Mẫu sổ quản lý nhân sự dùng để theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của nguồn nhân lực. Qua đó công ty kịp thời có cải thiện tích cực để giữ chân nhân viên ở lại cống hiến lâu dài.
Bài viết dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp mẫu sổ quản lý nhân sự là gì cùng các mẫu sổ quản lý nhân sự thường gặp. Tin chắc bạn đọc xong có thể áp dụng tạo lập biểu mẫu chuyên nghiệp và hiệu quả.
Mẫu sổ quản lý nhân sự là gì?
Mẫu sổ quản lý nhân sự đối với các đơn vị kinh doanh có lẽ không còn quá xa lạ. Đây đơn giản là một mẫu văn bản hành chính cập nhật thông tin nhân viên ở các vị trí. Doanh nghiệp nhờ đó nắm bắt, quản lý sát sao người lao động.
Mẫu sổ quản lý nhân sự phổ biến tại doanh nghiệp
Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi tổ chức bắt đầu hoạt động cần phải lập sổ quản lý nhân sự. Đối với những công ty cố tình không có sổ, không ghi chép hay cập nhật thông tin sẽ bị xử phạt. Điều này quy định cụ thể tại điều 4 Nghị định 88/2015/NĐ–CP, bộ luật Thương Binh và Xã hội.
Đối tượng lập biểu mẫu về quản lý nhân sự chính là tổ chức, doanh nghiệp, người sử dụng lao động. Riêng đối với cá nhân cần phải có năng lực và hành vi nhân sự đầy đủ.
Các công ty tùy vào tình hình hoạt động, cơ chế tổ chức để lập mẫu sổ quản lý nhân sự phù hợp. Hiện có 2 hình thức phổ biến được sử dụng gồm bản giấy và bản điện tử.
Một số lưu ý khi lập mẫu sổ quản lý nhân sự
Việc tạo mẫu sổ quản lý lao động không quá phức tạp, bởi thực tế đã có quy định chung về mẫu này. Tuy nhiên, trong quá trình lập, không ít người vẫn mắc một số lỗi cả mặt hình thức và nội dung. Vì thế bạn cần lưu ý một số vấn đề liên quan như sau:
Về hình thức mẫu sổ quản lý nhân sự
Hình thức của mẫu sổ quản lý nhân sự không cần có quốc hiệu, tiêu ngữ. Phía trên cùng phải điền đầy đủ thông tin về tên công ty, địa chỉ hoạt động.
Hình thức trình bày mẫu sổ cơ bản
Loại sổ này sẽ không gửi lên bất kỳ cơ quan nào, chỉ lưu trữ lại khi có thanh tra đến kiểm tra. Do đó, người đảm nhiệm lập sổ cần lưu ý để tránh mất thời gian với các thông tin không cần thiết.
Về cách trình bày mẫu sổ quản lý nhân sự cần phải thật rõ ràng theo các cột, hàng. Đặc biệt mỗi nhân viên sẽ được lập một dòng riêng để dữ liệu được chuẩn xác.
Về nội dung của sổ quản lý người lao động
Toàn bộ nội dung về thông tin người lao động đều cần cập nhật đầy đủ theo quy định. Doanh nghiệp không tự ý bỏ đi các tiêu chí cơ bản đó. Mục đích nhằm tránh tình trạng xảy ra mâu thuẫn, rắc rối sau này sau khi kết thúc hợp đồng lao động.
Cơ bản nội dung trong biểu mẫu sẽ bao gồm:
- Họ tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ sinh sống, quốc tịch, căn cước công dân/ hộ chiếu của người lao động. Mã nhân viên hoăc mã chấm công.
- Thông tin về trình độ học vấn, bằng cấp, chuyên ngành học.
- Vị trí làm việc hiện tại ở công ty, tổ chức.
- Loại hợp đồng lao động ký kết dài hạn hoặc ngắn hạn.
- Thời điểm bắt đầu tham gia làm việc tại doanh nghiệp, chấm dứt hợp đồng lao động và lý do kèm theo.
- Các thông tin đóng và hưởng bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế của người lao động.
- Nội dung về mức lương, phụ cấp, chính sách nâng bậc đối với từng nhân viên.
- Số ngày nghỉ trong năm, các chế độ nghỉ phép khác. Số giờ người lao động làm thêm vào ngày thường, nghỉ cuối tuần, lễ Tết,..
Các mẫu sổ quản lý nhân sự thường gặp
Hệ thống quản lý nhân sự luôn bao gồm rất nhiều vấn đề liên quan như lương thưởng, hợp đồng,... Để tổng quát và đầy đủ hồ sơ người lao động, doanh nghiệp cần thiết lập một số biểu mẫu sau:
Mẫu quản lý hồ sơ cá nhân
Dạng biểu mẫu này chủ yếu nêu thông tin cơ bản ban đầu của người lao động. Phòng nhân sự dựa vào đây theo dõi chi tiết nguồn lực trong công ty.
Mẫu sổ quản lý hồ sơ thông tin cơ bản của nhân viên
Nội dung trong loại mẫu sổ quản lý hồ sơ cá nhân rất ngắn gọn. Nó bao gồm các phần như: Học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ cá nhân,...
Biểu mẫu sổ quản lý hợp đồng
Đây là mẫu quản lý nhân sự bằng Excel để bộ phận nhân sự quản lý thông tin hợp đồng. Trong đó sẽ có chi tiết từ hợp đồng thử việc, thực tập, hợp đồng lao động của nhân viên.
Hình thức lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản. Tuy nhiên nó lại chứa khối lượng dữ liệu lớn. Do đó, người đảm trách tạo lập mẫu phải làm việc với độ chính xác cao.
Mẫu sổ theo dõi biến động tiền lương
Đây là file dùng tổng hợp các thông tin liên quan đến tiền lương của mỗi nhân viên. Vấn đề này theo thời gian luôn có những biến động nên cần được lập biểu mẫu riêng theo dõi.
Một số trường hợp có thể làm thay đổi tiền lương như:
- Tăng/giảm lương cơ bản
- Thay đổi chức vụ làm việc .
- Chuyển địa điểm công tác.
- V,v…
Mẫu sổ quản lý nhân sự này chỉ chuyên dùng theo dõi các vấn đề trên. Vì vậy, người phụ trách cần lưu ý nhất vào ngày sự thay đổi có hiệu lực. Mục đích nhằm điều chỉnh bảng lương chi trả phù hợp, kịp thời.
Mẫu sổ quản lý nhân sự nghỉ việc
Biểu mẫu này được xây dựng dành cho đối tượng là nhân sự nghỉ việc. Doanh nghiệp thường tập trung quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực. Trong đó, bao gồm cả những hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
Trên đây là một số thông tin liên quan đến mẫu sổ quản lý nhân sự. Vuiapp.vn hy vọng rằng bạn sẽ áp dụng nó vào thực tế chuyên nghiệp và hiệu quả.
