Quy trình triển khai dự án hiệu quả sẽ đáp ứng được các mục tiêu đề ra theo kế hoạch. Bên cạnh đó còn đem tới sự tiết kiệm về nguồn lực và tối ưu hóa cao.
Vậy quy trình triển khai dự án là gì? Các bước thực hiện quy trình triển khai dự án bao gồm những gì? Câu trả lời sẽ được Vuiapp.vn gửi tới độc giả thông qua từng phần phân tích dưới đây. Hãy đọc để chủ động trong việc đón nhân cơ hội cũng như thách thức nhé!
Quy trình triển khai dự án là gì?
Quy trình triển khai dự án được đưa ra nhằm hiện thực hóa một kế hoạch nào đó. Nó diễn ra sau khi đã xác định được:
Quy trình triển khai được thực hiện sau khi đã có kế hoạch
- Mục tiêu chính.
- Tiến trình hoạt động.
- Ngân sách dự kiến…
Hoạt động chính hướng tới của quy trình là điều phối các nguồn lực. Bên cạnh đó, nhân sự cũng tiến hành đo lường hiệu suất, đảm bảo mọi thứ nằm trong khả năng. Ngoài ra, giai đoạn này cũng xử lý mọi vấn đề chưa lường trước được.
Để trơn tru nhất, người quản lý và nhóm của họ phải thường xuyên liên lạc, trao đổi. Điều này nhằm mục đích nhất quán, thiết lập, điều chỉnh các ưu tiên cần thiết. Song hành với đó là duy trì tính minh bạch với khách hàng hoặc đối tác liên quan.
Tại sao quy trình triển khai dự án quan trọng?
Một quy trình triển khai cụ thể đem tới nhiều lợi ích cho tổ chức. Hoạt động này giúp nhóm tuân theo các mục tiêu chiến lược muốn hướng tới. Việc duy trì ngân sách và đáp ứng các thời hạn có liên quan cũng được phát huy.
Có thể nói rằng đây cầu nối quan trọng giữa quá trình lập kế hoạch và kết quả mong đợi. Thông qua đó, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến trình. Đây cũng là điều kiện thuận lợi để trao quyền cho những người đủ khả năng.
Nhờ vậy, lòng tin và sự minh bạch được cùng cố giữa các đối tượng tham gia. Để tạo dựng vị thế theo cách chuyên nghiệp thì không thể bỏ qua quy trình triển khai dự án.
Các bước cần có trong quy trình triển khai dự án
Quy trình triển khai dự án nên tuân theo những bước cơ bản nhất. Từ đó, nó sẽ được bổ sung thêm để có sự phù hợp với từng thời điểm và công việc. Hãy theo dõi tiếp để biết chúng là gì và thực hiện ra sao nhé!
Bước 1: Đánh giá kế hoạch
Các giai đoạn thực hiện dự án sẽ có lợi hơn nết bắt đầu từ việc thiết lập kế hoạch. Nó dựa trên kỳ vọng của ban quản lý, khách hàng và người có liên quan chính. Sau đó, bạn cần đảm bảo tất cả đối tượng đều hiểu được công việc sẽ làm là gì.
Kế hoạch cần bám sát những kỳ vọng của nhiều đối tượng
Thông thường, người chịu trách nhiệm chính sẽ nêu quy trình triển khai dự án qua cuộc họp. Hoạt động này nhằm vạch rõ vai trò được giao cho mỗi người. Bên cạnh đó còn là tiến trình và các mốc quan trọng sẽ hướng tới.
Bước đầu tiên này có thể giúp tập hợp sức mạnh đoàn kết của nhóm. Họ cùng nhau thiết lập một tiêu chuẩn chung cho công việc.
Bước 2: Triển khai dự án
Với một kế hoạch đã có sẵn, giờ là lúc bắt tay vào triển khai dự án. Trong bước này, người quản lý sẽ liên tục thực hiện các hoạt động như:
- Tổ chức thảo luận.
- Đo lường dòng thời gian thực so với tiến độ dự kiến.
- Theo dõi nguồn lực để đảm bảo nhóm có đủ những gì cần cần thiết để hoàn thành dự án.
- Thường xuyên cập nhật cho khách hàng, các bên liên quan nhằm duy trì sự minh bạch.
Bước 3: Thay đổi khi cần thiết trong các giai đoạn thực hiện dự án
Việc thay đổi trong quy trình triển khai dự án là rất dễ hiểu và thường xuyên xảy ra. Chẳng hạn, đó có thể là do những yêu cầu bổ sung đến từ phía khách hàng. Để đưa ra giải pháp, sự điều chỉnh này vẫn cần dựa trên bản kế hoạch đã có.
Sự thay đổi có thể sẽ dẫn đến những điều chỉnh về mặt thời gian
Đồng thời, mọi người cũng liên tục giao tiếp với nhóm, đặt ra các câu hỏi. Qua đó nhằm xác định các lĩnh vực cần hỗ trợ. Đôi khi, bạn sẽ cần thêm nhân viên hoặc nguồn lực khác. Mức độ đáp ứng nhanh nhạy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả cuối cùng.
Bước 4: Phân tích dữ liệu trong suốt quy trình triển khai dự án
Trong suốt quy trình triển khai dự án, quan trọng là phải phân tích dữ liệu nhất quán. Điều này nhằm đo lường mức độ tiến triển như thế nào so với dự đoán ban đầu. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hoặc hệ thống thủ công. Chúng thường là thông tin, con số liên quan tới:
- Nhân sự.
- Nguồn lực.
- Ngân sách.
Kiểm tra kỹ lưỡng giúp phát hiện ra lĩnh vực nào cần thay đổi, bổ sung. Nếu có, đội nhóm sẽ quay lại bước trước và thực hiện. Sau đó, bạn cần tiếp tục thu thập dữ liệu bổ sung để đánh giá biến số trong dự án.
Bước 5: Tổng hợp Feedback
Khi đã hoàn thành công việc vẫn cần một số bước trong quy trình triển khai dự án. Bạn nên thu thập phản hồi từ nhiều phía liên quan đến kết quả. Đó là cơ sở để nhận ra phần nào nên phát huy hoặc cải thiện trong tương lai.
Thu thập phản hồi sau khi kết thúc dự án là rất cần thiết
Để tổng hợp, bạn có thể trò chuyện trực tiếp với người tham gia dự án. Gửi bản khảo sát ngắn, yêu cầu đóng góp ý kiến cũng là một cách hay.
Bước 6: Cung cấp báo cáo cuối cùng
Phần cuối trong quy trình triển khai dự án chính là cung cấp báo cáo. Trong đó cần giải thích rõ những thay đổi đã tiến hành để đạt thành công. Chúng thường hàm chứa các yếu tố về ngân sách, thời gian, nguồn lực.
Nhờ vậy, công ty sẽ có cơ hội hình dung lại những kết quả đạt được. Họ cũng dễ dàng xác định bất kỳ cải tiến cần thiết nào cho lợi ích trong tương lai.
Trên đây là những kiến thức tổng hợp, áp dụng được cho nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Bạn sẽ chủ động hơn trong công việc dù chưa thực sự nhiều kinh nghiệm. Vuiapp.vn mong rằng quy trình triển khai dự án đã giúp độc giả có cách tiếp cận khoa học hơn.
