Lập kế hoạch dự án được xem là nhiệm vụ quan trọng quyết định thành công của mọi dự án. Đặc biệt đối với hình thức quản lý dự án lại càng nhiều khâu, nhiều bước rối rắm hơn. Chính vì thế, bất kỳ ai cũng cần tìm tòi, học hỏi kiến thức về vấn đề này.
Bài viết dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp với bạn lập kế hoạch dự án là gì cũng như các bước lập kế hoạch dự án. Tin chắc, quý độc giả sẽ tích góp, chắt lọc thêm cho bản thân nhiều điều bổ ích.
Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng quản lý. Nó đơn giản bao gồm sắp xếp đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan. Nhà quản trị dựa vào đó nắm được chương trình hoạt động, tiến độ và kiểm soát dự án.
Lập kế hoạch dự án với những trình tự sắp xếp công việc
Trên thực tế, một kế hoạch tốt phải nêu ra đầy đủ các công tác đi kèm mục tiêu. Thêm nữa, nó bao gồm luôn khâu chuẩn bị, phối hợp và đề xuất bổ sung, thay thế. Tất cả sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quyết định sau này khi dự án được triển khai.
Mô hình chung, quá trình lập kế hoạch dự án tạo nên bức tranh tổng quát đến các bên liên quan. Bộ phận, đơn vị nào khi tham chiếu vào cũng đều đi theo định hướng chung. Tình trạng chồng chéo hay lãng phí nguồn lực nhờ vậy tránh xảy ra.
Cách lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp
Việc lập kế hoạch dự án đóng vai trò hết sức quan trọng đối với nhà quản trị. Vậy làm cách nào thiết lập nó chuyên nghiệp, hiệu quả? Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn tham khảo cụ thể.
Xác định mục tiêu của dự án rõ ràng
Một dự án thành công phụ thuộc vào việc nó có làm thỏa mãn các bên liên quan không. Vì vậy bạn phải thiết lập mục tiêu thật cụ thể và rõ ràng, hướng tới đáp ứng yêu cầu của họ . Cụ thể gồm:
- Hoàn thành mọi khía cạnh toàn dự án.
- Thực hiện đúng tiến độ.
- Chất lượng từng công việc luôn đảm bảo.
- Không vượt ngân sách dự kiến hay phát sinh đã đề ra từ trước.
Một dự án có nhiều mục tiêu, nhưng hãy đảm bảo rằng chúng tuân theo quy chuẩn Smart. Điều này tức phải cụ thể - có thể đo lường - đạt được - thực tế - thời gian rõ ràng.
Xác định lộ trình dự án
Các mốc thời gian trong lộ trình dự án sẽ tương ứng với những mục tiêu đã thiết lập. Nhà quản lý do đó cần lên lịch cho từng phần, từ giai đoạn triển khai đến phát triển. Thậm chí, những thời điểm nhỏ ở giữa cũng nên lưu tâm.
Lộ trình vạch rõ nhiệm vụ, thời gian hoàn thành cụ thể
Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ. Đồng thời, các bên liên quan có thể chủ động nắm bắt đường đi chung. Trên thực tế, điều này được tạo lập qua 4 bước:
- Xác định những nhiệm vụ cần thực hiện, tìm điểm chung, độ phụ thuộc của chúng.
- Xác định các tài nguyên cần có để triển khai.
- Nắm bắt thời gian hoàn thành.
Cụ thể, nhà quản trị xem xét sự phụ thuộc giữa các công việc nhằm sắp xếp thứ tự làm trước sau. Bằng cách này, những vấn đề quan trọng sẽ ưu tiên hoàn thành sớm.
Khi tất cả đã vào trình tự hợp lý, bước tiếp theo là xác định tài nguyên nào cần sử dụng. Chúng tương ứng với mỗi nhiệm vụ lúc ban đầu. Tùy quy mô, độ phức tạp của dự án, tất cả sẽ kèm thời gian cụ thể để hoàn thành.
Đôi khi, nhà quản lý chủ quan vấn đề này nên gây ra lỗi không tính đủ giờ giấc, ngày tháng. Sự việc xảy đến khiến các bên vội vã chốt nhiệm vụ, dẫn tới chất lượng công việc giảm sút.
Vì vậy, xây dựng lộ trình rõ ràng sẽ giúp đơn vị kiểm soát tốt khối lượng công việc. Kế hoạch triển khai dự án từ đó đi theo dây chuyền khớp nối ăn ý với nhau.
Thiết lập các kế hoạch hỗ trợ
Các bước lập kế hoạch dự án không thể thiếu những phương án quản lý rủi ro. Chúng được soạn thảo để cụ thể hóa rõ ràng trước khi dự án triển khai, bao gồm:
Ghi chép thường xuyên các vấn đề để tìm hướng giải quyết
- Kế hoạch nhân sự: Mỗi cá nhân đều giữ vai trò quan trọng. Vì thế, họ phải luôn có bảng mô tả trách nhiệm với toàn dự án. Sau đó, tương ứng mỗi nhiệm vụ sẽ chỉ định số lượng và con người cụ thể đảm trách.
- Kế hoạch thông báo: Vấn đề này thường được phổ biến dưới dạng văn bản cho các bên liên quan. Phổ biến nhất hiện nay là mẫu báo cáo cập nhật tình hình hàng tuần/ tháng. Nội dung bên trong thể hiện mô tả cách thức triển khai, những mốc công việc đã đạt được,...
- Kế hoạch quản trị rủi ro là phần quan trọng của quản lý dự án. Chúng được dự đoán càng nhiều sẽ càng chuẩn bị tốt kế hoạch dự phòng, hành động đối phó. Vì thế mỗi ngày, nhà quản lý hãy ghi chép, theo dõi và giải quyết rủi ro triệt để.
Qua nội dung trên, lập kế hoạch dự án không còn là khái niệm quá khó. Hy vọng Vuiaap.vn đã giúp bạn thêm tự tin, sẵn sàng bắt tay thiết lập chúng.
