Các bước lập kế hoạch là điều đầu tiên nên tìm hiểu để tổng quan công việc cần thực hiện. Ngoài ra, đây cũng giống như một công cụ để theo dõi tiến trình phát triển.
Vậy lợi ích của việc lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để xây dựng các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả? Vuiapp.vn sẽ chia sẻ đến bạn đọc kiến thức này thông qua bài viết sau đây. Vì thế, hãy theo dõi đến phần cuối cùng nhé!
Lợi ích của việc lập kế hoạch
Vai trò của lập kế hoạch ví như một chiếc bản đồ cần có khi đến vùng lãnh thổ mới. Cho dù đó là lĩnh vực hay khía cạnh nào của cuộc sống đều rất cần thiết. Bốn lợi ích cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về điều này.
Cải thiện năng suất
Khi biết các bước lập kế hoạch, bạn sẽ có hành trình phát triển trơn tru hơn. Điều này có được là do đã dự tính được một phần những thách thức, vấn đề xảy đến. Hơn thế, nhìn vào tổng quan cũng giúp tìm ra hướng đi nhanh hơn.
Các bước lập kế hoạch giúp giám sát và cải thiện hiệu suất
Với kế hoạch, người lập ra cũng cần tuân thủ đạt mục tiêu theo mốc thời gian đã đề ra. Điều này nhằm hạn chế xao nhãng trong quá trình thực hiện. Thông qua đó, hiệu suất được cải thiện đáng kể theo đúng mong đợi dự trù.
Vai trò trên đã được khẳng định thông qua phát biểu của tác giả Brian Tracy. Người này nói rằng: “Một phút cho việc lập kế hoạch sẽ tiết kiệm mười phút trong khi tiến hành”.
Nâng cao và duy trì mức độ tập trung
Một quy trình lập kế hoạch hiệu quả giúp tập trung tuyệt đối vào hiện tại. Bởi lẽ, bạn biết mình cần làm gì trong ngày hôm nay và tại sao. Khi không có kỹ thuật này, dòng suy nghĩ bị chi phối bởi những nhiệm vụ trong tương lai.
Bạn vừa làm và lo lắng liệu rằng sau các bước lập kế hoạch này thì sẽ nên làm gì. Khi không nghĩ ra, sẽ càng thêm phần bối rối và mất định hướng. Bởi lẽ, bạn không hiểu được hành động hôm nay có giúp ích hoặc hỗ trợ cho giai đoạn sau.
Tự tin hơn
Khi đã có kế hoạch, bạn nhìn thấy rõ hơn những điều sẽ đạt được trong tương lai. Nó giống như cầm bản đồ và đi khám phá những vùng đất mới. Không sợ bị lạc lối chính là điều tạo nên sự tự tin.
Kế hoạch sẽ trao cho bạn sự tự tin cần thiết
Thế mạnh này còn đến từ việc chuẩn bị đầy đủ nguồn lực cần thiết, đương đầu khó khăn. Nó giống như đi vào sa mạc và không sợ bị khát vì đã mang theo rất nhiều nước.
Nhận thức tốt hơn về thực lực bản thân
Thông qua nội dung các bước lập kế hoạch, bạn sẽ dần hiểu hơn về bản thân mình. Những đam mê và lựa chọn ưu tiên được khám phá trong quá trình này.
Hiểu giá trị bản thân và lập kế hoạch có tác động qua lại với nhau. Bạn biết mình là ai thông qua việc xây dựng từng bước. Trong khi đó, thấu hiểu năng lực đang sở hữu lại giúp mục tiêu nhanh chóng đạt được hơn.
Các bước lập kế hoạch
Sau khi đã hiểu vai trò, bạn nên nhanh chóng bắt tay vào thực hiện các bước lập kế hoạch. Tùy vào tính cách và đặc trưng công việc, mỗi người sẽ có cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, điều dưới đây là bước đệm hoàn hảo để bắt đầu với cả người chưa có kinh nghiệm.
Bước 1: Viết ra mục tiêu
Khi quyết định mục tiêu là gì, hãy viết ra giấy trước khi bắt đầu các bước lập kế hoạch. Tiến sĩ Gail Matthews, đại học Dominicana nói rằng làm điều này sẽ tăng khả năng thành công tới 42%. Để việc tiếp cận dễ dàng nhất, bạn nên áp dụng công thức SMART sau đây:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bước 2: Chia nhỏ thành những cột mốc quan trọng
Đây là giai đoạn hai trong các bước lập kế hoạch. Mục tiêu lớn thường đáng sợ và khiến mọi người nản lòng trước khi nỗ lực hết sức mình. Điều này cũng khiến chủ thể cảm thấy bối rối vì không biết bắt đầu từ đâu.
Kế hoạch chỉ có thể khả thi khi biết cách chia nhỏ mục tiêu
Vì thế, cách hiệu quả là chia nhỏ kế hoạch ra thành các phần việc khác nhau. Bạn nên coi đó là mốc giới hạn cần vượt qua. Một lộ trình chi tiết những điều phải làm ra rất quan trọng. Nó giúp duy trì động lực và tính cam kết cao trong suốt quá trình.
Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết
Đây là hoạt động bắt buộc phải có trong các bước lập kế hoạch. Bất kỳ một mục tiêu nào mà không tính đến nguồn lực cũng chỉ giống như danh sách “trong mơ”.
Nguồn lực cần có rất đa dạng, tùy từng trường hợp
Dù là làm việc cá nhân hay theo nhóm, bạn vẫn cần xác định các yếu tố hỗ trợ. Nó giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong khi thực hiện các bước lập kế hoạch. Dưới đây là một số ví dụ điển hình để bạn hình dung:
- Nhân lực hoặc nguồn tri thức là nhân tố nòng cốt nhất, bắt buộc phải có. Một giám đốc tiếp thị mong muốn thúc đẩy nhiều lượt truy cập hơn. Họ sẽ cần người sáng tạo nội dung, khơi gợi tính tò mò và click chuột.
- Công nghệ và phần mềm hỗ trợ giúp gia tăng hiệu quả trong thời đại công nghệ số. Marketer với mục tiêu thu hút khách hàng tiềm năng cần có công cụ để chạy quảng cáo. Vì thế, yếu tố này cũng cần tính toán đưa vào các bước lập kế hoạch.
- Nguồn lực tài chính và thời gian là phương tiện thiết thực nhất cần phải tính đến. Nếu không, dự án sẽ chỉ nằm trên những trang giấy của bản kế hoạch.
Bước 4: Ưu tiên hoàn thành đầu mục quan trọng
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn phân bố nguồn lực hợp lý hơn. Điều này càng quan trọng khi bạn vận hành dự án và các bước lập kế hoạch một mình. Vì không có sự hỗ trợ của đội nhóm, chúng ta cần làm việc thông minh hơn.
Nó cũng giúp bạn không đặt kỳ vọng cao vào những nhiệm vụ ít mang lại giá trị. Thay vào đó, những nỗ lực sẽ được dành nhiều hơn cho cột mốc mang tính đột phá.
Bước 5: Đánh giá và tinh chỉnh
Nhiều người cho rằng đây không phải là điều cần có trong các bước lập kế hoạch. Thế nhưng, nó lại là yếu tố giúp duy trì sự linh hoạt và thành công trong dài hạn.
Tinh chỉnh là cách giúp bạn đến gần hơn với thành công
Mộ lộ trình lập ra không phải là bất biến, nó chắc chắn sẽ biến động không ngừng. Điều này khá dễ hiểu trong bối cảnh công nghệ và xã hội thay đổi liên tục. Chúng ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến mục tiêu của bạn.
Vì thế, bạn cần theo dõi và đánh giá tiến độ với cả nhiệm vụ lớn và nhỏ. Từ đó, các phương án thay thế cần thiết được đưa ra, nhằm đáp ứng nhu cầu phát sinh.
Tóm lại, kiến thức và kỹ năng bên trên là điều không nên bỏ qua khi thực hiện mục tiêu. Chúng có tác động tích cực, đem lại hiệu quả cao với cá nhân và đội nhóm. Vuiapp.vn tin rằng bạn sẽ dễ dàng áp dụng các bước lập kế hoạch ngay khi tiếp cận lần đầu.
