Ưu nhược điểm

Chi tiết

Ưu điểm sơ đồ Gantt

Không phải ngẫu nhiên biểu đồ Gantt được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Nó là phương thức hoàn hảo để quý vị lên kế hoạch với dự án phù hợp công việc. Đồng thời, có thể dễ dàng tạo chúng và thấy thời gian thực hiện việc làm. 

Công cụ sở hữu ưu điểm vượt trội như sau: 

• Cùng lúc quản lý nhiều thông tin: Với cách thức trình bày khoa học, đơn giản, công cụ giúp bạn nắm rõ thông tin cần thiết của dự án. Ngoài ra, việc thể hiện trực quan, dễ hiểu người dùng nhanh chóng nắm tin tức chính thông qua sơ đồ.
• Năng suất công việc nâng cao: Những thông tin liên quan tới dự án như tiến độ, người thực hiện được công khai rõ ràng trên biểu đồ. Qua đó, mọi thành viên trong nhóm sẽ hiểu tầm quan trọng của từng mắt xích và chủ động làm việc hơn.
• Dùng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt cung cấp cho người lập kế hoạch, quản lý dự án cái nhìn tổng quan. Nhờ đó giúp bạn phân phối công việc hiệu quả, bảo đảm nhân lực sử dụng tối ưu và hợp lý.

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm vượt trội trên, công cụ còn tồn tại một vài nhược điểm như:

• Phụ thuộc cấu trúc phân chia được xây dựng: Xây dựng cấu trúc phân chia công việc trong cùng lúc với công cụ này khiến nhà quản lý có nguy cơ thực hiện lại toàn bộ lịch biểu dự án khi ước tính thời lượng sai hoặc bỏ sót gì đó. 
• Hoạt động tốt với dự án nhỏ: Sơ đồ Gantt sẽ mất dần chức năng nếu thời lượng, tác vụ bị kéo dài qua trang khác. Bởi nó khó theo dõi tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, phải cập nhật thường xuyên vì vậy nhà quản lý mất nhiều thời gian. Nhất là khi làm dự án sở hữu tới hàng trăm đầu việc.
• Xử lý ràng buộc chưa hoàn hảo: Trong một dự án thường có 3 ràng buộc chính là phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu phạm vi và chi phí  đầy đủ sẽ không mô tả trên Gantt. Đồng thời, khó nhận biết phải làm công việc nào trước khi sơ đồ có nhiều công việc liên tiếp, đan xen nhau.

4 bước cơ bản

Chi tiết

Bước 1: Tiến hành xác định đầu mục công việc

Việc đầu tiên bạn cần thực hiện đó chính là liệt kê đầu mục công việc quan trọng để lên kế hoạch tiến hành dự án. Muốn xác định đầu mục quý vị hãy đặt mục tiêu mình cần đạt, những tiêu chí cụ thể. Qua đó, mọi thứ diễn ra suôn sẻ cũng như đem lại hiệu quả. 

Sau khi có danh sách công việc, bạn xác định đúng chuẩn thời gian để bắt tay vào làm. Đồng thời, ước tính quá trình thực hiện. 

Bước 2: Xác định tính liên quan mật thiết giữa các công việc

Có thể xác định mối quan hệ giữa các công việc là một trong những điểm mạnh của sơ đồ Gantt. Sau khi sở hữu mục đầu, thời gian thực hiện bạn xem xét việc làm nào bắt buộc phải hoàn thiện mới được tiến hành tiếp công việc. 

Tuy nhiên, có một số việc khác quý vị thực hiện song song, tức là cùng lúc. Điều này giúp tiến độ dự án rút ngắn lại, nhanh chóng hơn. 

Khi cập nhật nhiệm vụ của dự án trong trường hợp chúng bị phụ thuộc bạn nên chú ý tới mối quan hệ. Nó giúp quý vị nắm bắt rõ hơn về cách thức tổ chức và bổ trợ có ích khi mô tả lịch trình hoạt động trên sơ đồ. 

Tại công cụ này sở hữu 3 mối quan hệ chính giữa những nhiệm vụ tuần tự như sau: 

• FS(Finish to Start): Nó không thể bắt đầu nếu nhiệm vụ trước đó(và liên quan) kết thúc. Chúng sẽ thực hiện sau. 
• SS(Start to Start): Không thể tiến hành cho tới khi nhiệm vụ trước đó thực hiện. Nó bắt đầu sau. 
• FF(Finish to Finish): Không thể hoàn tất trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Nó kết thúc sau. 

Ngoài ra, biểu đồ còn có loại thứ 4 là SF(Start to Finish) nhưng rất hiếm. 

Bước 3: Bắt đầu biểu diễn sơ đồ ngang Gantt

Lúc này quý vị có thể tập hợp dữ liệu cần thiết. Đồng thời đây là thời điểm bạn biểu diễn sơ đồ. Quý vị được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau từ vẽ tay đến dùng phần mềm uy tín, chuyên nghiệp. Điển hình như Base Wework, Gantto, Microsoft Project….

Bên cạnh đó, còn một số công cụ thiết kế dựa vào đám mây. Tức là quý vị cũng như nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất cứ vị trí nào.

Bước 4: Bạn cập nhật tiến độ của dự án

Trường hợp dự án của quý vị di chuyển dọc theo biểu đồ đồng nghĩa với việc nó đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng trong thời gian triển khai sẽ xảy ra nhiều sự thay đổi khác nhau. 

Chẳng hạn như công việc A chỉ được triển khai khi việc B đã hoàn tất nhưng A hiện tại vẫn chưa xong. 

Do đó, quý vị cần điều chỉnh hợp lý sao cho nó không ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình của dự án. Theo dõi thường xuyên và cập nhật liên tục những thay đổi để bạn sở hữu điều chỉnh kịp thời. Điều này giúp bạn kiểm soát để cung cấp thông tin về kế hoạch cho nhóm và đối tác tài trợ.