Tính kỷ luật trong công việc là một yếu tố quan trọng không thể thiếu để đảm bảo thành công cho một doanh nghiệp hay tổ chức phát triển. Nó giúp nhân viên làm việc trong khuôn khổ chuẩn mực hướng đến mục tiêu chung.
Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho quý độc giả cái nhìn tổng quan nhất về tính kỷ luật trong công việc. Đồng thời hướng dẫn cách xây dựng kỷ luật trong công việc thật hiệu quả. Mời bạn cùng Vuiapp.vn đi vào chi tiết nội dung bên dưới.
Tổng quan về tính kỷ luật trong công việc
Tính kỷ luật trong công việc bao gồm hành vi có trật tự của các thành viên. Tất cả cần phải tuân thủ quy tắc và quy định của tổ chức. Lý do cơ bản khi áp dụng hình thức kỷ luật nhằm ngăn chặn những tình huống bất lợi cho công ty.
Xây dựng tính kỷ luật trong doanh nghiệp
Trên thực tế, mọi tổ chức đều muốn nhân viên hoạt động phù hợp với hệ thống đã quy định. Mục đích để đạt được các mong đợi kinh doanh đã đề ra trong kế hoạch. Thêm nữa, nếu không có kỷ luật, sẽ xảy ra sự hỗn loạn, sai sót, tham nhũng, phản kháng nội bộ.
Nói tóm lại tính kỷ luật trong công việc ngụ ý sự vâng lời, trật tự đúng đắn của con người. Hiện nay có hai khái niệm liên quan đến chủ đề này, đó là:
- Kỷ luật tích cực có nghĩa các cá nhân tự ý thức, trách nhiệm tuân thủ quy tắc và quy định tổ chức đề ra. Điều này hoàn toàn có thể đạt được khi nhà quản lý có sự lãnh đạo phù hợp. Về lâu dài, nó có thể tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp.
- Kỷ luật tiêu cực còn được gọi là kỷ luật trừng phạt. Nó tồn tại nhằm buộc người lao động phải tuân theo các quy định vốn có của doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo nhân viên không vi phạm hoặc tái phạm hành động sai thêm lần nữa. Những hành động của loại kỷ luật tiêu cực gồm: Phạt tiền, khiển trách, giáng chức, sa thải,..
Các hình thức kỷ luật phổ biến hiện nay
Mục đích của kỷ luật trong doanh nghiệp là mong muốn nhân viên thay đổi hiệu suất làm việc. Trong thực tế công việc thường sẽ có hai loại phổ biến sau:
Kỷ luật nhẹ trong công việc
Ở mức độ vi phạm không quá nghiêm trọng, nhân viên sẽ chịu kỷ luật nhẹ theo kiểu khiển trách. Cụ thể bao gồm hình thức:
Các hình thức kỷ luật dạng văn bản khiển trách đối với mức độ vi phạm nhẹ
- Bằng lời nói: Quản lý cấp cao chỉ đưa ra lời cảnh báo, phàn nàn đến nhân viên. Trường hợp khi họ gây ra những lỗi nhẹ như lơ là công việc, ngủ quên, đi làm trễ,...
- Khiển trách bằng văn bản: Cấp dưới tường trình giải thích và ký tên thừa nhận lỗi lầm.
- Bị kỷ luật bằng hình thức đình chỉ trong khoản thời gian ngắn vài ngày không được tính lương.
- Mất quyền lợi, cụ thể là cắt đi một số đặc quyền của nhân viên khi phạm lỗi. Chẳng hạn như: Giờ giải lao, ngày nghỉ, những ưu tiên trong công việc,…
- Bị chuyển đơn vị công tác khác xa và cực hơn. Đây như lời cảnh cáo nhân viên sửa lỗi để có cơ hội quay lại vị trí cũ. Các tổ chức phi chính phủ thường áp dụng hình thức kỷ luật này.
Kỷ luật ở mức độ nghiêm trọng
Trường hợp nhân viên gây ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh, uy tín thương hiệu,... sẽ nhận kỷ luật nặng. Phổ biến nhất với các mức xử lý như sau:
Hình thức sa thải là mức xử lý kỷ luật mang tính nghiêm trọng nhất trong công việc
- Cắt giảm lương khi họ gây ra thiệt hại, mất mát tài sản. Các khoản lỗ này được thu hồi từ tiền lương của nhân viên bù đắp vào.
- Giáng chức trong trường hợp nhân sự đó không phù hợp, đạt hiệu quả với công việc hiện tại. Họ bị hạ cấp xuống một mức thấp hơn kèm theo lương và trách nhiệm tương đương.
- Sa thải dành cho người không liêm chính, vi phạm đạo đức nghề nghiệp,... Hình thức này đi liền với danh tiếng bị ảnh hưởng, họ có thể gặp khó khăn khi xin việc nơi khác.
Các bước xây dựng tính kỷ luật trong công việc
Việc áp dụng tính kỷ luật trong công việc là cách hiệu quả để tăng năng suất lao động. Vậy làm thế nào để thiết lập nó đúng hướng, không gây áp lực chán nản từ nhân viên. Bạn hãy tham khảo chi tiết các bước cơ bản sau:
1. Nắm rõ quy định của luật lao động về tính kỷ luật trong công việc
Tính kỷ luật trong công việc có thể được tạo dựng dưới nhiều hình thức. Nó tùy thuộc vào vấn đề và mức độ thường xuyên xảy ra.
Tính kỷ luật trong doanh nghiệp cần xây dựng trên cơ sở tuân thủ đúng luật pháp
Những điều này được thống nhất bởi lãnh đạo và có hiệu lực trong phạm vi riêng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một vài quy định do pháp luật bảo hộ quyền hạn và lợi ích của cả hai phía.
Việc nắm rõ các điều luật này giúp bạn chủ động tránh được rắc rối liên quan tới pháp lý. Điều có thể phát sinh trong một số trường hợp như:
- Nhân viên muốn hủy hợp đồng trước thời hạn ký kết.
- Các yêu cầu được tăng lương, giảm giờ làm.
- Nhân viên muốn khởi kiện vì cho rằng doanh nghiệp đang bóc lột sức lao động của họ.
- Nhân viên đòi quyền lợi khi ốm đau, sinh đẻ đúng theo luật lao động quy định.
2. Lập quy tắc kỷ luật rõ ràng trong công việc
Khi doanh nghiệp đề ra những quy tắc trong tính kỷ luật trong công việc cần thông báo rõ ràng minh bạch. Đối tượng tiếp nhận là nhân viên, họ phải biết và nắm tất cả các quy định đó. Cụ thể như:
Tính minh bạch trong các quy định kỷ luật của tổ chức
- Thời gian bắt đầu làm việc và lúc hết hạn hợp đồng lao động.
- Những quy tắc cơ bản về trang phục nơi công sở hay đồng phục công ty.
- Nêu cụ thể những hành vi không đúng đắn nhằm ngăn chặn những điều gây bất lợi cho doanh nghiệp
3. Minh bạch quy tắc kỷ luật cho nhà quản lý cấp trung
Trên thực tế, mỗi nhà quản lý có phong cách lãnh đạo khác nhau. Cụ thể một người có thể nghiêm khắc tuyệt đối, người khác khoan dung và mềm mỏng hơn.
Điều đó dẫn tới tình huống nhân viên khác phòng ban nhận hai hình thức kỷ luật khác nhau. Do đó, xuất hiện một vài tin đồn tiêu cực lan truyền bởi sự chênh lệch này, họ cho đó là thiên vị.
Đó là lý do vì sao tất cả nhà quản lý phải nhất quán trong việc thực thi tính kỷ luật trong doanh nghiệp. Hơn nữa, họ cần phải bình đẳng trong việc xử phạt các cá nhân vi phạm. Một vài gợi ý để nhà lãnh đạo thực hiện tốt điều này như sau:
- Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo tại chỗ cho quản lý cấp trung. Trong đó chính sách kỷ luật là nội dung quan trọng hơn cả.
- Đảm bảo các nhà quản lý không đưa ra lời hứa suông, thiếu tính thực thi với nhân viên. Cụ thể liên quan về sự cải thiện chất lượng nào đó trong tương lai.
- Ban hành một biểu mẫu chung, thống nhất tới tất cả bộ phận trong doanh nghiệp.
- Có một hệ thống phần mềm cho phép nhà quản lý xem lại lịch sử xử phạt nhân viên.
- Đánh giá nhân viên bao quát 360 độ để hạn chế nhận định chủ quan cá nhân.
4. Ban hành quyết định về hình thức kỷ luật
Mỗi doanh nghiệp đều có những lãnh đạo sở hữu tính cách riêng biệt, mục tiêu, tầm nhìn khác biệt. Vì thế việc đưa nhân viên vào khuôn khổ đã hướng tới thông qua những hình thức kỷ luật cũng sẽ khác nhau.
Ban hành quyết định kỷ luật rõ ràng đến nhân viên khi họ vi phạm
Do đó, những mức độ kỷ luật nặng hoặc nhẹ sẽ tùy quyết nhằm giúp nhân viên nhận ra lỗi lầm. Đặc biệt họ sớm sửa chữa, tuân thủ nghiêm chỉnh tính kỷ luật trong công việc.
5. Lưu trữ giấy tờ liên quan đến việc kỷ luật nhân viên
Trong thực tế, có một số trường hợp kỷ luật dẫn đến sa thải hoặc có liên quan tới pháp lý. Doanh nghiệp lúc này cần thiết phải có các tài liệu làm bằng chứng. Mục đích nhằm tránh những rắc rối nảy sinh về sau.
Lưu trữ giấy tờ liên quan tới việc kỷ luật làm bằng chứng về sau
Tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viên bao gồm 2 loại, đầu tiên là hồ sơ nhân viên. Đây là loại tài liệu đã thực hiện và lưu trữ suốt thời gian người này làm việc.
Trong đó bao gồm: Đánh giá năng lực, lịch sử những lần nhắc nhở bằng lời nói,... Chúng là bằng chứng thể hiện doanh nghiệp đã có động thái tích cực nhưng không được phản hồi.
Tiếp theo chính là văn bản cảnh cáo, loại giấy tờ chia sẻ với nhân viên vi phạm một cách riêng tư. Đây là bằng chứng cho thấy quy trình kỷ luật công ty đã diễn ra từ lâu. Sắp tới, người vi phạm có nguy cơ bị chấm dứt hợp đồng lao động nếu không sớm thay đổi.
Nói tóm lại, tính kỷ luật trong công việc là phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Vuiapp.vn hy vọng bài viết đã đem lại những thông tin hữu ích cho bạn.
