Cách quản lý Gmail hiệu quả đang dần trở thành một kỹ năng không thể thiếu với người đi làm. Biết thêm các thủ thuật linh hoạt, trực quan và dễ truy cập giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Dưới đây Vuiapp.vn sẽ chia sẻ với bạn 5 phương pháp quản lý hộp thư gmail hiệu quả giúp quá trình làm việc tiện lợi và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn chưa biết thực hiện như thế nào hãy tham khảo ngay nhé!
Nguyên lý tổ chức và quản lý Gmail
Trước khi đến với cách quản lý Gmail hiệu quả, bạn nên tìm hiểu trước nguyên lý tổ chức. Chúng sẽ giúp hiểu rõ hơn tại sao nên làm như vậy. Đồng thời, đó là nền tảng để mỗi người tự thiết lập hiệu quả theo phong cách làm việc riêng.
Đặt ra quy tắc và nhất quán
Khi quản lý Email công ty bạn phải đối mặt với việc tiếp nhận hàng trăm thư mới mỗi ngày. Vì thế, mỗi người cần đặt ra quy tắc xử lý và phân loại chúng. Trong thực tế, không có tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn nào cho tất cả mọi người.
Cách quản lý Gmail hiệu quả chỉ phát huy khi có sự thống nhất xuyên suốt
Bạn và đồng nghiệp làm việc với tầm nhìn và phong cách khác nhau. Vì thế, cách quản lý Gmail hiệu quả nhất là hãy thử và đi đến thống nhất cho bản thân. Quy định chỉ cần đảm bảo:
- Được chính thức hóa.
- Không thay đổi.
- Tuân thủ một cách nhất quán với toàn bộ tài khoản.
Dọn dẹp
Cách quản lý Gmail hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp, phân bổ hàng ngàn thông tin. Điều quan trọng cốt lõi là thường xuyên dọn dẹp định kỳ. Rất có thể, bạn đã sử dụng một tài khoản trong nhiều năm.
Vì lẽ đó mà số lượng thư tồn đọng và hết giá trị đã quá nhiều. Hãy dành thời gian để chọn lọc và xóa những thứ không cần thiết theo quý. Với giao diện hạn chế như di động thì đây là cách quản Gmail trên điện thoại tối ưu nhất.
Bắt tay hành động
Trì hoãn cũng là nguyên nhân khiến cho cách quản lý Gmail hiệu quả khó đi vào thực tiễn. Bạn không cần phải quá cứng nhắc trong thời gian dọn dẹp. Bất cứ khi nào cảm thấy quá tải hay bắt tay vào hành động ngay.
Hình thành thói quen dọn dẹp cuối ngày giúp bạn không bị quá tải vào những hôm sau
Chỉ cần bỏ ra một vài giây là đã có hộp Email sắp xếp khoa học hơn rất nhiều. Điều này cũng giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi đối mặt với chúng mỗi ngày.
Các cách quản lý Gmail hiệu quả với thủ thuật đơn giản
Dưới đây là phần mà bạn đọc đang mong chờ nhất. Các cách quản lý Gmail hiệu quả chỉ với thao tác đơn giản sẽ được tìm thấy. Mỗi người có thể lựa chọn phương pháp thích hợp cho bản thân. Tuy nhiên, Vuiapp.vn tin rằng sẽ hiệu quả hơn nếu kết hợp nhiều kỹ thuật đó.
Chọn bố cục
Lựa chọn bố cục là cách quản lý Gmail hiệu quả đầu tiên nên áp dụng. Người dùng chỉ cần đi tới hộp thư đến và nhập vào biểu tượng bánh răng góc bên phải. Nó sẽ hiện ra phần “setting” và bạn hãy chọn mục “inbox”. Ngay lập tức, tài khoản sẽ cung cấp năm tùy chọn bao gồm:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Thêm preview pane
Đây là kỹ thuật thứ hai và cũng rất quan trọng trong cách quản lý Gmail hiệu quả. Thông thường, chế độ mặc định chỉ hiện các yếu tố:
Preview pane giúp bạn nắm bắt và phân loại thông tin tốt hơn
- Người gửi.
- Dòng chủ đề.
- Một dòng văn bản xem trước.
Điều này có thể gây khó khăn trong việc xác định mức độ quan trọng của thư. Bạn cần mở ra và xem nội dung đó là gì và đánh giá. Chúng lấy đi nhiều thời gian khi phải thao tác hàng trăm mục như vậy trong ngày.
Thay vào đó, cách quản lý Gmail hiệu quả là hãy thêm preview pane. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng và tới mục “settings”. Sau đó, các bước cụ thể như sau:
- Chọn mục “labs” từ các tab xuất hiện ra.
- Cuộn xuống preview pane và nhấp vào chế độ bật.
- Lưu các thay đổi.
Chỉ với một số thao tác đơn giản như vậy là đã có thể quan sát từng bản xem trước. Chúng chỉ mất một vài giây thực hiện nhưng lại là cách quản lý Gmail hiệu quả dài lâu.
Thiết kế nhãn dãn và thư mục
Tạo thư mục cho từng người gửi Email trong Gmail hay gán nhãn là cách khá phổ biến. Bạn chỉ cần thiết lập sao cho dễ hiểu và có ý nghĩa với cách làm việc của bản thân.
Thiết lập nhãn dán là cách quản lý Gmail hiệu quả rất dễ dàng
Phía bên trái hòm thư đến là danh sách nhãn dán. Người sử dụng thêm chúng vào để giữ inbox sắp xếp có tổ chức hơn theo cách sau:
- Nếu chỉ chọn một vài tin nhắn, bạn có thể click vào biểu tượng phía trên trông như shopping tag. Điều này cho phép gán thư vào các nhãn mà Gmail đã thiết lập sẵn.
- Một cách quản lý Gmail hiệu quả hơn là hãy tự tùy chỉnh theo ý mình. Bạn đi đến phần “create new” và thiết lập rule theo phong cách riêng. Mỗi màu sắc quy định cho tính chất hoặc mức độ quan trọng của thư tới.
Khi tạo nhãn, bạn sẽ thấy nó thêm một thư mục trong danh sách bên trái của inbox. Bên cạnh dòng chủ đề lúc này sẽ có thêm tên nhãn. Khi nhìn vào đó, người dùng sẽ nhận ngay ra đặc điểm của tin nhắn.
Cách quản lý Gmail hiệu quả này giúp người dùng không rối mắt bởi hàng loạt tin nhắn chưa đọc. Nó cũng tiết kiệm đáng kể thời gian trong phân loại và xử lý thông tin.
Tạo bộ lọc
Tạo bộ lọc là cách quản lý Gmail hiệu quả cho nhân viên văn phòng. Thay vì phải lướt qua từng tin nhắn, bạn sẽ thấy ngay thứ mình cần. Để thực hiện, hãy làm theo một vài thao tác đơn giản sau:
Tạo bộ lọc giúp tìm thấy thông tin mong muốn chỉ trong vài giây
- Click vào nút “more” bên trên inbox.
- Nhấn chọn “filter messages like this” từ menu thả xuống.
- Chọn lọc theo: người gửi, chủ đề, từ khóa, tệp đính kèm,...
- Sau khi chọn tiêu chí, hãy đi tới “create filter with this search”.
Như vậy, chỉ với một số thao tác đơn giản là đã có thể tìm ra thông tin mình mong muốn. Cách quản lý Gmail hiệu quả này thường áp dụng cho khối nhân viên chăm sóc khách hàng. Họ sẽ nhanh chóng tìm ra đối tượng và file đính kèm.
Sử dụng tính năng gửi và lưu trữ
Cách quản lý Gmail hiệu quả này giúp tự động lưu trữ một số Email vào folder tùy chỉnh. Để kích hoạt tính năng, chủ tài khoản chỉ cần làm như sau:
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng và “settings” từ menu thả xuống.
- Cuộn xuống và chọn nút “show, send & archive”.
- Lưu thay đổi.
Với cách này, tin nhắn sẽ được gửi đi và đến trong một khoảng thời gian nhất định. Hệ thống ghi nhận và lưu trữ trong thư mục riêng của tài khoản. Mỗi ngày sẽ có folder mới tạo ra và chứa tất cả Email chỉ định.
Trên đây là điều chỉnh giúp việc quản lý thông tin không còn là trở ngại trong công việc. Mỗi người nên dành một chút thời gian để tìm ra cách thiết lập tiện lợi nhất cho bản thân. Vuiapp.vn hy vọng rằng các cách quản lý Gmail hiệu quả trên sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn.
