Skip to main content
20/01/2022

5 bước xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả

Kỹ Năng Văn Phòng

Quy trình đánh giá nhân viên rõ ràng giúp ban lãnh đạo giám sát doanh nghiệp dễ dàng hơn. Đây cũng là động lực để nâng cao hiệu suất làm việc.

Vậy quy trình đánh giá nhân viên được thực hiện như thế nào? Có những phương pháp nào được áp dụng trong quy trình đánh giá thành tích nhân viên? Câu trả lời sẽ được Vuiapp.vn gửi đến bạn thông qua bài viết dưới đây. Hãy theo dõi đến cuối cùng để trở thành nhà quản lý nhân sự thông thái nhé!

Khái niệm về quy trình đánh giá nhân viên 

Quy trình đánh giá nhân viên nhằm mục đích theo dõi năng suất làm việc. Tùy vào lĩnh vực, nó sẽ được thực hiện dựa trên các tiêu chí khác nhau và phải đảm bảo:

Quy trình đánh giá nhân viên giúp giám sát và cải thiện hiệu suất

- Thiết lập từ trước.

- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức đã đề ra theo kế hoạch.

Về phân loại, bảng đánh giá nhân viên có thể bao gồm đa dạng thuộc tính. Điều này giúp cho quá trình phân tích đối tượng toàn diện nhất. Thông thường, những khía cạnh đó sẽ là:

- Thành tích đạt được.

- Điểm mạnh.

- Điểm yếu.

- Khả năng cải thiện.

- Hành vi trong tổ chức.

Việc quản lý hiệu suất thông qua cách này đóng góp vai trò rất quan trọng. Nó tác động rất lớn tới thành công hoặc thất bại của tổ chức. Bởi lẽ, nguồn nhân lực được coi như khoản đầu tư giá trị khổng lồ. Nhân viên phải phát huy hết tiềm năng để mang lại lợi nhuận.

Một hệ thống đánh giá không hiệu quả sẽ khó xác định được đúng năng lực. Những lợi thế trong nhân sự không được tìm thấy và phát huy. Ngược lại, những yếu kém lại vẫn tồn tại, gây ra thất thoát nguồn quỹ.

Các bước không thể thiếu trong quy trình đánh giá nhân viên

Như đã nói trong phần trên, mỗi công ty sẽ có quy trình đánh giá nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, chúng vẫn cần tuân theo nguyên lý và định hướng cơ bản. Vậy đó là những bước nào? Vuiapp.vn mời bạn đọc theo dõi phần quan trọng sau đây để hiểu rõ hơn.

Phát triển và hoàn thiện mẫu đánh giá

Mẫu quy trình đánh giá nhân viên là bước cần chuẩn bị đầu tiên trước khi tiến hành. Những form chung áp dụng cho toàn bộ nhân sự trong phòng ban thể hiện những lợi ích sau:

Biểu mẫu đánh giá là bước đầu tiên cần hình thành trong quy trình đánh giá nhân viên

- Công bằng.

- Nhất quan.

- Khách quan.

Những biểu mẫu này cũng không nên dàn trải với nhiều tiêu chí thiếu phù hợp. Thay vào đó, bạn nên giới hạn trọng tâm vấn đề việc đánh giá có ý nghĩa hơn. Đối với hầu hết vị trí nhân viên, quy trình xoay quanh các vấn đề lớn như:

- Kiến thức và kỹ năng.

- Chất lượng công việc.

- Số lượng đầu công việc xử lý.

- Thái độ làm việc.

Sau đó, từng mục trong bảng tiêu chí đánh giá nhân viên sẽ được phân ra mức độ khác nhau. Chúng thường là kết quả định tính ở dạng như:

- Chưa đáp ứng.

- Đáp ứng.

- Vượt xa yêu cầu…

Xác định cách thức đánh giá

Cách thức đánh giá phù hợp giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian trong việc xử lý dữ liệu. Để tìm ra thước đo hiệu quả nhất, bạn nên cân nhắc đến những điều sau:

Có rất nhiều phương pháp đánh giá khác nhau mà nhà lãnh đạo có thể lựa chọn

- Xem xét kỹ lưỡng mô tả công việc cho từng vị trí.

- Chọn những vấn đề chính cần đo lường.

- Làm việc với nhân viên ở từng cấp bậc để thu lập dữ liệu định lượng.

Từ việc cân nhắc những yếu tố trên, nhà quản lý sẽ biết nên áp dụng phương pháp nào. Ý nghĩa cụ thể của từng loại sẽ được phân tích trong phần sau. Mỗi kiểu sẽ có thế mạnh riêng và sự phối kết hợp giúp đưa ra kết quả chính xác nhất.

Thiết lập nguyên tắc phản hồi

Trong quy trình đánh giá nhân viên, đây là bước quan trọng nhất. Nó nhằm mục đích xử lý những biểu mẫu đã được điền trong phần trên. Việc thực hiện cần tuân theo các nguyên tắc sau đây:

Phản hồi qua lại giúp tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất

- Nhìn nhận toàn diện là điều đầu tiên cần phải lưu ý. Nó có nghĩa là bạn phải xem xét trực diện cả điểm mạnh và yếu của nhân viên. Nếu chỉ tập trung vào những điều tốt sẽ khó tìm ra cách cải thiện hiệu suất.

- Vạch ra những điều mà nhà quản lý mong muốn nhân viên cải thiện là bước tiếp theo. Từ khuyết điểm ở trên, hãy phác thảo những kỳ vọng của bạn đối với cá nhân đó. Tuy nhiên, chúng cũng cần đi kèm với gợi ý về việc nên thực hiện bằng cách nào.

- Thể hiện thái độ tích cực, muốn nhận phản hồi lại từ nhân viên là nguyên tắc thứ ba. Sau khi đã có kết quả đánh giá, hãy hỏi họ có đồng ý quan điểm đưa ra hay không.  Một cuộc trao đổi cởi mở giúp hai bên hiểu về nhau hơn và tìm cách giải quyết.

Tạo ra quy chế kỷ luật

Trong nhiều trường hợp, sau khi đã thảo luận kỹ lưỡng, nhân sự vẫn làm việc kém hiệu quả. Vì thế, quy trình đánh giá nhân viên cần đi kèm quy chế kỷ luật. Điều này nhằm cam kết tình trạng đó sẽ không xảy ra nữa. Có những cách khác nhau giúp nhà quản lý truyền đạt điều này:

Quy chế kỷ luật luôn song hành cùng quy trình đánh giá

- Cảnh báo bằng lời.

- Cảnh báo qua văn bản.

Xây dựng khung thời gian đánh giá

Sau khi thực hiện tất cả các bước trên, hãy quyết định thời gian tiến hành. Bộ phận nhân sự nên báo trước khoảng từ một đến hai tháng hoặc theo lịch định kỳ. Điều này giúp nhân viên sẵn sàng hơn cho quy trình đánh giá.

Đây cũng là cách thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả. Bởi lẽ, cá nhân nào cũng muốn mình nhận được kết quả tốt trong biểu mẫu. Nó là phương thức chứng minh chính xác nhất thực lực của từng người trong phòng ban.

Các phương pháp áp dụng trong quy trình đánh giá nhân viên

Một quy trình đánh giá nhân viên trở nên toàn diện khi có sự kết hợp nhiều phương pháp. Các kỹ thuật giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn rộng hơn về điều cần cải thiện. Dưới đây là những cách thực hiện hữu ích nhất.

Phương pháp

Vai trò

Đánh giá ngang hàng

Quá trình này thực hiện bằng việc thu thập phản hồi từ những đồng nghiệp của nhân viên đó. Các nhận xét ẩn danh này giúp xác định:

- Kỹ năng kết nối.

- Khả năng cộng tác.

- Thái độ làm việc.

Quản lý sẽ nhận ra những điểm mà họ chỉ bộc lộ hoặc phát huy khi ở cùng đồng nghiệp. Dữ liệu quý giá đó giúp ích rất nhiều cho quyết định liên quan đến:

- Xây dựng đội ngũ làm việc nhóm cho dự án và phòng ban.

- Thăng chức.

- Luân chuyển công tác…

Định lượng

Phương pháp này rất hay được sử dụng trong quy trình đánh giá nhân viên. Nó dựa trên số liệu thống kê và các tiêu chuẩn. Điều này giúp theo dõi năng suất chính xác nhất. Thông thường, những mục quan trọng đề ra bao gồm:

- Chi phí.

- Thời gian.

- Thu nhập.

- ROI.

- Hiệu suất…

Định tính

Phương pháp định tính thường đi đôi với định lượng trong quá trình đánh giá nhân viên. Nó thường đo lường thông qua thông tin mô tả về các khía cạnh như:

- Làm việc nhóm.

- Kỹ năng giao tiếp.

- Trở ngại, thách thức.

- Thói quen làm việc…

Phản hồi 360 độ

Theo cách này, một nhân viên sẽ được đánh giá từ nhiều nhân tố khác nhau. Họ có thể là:

- Cấp trên.

- Cấp dưới.

- Đồng nghiệp.

- Khách hàng.

Theo cách này, những người có liên quan sẽ điền vào một bảng các câu hỏi về:

- Làm việc theo nhóm.

- Phẩm chất lãnh đạo.

- Định hướng mục tiêu.

- Khả năng thích ứng…

Thông tin phản hồi giúp nhân viên đó hiểu sâu hơn về cách mà người khác nhìn nhận.

Thang điểm

Đây là kỹ thuật áp dụng phổ biến nhất trong quy trình đánh giá nhân viên. Một loạt các tiêu chí được phân tích trên thang điểm bao gồm:

- Năng suất.

- Dịch vụ khách hàng.

- Tinh thần đồng đội.

- Chất lượng công việc…

Các mức độ được thể hiện bằng cả con số và chữ viết. Phương pháp này cho phép sự đánh giá đồng bộ nhân viên với quy mô lớn.

Trên đây là những điều mà nhà quản lý nhân sự cần nắm được. Tùy theo phong cách lãnh đạo khác nhau, mỗi người sẽ tự chọn phương pháp phù hợp nhất. Vuiapp.vn mong rằng bài viết đã đóng góp thêm ý tưởng cho bạn về quy trình đánh giá nhân viên.

 

Miễn phí thử nghiệm,
Liên hệ nhận demo