Thư từ chối offer sử dụng khi có sự lựa chọn khác phù hợp hơn hoặc thấy bản thân chưa sẵn sàng. Dưới đây là hướng dẫn cách viết thư từ chối offer nhận việc lịch sự và khéo léo không làm mất lòng nhà tuyển dụng mà Vuiapp.vn chia sẻ, bạn hãy tham khảo và áp dụng với trường hợp của mình nhé.
Vì sao nên viết thư từ chối offer?
Có không ít người chọn cách im lặng thay vì gửi thư từ chối offer. Cách làm này chưa bao giờ được coi là khôn khéo và lịch sự. Việc đó khiến công ty không biết chắc rằng bạn đã nhận được Email. Họ phải kéo dài thời gian chờ đợi và mất đi cơ hội liên hệ với ứng viên thay thế.
Thay vì im lặng, bạn nên viết thư từ chối nhận việc
Vì vậy, gửi thư phản hồi nhằm tránh mất thời gian đôi bên. Đó cũng là cách thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp tối thiểu.
Cách viết thư từ chối offer chuẩn
Thông thường, mọi người đều sẽ gửi thư từ chối offer qua Email. Vì thế, dưới đây là hướng dẫn các phần cần có để thông tin truyền đạt một cách trọn vẹn. Nhà tuyển dụng cũng sẽ dễ dàng tiếp nhận và thông cảm hơn.
Tiêu đề
Không phải chỉ riêng thư từ chối offer, bất kỳ Email nào cũng cần có tiêu đề. Trong tình huống này, bạn chỉ cần nêu tên kèm vị trí đã ứng tuyển. Việc viết rõ ràng “Thư từ chối công việc” hay “Thư không nhân việc” là không cần thiết.
Cách viết như vậy chưa thể hiện được sự uyển chuyển và tinh tế. Điều này còn dễ gây ra phản ứng tiêu cực mạnh mẽ, khó tiếp thu những điều sẽ được trình bày tiếp theo.
Nội dung thư
Nội dung thư từ chối offer phải bao gồm đầy đủ thông tin cơ bản. Nếu thiếu đi một trong các yếu tố dưới đây đều gây khó khăn cho người nhận Email.
Nội dung thư từ chối đảm bảo đầy đủ các phần quan trọng
- Giới thiệu bản thân ngắn gọn: Đảm bảo nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Họ không bị nhầm lẫn với người khác hay mất thời gian truy lại tệp hồ sơ.
- Lời cảm ơn: Thể hiện sự cảm kích vì được tin tưởng, đánh giá cao hơn những ứng viên khác.
- Lời từ chối: Đây chính là phần quan trọng nhất. Bạn nói ngắn gọn hoặc thể hiện khéo léo rằng mình cảm thấy chưa phù hợp với công việc. Việc đề cập rằng mình có công việc khác là không cần thiết. Bên cạnh đó, hãy bày tỏ sự hối tiếc vì chưa có cơ hội hợp tác.
- Lời kết: Cảm ơn một lần nữa. Tăng cường sự gợi mở bằng cách hy vọng một mối quan hệ hoặc sự liên hệ trong tương lai.
Cùng với những nội dung như vậy, bạn có thể xây dựng thư từ chối offer tiếng Anh. Điều này áp dụng nếu đó là công ty nước ngoài, tập đoàn đa quốc gia,…
Lưu ý cần biết
Bên cạnh những mục trên, khi soạn thư thư từ chối offer bạn cần lưu ý các điều sau. Qua đó, đảm bảo nội dung cũng như mục đích sử dụng thể hiện theo cách tối ưu nhất. Dù thế nào, bạn nên gây ấn tượng tốt để có cho mình nhiều cơ hội sự nghiệp tương lai.
Về lý do
Chắc chắn có không ít người cảm thấy phần này rất khó viết. Tuy nhiên, khi soạn thư từ chối offer, bạn tránh việc suy nghĩ quá phức tạp. Nếu đằng sau là vấn đề khó nói, khó chia sẻ không bắt buộc tiết lộ.
Hãy lấy lý do chung là cảm nhận bản thân chưa thực sự phù hợp với công việc. Nếu công ty rất cần bạn, họ có thể hỏi thêm để cung cấp offer tốt hơn. Đến lúc đó, bạn thể hiện nhu cầu, mong muốn bản thân cũng chưa muộn.
Thời gian gửi
Thời gian gửi là yếu tố rất quan trọng trong thư từ chối offer. Bạn nên thông báo càng sớm càng tốt để công ty có phương án thay thế kịp thời.
Thư nên được gửi đi trong khoảng 24 giờ từ khi nhận offer
Lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thông báo từ nhà tuyển dụng. Trái lại, bạn không nên từ chối quá vội vàng. Hãy cho mình thời gian cân nhắc để không bỏ lỡ cơ hội tốt nhất dành cho bản thân.
Thái độ thiện chí
Không gì tuyệt vời hơn từ chối bằng cách đưa ra sự lựa chọn thay thế. Nếu bạn đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực làm việc, hãy ứng cử người phù hợp cho vị trí đó.
Đây là cách thông minh để kéo dài mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Qua đó cũng chứng minh năng lực và trách nghiệm của bạn.
Giữ mối quan hệ
Khi gửi thư từ chối offer, nhiều người không nghĩ đến việc duy trì mối quan hệ. Về lâu dài, hành động này không có lợi cho con đường thăng tiến của bạn. Bởi lẽ, nhà tuyển dụng có thể là đối tác của bạn trong tương lai.
Khi từ chối nên khéo léo để đảm bảo mối quan hệ trong tương lai
Hơn nữa, mong muốn ứng tuyển lại với công ty hoàn toàn có thể xảy ra lần nữa. Vì thế, việc cố gắng giữ gìn hình ảnh đẹp không quá khó khăn, lại thuận lợi hơn trên con đường sự nghiệp.
Mẫu Email từ chối offer
Nếu vẫn còn bỡ ngỡ, bạn nên tham khảo mẫu Email từ chối nhận việc dưới đây. Từ đó, hãy thay đổi thông tin để phù hợp nhất với tình huống của bản thân.
Tiêu đề: Tên – Vị trí đã tham gia ứng tuyển.
Kính gửi: Bộ phận hoặc chuyên viên HR kèm tên công ty,
Tôi tên là…, đã nhận được thông báo trúng tuyển cho vị trí…từ phía công ty. Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn vì đã được trao cho cơ hội quý giá này.
Tuy vậy, xét trên điều kiện bản thân, tôi nhận thấy chưa thực sự phù hợp với yêu cầu từ công ty. Dù rất tiếc nhưng tôi viết Email này để xin thông báo chưa thể tiếp nhận vị trí…
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và gửi lời xin lỗi vì làm gián đoạn việc tuyển dụng. Hy vọng rằng trong tương lai chúng ta có thêm cơ hội hợp tác.
Trân trọng,
Tên người gửi.
Trên đây là điều nên biết và thực hiện khi không muốn tiếp nhận vị trí công việc nào đó. Bạn cũng không cần quá lo lắng, quan trọng hơn cả là tìm hướng đi phù hợp cho bản thân. Vuiapp.vn tin rằng bạn đã hiểu mình nên soạn thư từ chối offer như thế nào.
