Thiết kế tổ chức cần có sự cân nhắc và đưa ra quyết định chính xác. Điều này thực sự khó khăn trong thế giới biến động, công nghệ liên tục thay đổi. Xu hướng toàn cầu hóa cùng đổi mới về chuẩn mực xã hội đã gây ra không ít khó khăn.
Vậy thiết kế tổ chức là gì? Các sai lầm khi thiết kế tổ chức thường gặp và các yếu tố cơ bản của thiết kế tổ chức? Bạn sẽ được giải đáp qua bài viết của Vuiapp,vn. Vì thế, hãy theo dõi đến cuối để nắm kiến thức trọn vẹn nhất nhé!
Thiết kế tổ chức là gì
Thiết kế tổ chức là gì. Đây là quá trình lựa chọn, triển khai cơ cấu phù hợp với chiến lược và điều kiện. Hoạt này sẽ bao gồm những vấn đề chung nhất như:
Thiết kế cơ cấu cần có chiến lược, phù hợp bối cảnh
- Mục tiêu.
- Chức năng nhiệm vụ.
- Thẩm quyền.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phương thức hoạt động.
- Vận hành.
- Chính sách làm việc.
- Chức danh.
- Tiêu chuẩn nghiệp vụ…
Phân tích tổ chức và thiết kế tổ chức là một nhiệm vụ phức tạp và nặng nề. Điều này đã được chỉ ra trong nghiên cứu của McKinsey & Company.
- Chưa đến 25% nỗ lực tái xây dựng của doanh nghiệp thành công.
- 44% “hết hơi” sau khi tiến hành, khó duy trì được.
- ⅓ còn lại không đạt mục tiêu hoặc cải thiện hiệu suất sau khi kết thúc.
Những vấn đề xảy ra từ lỗi thiết kế tổ chức
Thiết kế cơ cấu kém dẫn đến những mâu thuẫn, sự rối rắm trong doanh nghiệp. Hàng loạt vấn đề phát sinh nhưng lãnh đạo lại ít khi hay biết và thậm chí là bỏ qua. Từ đó, khiến mọi thứ càng đi vào ngõ cụt. Vì thế, là trung tâm đầu não, bạn nên sớm nhận thức nguy cơ xảy đến là gì.
Turnover Rate cao do nguyên tắc thiết kế tổ chức kém hiệu quả
Turnover Rate tăng cao là hậu quả đầu tiên khi đặt ra nguyên tắc thiết kế tổ chức sai lầm. Các nhà lãnh đạo thường nghĩ rằng nghỉ việc là do chưa có chính sách giữ chân hấp dẫn. Vì thế, họ cố gắng bằng nhiều biện pháp như: tùy chọn cổ phiếu, tăng lương thưởng,…
Tỷ lệ nghỉ việc tăng cao có thể đến từ cơ cấu nhân sự chưa hợp lý
Những chương trình này sẽ tạm thời hiệu quả. Tuy nhiên, đến một lúc nào đó mọi biện pháp đều không còn ý nghĩa gì nữa. Thủ phạm gây ra thất thoát nhân tài nằm ở cấp độ tổ chức. Ví dụ về một công ty vật lộn với tỷ lệ nghỉ việc cao chỉ sau vài năm.
Giám đốc cho rằng đó là do họ thất vọng với những thay đổi quá nhanh mà không thành công. Tuy nhiên đó chưa phải là đáp án chính xác, vấn đề thực sự là:
- Để giảm chi phí, ban lãnh đạo dã tái thiết kế tổ chức. Họ hợp nhất một số vị trí công việc dẫn tới vai trò cần đảm nhiệm quá lớn.
- Việc này khiến một số bị quá tải, số khác bị mắc kẹt với nhiệm vụ đòi hỏi quá nhiều sự phối hợp.
Doanh nghiệp cần nhân thức, xây dựng tổ chức cần dựa trên đầu ra mong muốn. Việc đưa ra quyết định theo năng lực con người là chưa hợp lý.
Khó tiếp cận nhà quản lý
Rào cản thứ hai trong xây dựng cơ cấu là xác định sai “tầm” kiểm soát. Những cuộc khảo sát về việc quản lý có sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên cần không là điều thường thấy. Kết quả trả về không được đánh giá cao.
Mọi người nghĩ rằng nguyên nhân là do vấn đề quản lý thời gian hoặc không muốn tiếp xúc. Giải pháp thường đưa ra là cung cấp khóa đào tạo để biết triển khai cuộc họp 1 – 1.
Tuy nhiên, đó chưa phải là phương pháp đúng nhất. Bởi lẽ, nguyên nhân thường vượt xa khỏi cấp độ lãnh đạo cá nhân.
Nhân viên phàn nàn về việc không bao giờ được phản hồi. Trong khi, lãnh đạo giải thích họ phải làm việc qua nhiều tầng lớp phía trên khi ra quyết định. Đồng thời cũng có quá nhiều báo cáo từ cấp dưới, không đủ thời gian phê duyệt.
Để giải quyết, xác định số lượng người làm việc dưới một cấp cần được xác định lại. Tái cơ cấu dựa trên hai yếu tố:
- Loại công việc.
- Mức độ yêu cầu.
Vị trí phức tạp, rủi ro cao cần sự phối hợp chặt chẽ. Nó nghĩa là tầm kiểm soát của quản lý cần thu hẹp lại để đảm bảo hiệu suất, chất lượng. Nếu công việc có tính lặp, nhân viên tự chủ hơn, cho phép sự giám sát giãn ra.
Xung đột chức năng
Mâu thuẫn, bất hợp tác giữa các phòng ban thường được giải thích cho việc kém hiệu quả. Vì thế, họ đưa ra biện pháp nhằm củng cố tinh thần đội nhóm, tăng cường giao tiếp,…Tuy nhiên, gốc rễ vấn đề đến từ chỉ số đo lường sai lệch.
Đó cũng có thể là do biện pháp khuyến khích vô tình thúc đẩy sự cạnh tranh, xung đột. Đây chính là một trong những rào cản đến từ xây dựng tổ chức. Giả sử, có hai bộ phận Marketing với mục tiêu khác nhau:
- Hướng lưu lượng trực tuyến đang trang web công ty.
- Chuyển lưu lượng truy cập đó thành doanh số bán hàng thành công trên thực tế.
Chúng dẫn đến xung đột thông điệp trên trang đích. Họ bỏ quên mục tiêu chung, không muốn chia sẻ số liệu phân tích. Điều cần làm là định hình lại tổ chức. Công ty nên hướng hai nhóm đến việc xây dựng kế hoạch chung để không triệt tiêu nhau.
Các yếu tố cơ bản của thiết kế tổ chức
Nhiều nhà điều hành cảm nhận được hoạt động chưa tốt. Tuy nhiên, họ không biết cách khắc phục tình hình. Tái thiết kế cơ cấu thường nghĩ tới như là điều khó tưởng. Bởi lẽ, chúng quá phức tạp, liên quan đến vô vàn những biến số và đánh đổi.
Điều cốt lõi cần làm là xem xét lại các yếu tố cơ bản của thiết kế tổ chức. Vấn đề được tháo gỡ và đảm bảo ít gây ra tác động tiêu cực nhất.
Lợi thế thị trường
Xây dựng tổ chức có hướng sự quan tâm đến mọi nguồn lợi thế cạnh tranh trên thị trường không? Mỗi khi bắt đầu xây dựng chiến lược, doanh nghiệp cần tự đặt ra hai câu hỏi:
Cơ cấu doanh nghiệp nên lấy ý tưởng từ lợi thế thị trường
- Đội ngũ của chúng ta nên cạnh tranh ở những thị trường nào?
- Chúng ta sẽ dành lợi thế ra sao khi so với đối thủ cùng phân khúc?
Đây được cho là phép kiểm định cơ bản độ phù hợp của tổ chức với chiến lược. Vì thế, ban lãnh đạo không nên lơ là nguyên tắc quan trọng này.
Đội ngũ đầu não
Thiết kế tổ chức của bạn có hỗ trợ đội ngũ đứng đầu gia tăng giá trị tổ chức không? Họ đóng vai trò khác nhau trong từng doanh nghiệp. Vì thế, hãy xác định nhiệm vụ chính cần phải thực hiện để tạo ra tiềm năng lớn nhất.
Thiết kế cần hỗ trợ sức mạnh cho đội ngũ đầu não
Kế đó, bạn cần có nhà quản lý cho đội ngũ chuyên trách thực hiện công việc này. Bên cạnh đó cũng đừng quên cân nhắc đặt họ ở đâu để phát huy tối đa năng lực.
Con người – yếu tố cơ bản của thiết kế tổ chức
Khi hoạt động chưa hiệu quả, ban giám đốc thường đổ lỗi cho vấn đề con người. Tuy nhiên, tổ chức không phù hợp với kỹ năng, thái độ nhân viên thì đó là vấn đề thiết kế tổ chức. Cấu trúc cần đảm bảo về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực hiện có.
Việc chuyển đổi hoàn toàn từ phân chia theo chức năng sang đa bộ phận sẽ rất nguy hiểm. Doanh nghiệp bị thiếu người điều hành ở phân quyền mức độ cao.
Tính khả thi
Kiểm định này cho phép nhận định mức độ phù hợp của thiết kế tổ chức. Nó liên quan đến những yếu tố thiết yếu khác nhau như:
Xây dựng cơ cấu cần có sự hợp lý dựa trên ràng buộc
- Ràng buộc pháp lý.
- Yêu cầu cổ đông.
- Công đoàn…
Bất kỳ điều khoản nào cũng có thể cản trở hoặc ngăn chặn sự thay đổi trong cơ cấu. Vì thế, hãy tính toán đến tất cả yêu cầu, điều khoản có thể xảy ra trước khi triển khai.
Đặc trưng văn hóa
Bất kỳ công ty nào cũng tồn tại một số đơn vị, phòng ban chức năng đặc trưng. Họ có nhiệm vụ duy trì những nét văn hóa riêng biệt. Cách suy nghĩ và hành động khác chuẩn mực chung đang hiện hành.
Dù thay đổi như thế nào cũng cần giữ được nét đặc trưng văn hóa doanh nghiệp
Việc cần làm khi thiết kế tổ chức là xác định được những yếu tố chuyên biệt đó. Bạn cần nhận thấy văn hóa nào có nguy cơ bị chi phối và nỗ lực bảo vệ. Nếu không sẽ làm thay đổi cấu trúc cơ bản.
Năng lực hợp tác
Kiểm định năng lực hợp tác trước khi tái thiết kế tổ chức rất quan trọng. Hoạt động nhằm mục đích tìm ra vấn đề trong quá trình phối hợp. Thông thường khúc mắc xảy đến khi các bộ phận không có mục tiêu chung, thiếu động lực.
Giả sử, Sale và Marketing muốn giảm giá để thu hút nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, phòng Product muốn giữ nguyên để tối đa doanh thu. Khi này, thiết kế tổ chức cần có cá nhân đưa ra quyết định cuối cùng.
Bên cạnh đó, chế độ đãi ngộ, hệ thống đánh giá phải đảm bảo không chênh lệch quá lớn. Ngoài ra, kiểm định cũng giúp tìm điểm cân bằng giữa chuyên môn hóa và phối hợp chéo.
Hệ thống phân cấp dư thừa
Thiết kế tổ chức đôi khi hình thành quá nhiều lớp quản lý. Nó cản trở hoạt động và gia tăng chi phí. Đơn giản hóa cơ cấu là xu hướng rất được chú trọng trong thời gian gần đây. Để làm được điều này cần đánh giá trên nhiều khía cạnh như:
Cơ cấu cồng kềnh dẫn tới khó quản lý, báo cáo và tiêu tốn nguồn lực
- Quy mô tổ chức.
- Năng lực quản lý.
- Trách nhiệm gánh vác.
- Tính chất công việc…
Trách nhiệm
Bạn cần tự hỏi thiết kế tổ chức có hỗ trợ kiểm soát hiệu suất không? Trách nhiệm giải trình tính hiệu quả trong các tổ chức phi tập trung rất quan trọng. Mục đích để đảm bảo rằng mọi đơn vị đều có biện pháp kiểm soát thích hợp.
Đồng thời, nó cũng nhấn mạnh vào tính minh bạch trong quá trình này. Bảo đảm kiểm soát và cam kết của nhà quản lý được đặt lên ưu tiên hàng đầu.
Khả năng linh động
Trong thế giới hiện đại, kiểm định chỉ ra khả năng thích ứng khi thay đổi thiết kế tổ chức. Bộ phận đầu não cần dự đoán xu hướng nào bên ngoài sẽ ảnh hưởng tới bộ máy. Bạn cũng cần chỉ ra đâu là nhóm linh hoạt và đang “đóng khung” nhiều nhất.
Các bộ phận cố định thường thuộc cấp lãnh đạo. Bên cạnh đó, cũng có khả năng là những người đang ràng buộc bởi nhiều trách nhiệm, chính sách. Việc cần làm là tách nhỏ thành đơn vị chuyên biệt hơn, dễ dàng ứng biến về sau.
Trên đây là những điều cần biết ngay từ khi định hình nên doanh nghiệp. Vì có rất nhiều biến số nên phải đánh giá và dự đoán kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. Vuiapp.vn hy vọng thiết kế tổ chức của công ty bạn sẽ đem tới sự phát triển bền vững
