Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là yêu cầu thường thấy ở bất kỳ lĩnh vực nào. Bởi lẽ, nếu không kịp thích ứng sẽ bị bỏ lại phía sau cuộc đua của sự phát triển. Vì thế, điều quan trọng đầu tiên là hiểu quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì.
Dưới đây Vuiapp.vn sẽ giới thiệu với bạn định nghĩa quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp, các nguyên tắc cốt lõi cũng như cách triển khai hiệu quả. Hãy đọc bài viết này để tìm thấy tất cả những điều cần thiết nhé!
Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì?
Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự nghiên cứu đúng mức. Đó còn là sự giám sát của các bên từ quản lý đến nhân viên, nhằm đạt kết quả tích cực. Harvard Business Review cũng có cách định nghĩa tương đối rõ ràng.
Quản trị sự thay đổi là chìa khóa để tồn tại và thành công
Họ cho rằng quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là thực hiện các hoạt động. Chúng hướng đến một vài hoặc tất cả các khía cạnh của tổ chức. Điều này nhằm mục đích đổi mới cách vận hành trước đó. Theo đó, quy trình này tồn tại dưới hai dạng là:
- Biến đổi tịnh tiến: Những thay đổi nhỏ, diện ra một cách tự nhiên, liên tục.
- Biến đổi toàn diện: Có sự biến chuyển rõ ràng trên nhiều phương diện. Chúng thường gồm có chiến lược, con người, tổ chức, công nghệ, văn hóa,…
Sau cùng, những hoạt động này nhằm tạo ra sự cạnh tranh lớn hơn so với đối thủ. Quản trị sự thay đổi có thể áp dụng cho hầu hết mọi khía cạnh như:
- Quy trình kinh doanh.
- Lập ngân sách.
- Sử dụng tài nguyên.
- Chiến thuật hoạt động.
- Thay đổi ở cấp độ cá nhân như đào tạo nhân viên kế thừa vai trò cao hơn trong công ty.
Ví dụ về quản trị sự thay đổi
Không khó để tìm thấy những ví dụ về quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường kinh doanh biến động liên tục như hiện nay. Bạn chắc hẳn đã từng nghe nhiều đến những trường hợp sau:
- Dùng công nghệ mới.
- Sáp nhập – mua lại.
- Thay đổi trong ban lãnh đạo từ nhân sự, phong cách làm việc,…
- Chuyển đổi đặc trưng về văn hóa trong nội bộ.
Nguyên tắc cốt lõi khi tiến hành quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp không có công thức chính xác cho mọi đối tượng. Nhà lãnh đạo cần điều chỉnh linh hoạt cách tiếp cận phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn vẫn phải nắm được bốn nguyên tắc cốt lõi khi bắt tay vào lên kế hoạch.
Thấu hiểu
Ban giám đốc cần hiểu rõ bản chất của quản trị sự thay đổi là gì. Để phát huy tối đa lợi ích, hãy đặt ra các câu hỏi sau:
Nhận thức và thấu hiểu là khởi đầu cho quá trình thay đổi
- Vì sao cần phải có sự đổi và mục tiêu hướng đến là gì?
- Những điều gặt hái được sau quá trình biến chuyển này như thế nào?
- Nên triển khai như thế nào để nhận được sự đón nhận tích cực từ số đông?
- Chúng có tác động đến cách làm việc của nhân sự ra sao?
- Từng cá nhân nên làm gì để đạt sự thay đổi hiệu quả nhất?
Bạn cũng có thể suy nghĩ hậu quả nếu sự thay đổi trong doanh nghiệp không diễn ra. Điều này đã được chỉ ra trong mô hình ADKAR của Beckhard và Harris. Họ nói rằng để chuyển mình cần thấy được mức độ bất mãn nhất định của cách làm cũ.
Bản thân nhà lãnh đạo cũng phải tự tin về cách tiếp cận mới sẽ đem tới điều tốt hơn. Đó là động lực để xây dựng lộ trình rõ ràng.
Chuẩn bị cho quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp
Quản trị sự thay đổi không thể tự nhiên diễn ra. Kế hoạch đưa ra cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức. Khi tinh chỉnh mỗi dự án cũng đòi hỏi cách làm khác nhau. Về mặt tổng thể, người đứng đầu nên sớm định hướng chuẩn bị những điều sau:
- Sự đồng thuận: Thay đổi chỉ hiệu quả khi có được sự đồng tình, hỗ trợ từ các nhân viên.
- Sự tham gia: Câu hỏi đầu tiên cần đặt ra là ai sẽ chịu trách nhiệm. Cá nhân nào sẽ hỗ trợ việc gì và thực hiện ra sao?
- Tác động: Hãy nghĩ đến viễn cảnh khi đã đạt được mức độ thay đổi mong muốn. Bạn sẽ dự đoán và đánh giá tác động đó bằng cách đo lường nào? Cựu giám đốc của tập đoàn Samsung đã ứng dụng một nguyên tắc rất hay.
Ông dự tính trước sẽ có khoảng 5 – 10% nhân sự không thể thích ứng sẽ phải ra đi. 25 – 30% số người cảm thấy chật vật nên được giao ít trách nhiệm hơn. Chỉ 5 – 10% số đó trở thành hạt nhân của chế độ quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp.
Triển khai
Nhà lãnh đạo có thể áp dụng các cách thực thi khác nhau. Trong đó, mô hình bảy bước của J.Kotter là ví dụ điển hình. Nó giải thích cách tạo ra cảm giác cấp bách, giúp nhân viên sớm nhận thức được tầm quan trọng. Đó là động lực để họ tham gia vào quản trị sự thay đổi.
Mô hình triển khai tối ưu bao gồm bảy bước
- Bước 1: Đảm bảo những người tiếp cận đều hiểu lý do cho sự đổi mới. Họ cần biết ý nghĩa mang lại cho bản thân mình.
- Bước 2: Thống nhất các tiêu chí đánh giá sự thay đổi cũng như cách đo lường, báo cáo.
- Bước 3: Liệt kê tất cả người có liên quan và xác định mức độ tham gia của họ.
- Bước 4: Xác định nhu cầu đào tạo cần có để triển khai quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp.
- Bước 5: Phân công trách nhiệm cho đúng người, đúng thời điểm.
- Bước 6: Nỗ lực tìm cách tinh chỉnh hành vi, thói quen của nhân viên. Điều này hướng tới sự thay đổi dần trở thành chuẩn mực.
- Bước 7: Đảm bảo nhân viên có đủ sự hỗ trợ cần thiết.
Truyền thông
Sẽ là sự thất bại của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp nếu thiếu đi truyền thông. Một sai lầm thường thấy chính là nghĩ rằng người khác sẽ tự hiểu vấn đề. Tầm quan trọng của điều này đã được chứng minh qua câu chuyện của Samsung vào những năm 80.
Nhiệm vụ, mục tiêu của sự thay đổi cần được lan tỏa rộng rãi
Chủ tịch Lee Kun Hee đã dành hai tháng liên tiếp cho nhiệm vụ triển khai sự thay đổi này. Cụ thể, ông đã có hàng loạt hành động quyết liệt như:
- Đi khắp các chi nhánh của tập đoàn trên thế giới, từ London đến Osaka.
- Thực hiện các buổi chia sẻ mỗi ngày trong nhiều tiếng. Độ dài của thông điệp sau khi tổng hợp lên đến 8500 trang A4.
- Họ tiếp tục triển khai sang phiên bản truyện tranh để phù hợp với người làm tại công trường/nhà máy.
Đây chính là bài học nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc truyền tải. Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp cần thông qua nhiều hướng, nhiều kênh. Thông tin phải đến vào đúng thời điểm, có sự phản hồi và khả năng truyền cảm hứng.
Quá trình thực hiện
Mỗi nơi có quá trình quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp với tốc độ, biểu hiện khác nhau. Theo mô hình Kurt Lewin, nó sẽ được chia làm ba giai đoạn chính:
Quá trình triển khai được tiến hành qua ba giai đoạn
- Phá băng: Tại đây phát huy tối đa vai trò của nhà lãnh đạo. Họ cần tạo ra sự mất cân bằng giữa động lực và sự phản kháng. Điều đó nhằm chuyển trạng thái của tổ chức từ điều kiện hiện tại sang thái cực mong muốn.
- Chuyển đổi: Triển khai nội dung đã đề ra khi muốn quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp. Trong quá trình này cần bám theo kế hoạch nhưng cũng nên linh hoạt.
- Tái định hình: Diễn ra khi sự đổi mới đã đi vào trạng thái mong muốn. Điều cần làm là củng cố, duy trì các điều kiện cần thiết. Chúng nhằm đảm bảo sự vận hành ổn định cho đến khi thay thế hoàn toàn cái cũ. Việc làm này cần sát sao để ngăn chặn tái hoạt động phương thức lỗi thời.
Trên đây là những điều tuy không đơn giản nhưng rất cần được chủ động nghiên cứu. Nó càng đặc biệt quan trọng hơn trong bối cảnh đầy thách thức của Covid 19. Vuiapp.vn hy vọng quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức nhanh chóng thích nghi hơn.
