Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh có tác động rất lớn tới lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được. Vì thế, tìm ra cách xây dựng phù hợp với đặc thù từng ngành mang tính chất quyết định.
Vậy vai trò của sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh có ý nghĩa như thế nào? Có mấy loại sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh? Ưu nhược điểm của từng loại ra sao? Bạn sẽ sớm biết câu trả lời thông qua bài viết dưới đây của Vuiapp.vn. Hãy đọc để có sự nhìn nhận khách quan và đưa ra quyết định đúng đắn nhé!
Vai trò của sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh đóng góp ý nghĩa quan trọng, quyết định sự thành bại công ty. Mô hình tốt giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động của từng cá nhân và cả nhóm. Bởi lẽ, đây như chỉ dẫn giúp mọi người biết mình cần làm gì, hỗ trợ nhau khi cần thiết.
Một sơ đồ tổ chức hiệu quả giúp mọi người cùng nhau tiến bước
Giả sử, phòng của bạn có đầy đủ các yếu tố như năng lực nhân sự, kỹ năng, trình độ,…Khi này, một hệ thống quản lý, chỉ đạo sẽ giúp tận dụng hết các điều đó. Nhờ vậy, hoạt động chuyên môn hóa của bộ phận kinh doanh được hoàn thành tốt hơn rất nhiều.
Tính hiệu quả đã được chứng minh bằng số liệu thống kê của Harvard Business Review. Họ chỉ hơn 50% công ty có sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh đạt hiệu quả xuất sắc. Chúng được xác lập rõ ràng và truyền đạt đến từng thành viên liên quan.
Trong khi đó, 28% bộ phận có cùng chức năng kém năng suất do không có quy trình hoạt động. Từ đó, thấy rằng đây là một loại sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nên có.
Mô hình hòn đảo
Mô hình hòn đảo là cơ sở tổ chức phòng kinh doanh nền tảng đầu tiên bạn nên tiếp cận. Nó không quá khó để hiểu cũng như triển khai vào trong thực tiễn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn và tìm thấy sự đánh giá khách quan qua phần dưới đây.
Mô tả sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh
Đây là sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh truyền thống nhất. Mục tiêu của từng nhân viên hướng tới là bán được nhiều sản phẩm/dịch vụ. Trước khi triển khai, công ty thường cung cấp cho đội ngũ của họ những nền tảng như:
Mô hình hòn đảo được triển khai với sự đơn giản hóa trong cấu trúc
- Một số buổi training.
- Bản demo sản phẩm.
- Chính sách hoa hồng.
Họ có thể được sắp xếp một văn phòng làm việc riêng như các bộ phận khác hoặc không. Với mô hình hòn đảo, người quản lý đứng đầu sẽ có quyền hạn cao nhất. Từng thành viên cấp dưới trong sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh làm việc độc lập. Họ được ví như “ông chủ” của riêng mình.
Điều này có nghĩa là mỗi người sẽ chịu trách nhiệm cho mọi khâu trong quy trình bán hàng. Đó có thể là tìm kiếm đối tượng tiềm năng, kích thích chuyển đổi hành vi và chốt đơn.
Dễ thấy, sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh như vậy khiến nhân viên đối mặt nhiều áp lực. Họ cạnh tranh khốc liệt không chỉ với đối thủ khác trên thị trường. Đó còn có thể là ngay chính đồng nghiệp trong nhóm mình.
Bạn sẽ thường thấy mô hình hòn đảo ở một số lĩnh vực nhất định. Thông thường, họ sẽ là doanh nghiệp liên quan đến bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.
Ưu điểm sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này luôn được sử dụng bởi nó sở hữu ưu điểm nhất định. Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ cần rất ít sự giám sát 1 – 1 giữa quản lý và nhân viên. Điều này giúp mở rộng mô hình tối đa mà không cần đến nhiều nguồn lực.
Bên cạnh đó, đây cũng là cách làm tương đối dễ áp dụng. Nó phù hợp với quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm từ 1 – 2 bước bán hàng.
Nhược điểm
Như đã biết, nhược điểm dễ thấy là tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt ngay từ trong nội bộ. Bên cạnh đó, công ty cũng có ít quyền kiểm soát thương hiệu hơn. Bởi lẽ, mỗi thành viên trong sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh có phong cách quảng cáo, bán hàng riêng.
Cách làm này dẫn đến sự thiếu thống nhất trong hình ảnh thương hiệu
Doanh nghiệp còn bắt gặp thêm những khó khăn trong việc thu thập và tổng hợp dữ liệu. Đó là do mỗi cá nhân thường hành động tương đối “bản năng”. Họ ít có những thống kê về con số chính xác nhất.
Ứng dụng
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này không phải lựa chọn tối ưu cho các công ty khởi nghiệp. Bởi lẽ, khả năng của họ còn quá yếu để chống lại sức cạnh tranh. Nó phù hợp hơn với doanh nghiệp đã có vị thế trên thị trường.
Công ty cung cấp dịch vụ sẽ dễ dàng hơn với việc triển khai mô hình hòn đảo
Bên cạnh đó, mô hình hòn đảo nên áp dụng với công ty có quy trình không quá phức tạp. Nếu chúng mang tính giao dịch cao sẽ càng tốt.
Mô hình dây chuyền
Mô hình dây chuyền đem tới sự chuyên biệt hóa về chức năng cho từng nhóm nhỏ và cá nhân. Cách thức hoạt động cũng như ưu – nhược điểm cụ thể sẽ được phân tích ngay sau đây. Hãy tìm hiểu để khám phá thêm cơ hội mới cho sự vận hành doanh nghiệp.
Mô tả
Kiểu sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này đã thúc đẩy cuộc cách mạng công nghiệp. Nó giúp xây dựng dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng ôtô Ford. Hiệu quả phát huy tối đa dựa trên:
Mô hình dây chuyền tạo nên những cá nhân có chuyên môn cao
- Tính chuyên môn hóa cao của lực lượng lao động.
- Sự sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.
Ngày nay, mô hình dây chuyền được ứng dụng trong nhiều phòng ban khác nhau. Trong đó, khách hàng tiềm năng được ví như nguyên vật liệu thô. Sau quá trình xử lý, tinh chế của chu kỳ sẽ tạo ra lợi nhuận. Để làm được điều này, sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh chia theo bốn nhóm:
- Lead Generation Team: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin liên quan đến người quan tâm sản phẩm/dịch vụ. Chúng thường bao gồm họ tên, số điện thoại, Email,…
- Sale Development Representatives: Họ có nhiệm vụ tiếp cận, xác định các leads đủ điều kiện. Điều này thực hiện bằng cách đặt câu hỏi về những cầu khách hàng.
- Account Executives: Đây là những người trực tiếp chốt đơn hàng. Họ gọi điện cho SQLs, demo sản phẩm, xóa bỏ mối lo ngại nhằm đi đến thỏa thuận có lợi.
- Customer Success Team: Khách hàng mới sẽ được chuyển tới nhóm này sau khi chốt đơn thành công. Họ làm cho phân khúc này trở nên hài lòng hơn. Mục đích hướng tới là tăng giá trị vòng đời khách hàng, kéo dài lợi nhuận.
Ưu điểm
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh như vậy đem tới những điểm mạnh nhất định. Nó giúp minh bạch hóa các chỉ tiêu KPI, chỉ số đo lường và dự đoán. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng hơn trong việc xác định vấn đề trong phễu bán hàng.
Bởi lẽ, chúng ngày càng thu hẹp giúp tìm ra lỗ hổng và khắc phục nhanh chóng. Đặc biệt quan trọng hơn cả chính là tính chuyên môn hóa. Công việc đi theo quy trình với nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên nên sẽ tăng hiệu quả.
Nhược điểm
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này khó áp dụng cho những bộ phận ít nhân viên. Giả sử, bạn không thể chia một nhóm hai người vào bốn vai trò ở trên. Dù mô hình phễu hoạt động hiệu quả nhưng vẫn có thể gây ra tranh cãi.
Đó thường là trường hợp không phân loại rõ ràng tiêu chuẩn khách hàng. Chuyên môn hóa quá cao đôi khi cũng đem tới bất lợi. Bởi lẽ , mỗi người chỉ tập trung vào dữ liệu riêng, xa rời mục tiêu công ty.
Ứng dụng
Đây là kiểu sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh được các công ty startups ưu ái. Chúng sẽ làm giảm bớt sự phức tạp trong chu kỳ bán hàng, tăng lợi nhuận. Mô hình cũng giúp mở rộng quy mô nhân sự nhanh chóng. Dù chiếc phễu có phình to lên thì vẫn có cách quản lý ổn định, bền vững.
Mô hình dây chuyền giúp ích rất nhiều cho các nhà khởi nghiệp đang trên đà phát triển
Điều này là đặc biệt quan trọng khi giá trị khách hàng hàng năm tăng lên nhanh chóng. Nó đòi hỏi từng giai đoạn trong quy trình cần được đẩy mạnh tính chuyên môn.
Mô hình nhóm
Mô hình nhóm cũng là một kiểu sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh hiện đại. Nó đáp ứng được nhiều yêu cầu trong thời đại cạnh tranh khốc liệt và đầy biến động. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng đến với phần mô tả và phân tích điểm mạnh - yếu dưới đây.
Mô tả
Mô hình hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng, tương tự như kiểu dây chuyền. Tuy nhiên, điểm khác nhau là ở cách thành lập nhóm đa chức năng. Giả sử, phòng kinh doanh của bạn gồm sáu thành viên, trong đó:
- SDR: Ba người.
- AE: Hai người.
- Chăm sóc khách hàng và đối tác: Một người.
Thay vì nhóm lớn, bạn sẽ tổ chức nhân sự thành các bộ phận nhỏ đóng vai trò chuyên biệt. Mỗi đơn vị sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ hàng trình mua hàng. Họ sẽ lấy trọng tâm chính là những khách hàng cụ thể.
Các nhóm nhỏ trên tương đối linh động, đưa ra các ý tưởng độc lập và cạnh tranh với nhau. Mỗi thành viên đều có cái nhìn toàn diện và cụ thể hơn.
Ưu điểm
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh như vậy sẽ tạo ra sự công tác chặt chẽ cho từng nhóm. Nhân viên không chỉ biết đến nhiệm vụ của riêng mình. Họ còn nắm được mục tiêu cốt lõi theo lợi ích toàn công ty.
Đây cũng là cách để tạo sự cảm thông, thấu hiểu trong nội bộ nhóm. Quá trình giao tiếp dễ dàng chính là chìa khóa thành công của từng phòng ban. Thành viên sẽ cập nhật thông tin liên tục, giúp các tình huống giải quyết nhanh chóng.
Nhược điểm
Mặc dù vậy, sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này cũng có thể làm cho hoạt động trì trệ hơn. Bởi lẽ, mỗi cá nhân sẽ không nhận thấy quá nhiều sự cạnh tranh để vươn lên. Tính chuyên môn hóa cũng không đạt ngưỡng tối đa theo cách này.
Vì thế, để thực hiện cần phải hình thành nhóm với các thành viên có tính tự giác cao. Họ cần biết mình phải làm gì để đảm bảo lợi ích chung, cải thiện trình độ.
Ứng dụng
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này, về cơ bản là sự tinh chỉnh của mô hình dây chuyền. Nó phù hợp với những đối tượng startups đã đạt được thành công nhất định. Họ đang muốn tối ưu hơn nữa để sử dụng nguồn lực cho việc tiếp cận thị trường mới.
Những công ty đang trên đà phát triển rất thích hợp với mô hình này
Vì thế, bạn nên cân nhắc những gì mình đang sở hữu để đưa ra quyết định cho phù hợp. Hãy nhớ rằng hiệu quả của cách làm theo nhóm tập trung vào tính linh hoạt chứ không ổn định.
Trên đây là những điều mà doanh nghiệp nên xác định trước khi tham gia vào thương trường. Thành công sẽ đến nhanh hơn nếu đi đúng định hướng ngay từ bước đầu tiên. Vuiapp.vn hy vọng bạn sẽ sớm chọn lựa được sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh phù hợp.
