy trình rõ ràng
Bạn cần phân biệt bước này với việc lập kế hoạch tuyển dụng. Đây là timeline sẽ được cung cấp cho ứng viên với các mốc như:
- Thời gian hết hạn nộp đơn cho từng vị trí tuyển dụng.
- Thời điểm thông báo kết quả CV.
- Ngày, giờ, địa điểm diễn ra quá trình phỏng vấn online, gọi điện, trực tiếp,…
- Hạn thông báo kết quả cho ứng viên…
Quy trình rõ ràng giúp cả doanh nghiệp và người tìm việc chủ động chuẩn bị những điều cần thiết. Đó còn là cách để hình thành rõ hơn về chân dung nhân sự tương lai, giảm thiểu việc chọn sai người.
Bước 8: Đúc rút kinh nghiệm
Việc lập kế hoạch tuyển dụng sẽ diễn ra nhiều lần trong suốt vòng đời của một công ty. Vì thế, sau từng đợt nên có sự đúc rút kinh nghiệm dựa trên những gì đã thực hiện. Nhờ đó, quá trình tiếp theo sẽ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Kinh nghiệm sẽ giúp cả ứng viên và doanh nghiệp nhanh chóng hài lòng hơn ở những lần sau
Mỗi loại hình tổ chức doanh nghiệp sẽ có đặc thù khác nhau. Vì thế, chỉ tham khảo là chưa đủ, bạn cần tích lũy dựa trên kinh nghiệm thực tế của mình.
Trên đây là những kiến thức tổng hợp, giúp công ty chiêu mộ người mới dễ dàng hơn. Để thành công, bạn nên phối hợp các lưu ý và hướng dẫn đã cung cấp cùng lúc. Vuiapp.vn hy vọng độc giả sẽ sớm nhận được kết quả tích cực từ việc lập kế hoạch tuyển dụng.
