Quy trình mua hàng luôn tồn tại trong các doanh nghiệp từ dịch vụ đến sản xuất. Quản lý vấn đề này cũng rất quan trọng bởi liên quan trực tiếp tới tài chính công ty.
Dưới đây Vuiapp.vn sẽ giải đáp cho bạn quy trình mua hàng là gì, lưu đồ quy trình mua hàng của công ty cũng như một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng, mời các bạn cùng tìm hiểu cụ thể.
Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là hoạt động quan trọng, diễn ra đều đặn trong doanh nghiệp. Vai trò chính nhằm thiết lập mua sắm các loại hàng hóa phục vụ sản xuất, vận hành đơn vị. Đặc biệt, trong thực tế nó thậm chí quyết định năng lực cạnh tranh với đối thủ cùng ngành.
Quy trình mua hàng thông dụng tại các đơn vị kinh doanh
Quy trình thông suốt sẽ giúp công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí. Cụ thể lợi ích của hoạt động này mang lại như sau:
- Tránh lãng phí do gian lận chi tiêu bất chính hoặc kết cấu với nhà cung cấp khống giá.
- Tạo lập được một quy trình mua hàng áp dụng cho nhiều phòng ban. Nó phục vụ từ mua nguyên vật liệu sản xuất đến cơ sở hạ tầng, văn phòng,...
- Quản lý, tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả. Đồng nghĩa với việc bạn chọn được nơi bán có khả năng cung cấp hàng chất lượng.
- Hình thành một chuẩn chung về hàng hóa đầu vào để không ảnh hưởng đến thành phẩm đầu ra.
Sự minh bạch, cụ thể của chu trình mua hàng thực sự sẽ hạn chế rất nhiều rủi ro. Đây là một trong những giải pháp quản lý bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đến.
Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty chi tiết
Trong vận hành, công ty không mua hàng sẽ không có nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, kinh doanh. Hoặc họ triển khai nhưng quản lý chưa đúng cách, đôi khi ảnh hưởng tới hoạt động phía sau.
Vì thế, doanh nghiệp sẽ thiết lập lưu đồ quy trình mua hàng cụ thể như thế nào? Quản trị nó ra sao? Sau đây, mời bạn cùng tham khảo chi tiết hướng dẫn bên dưới.
1. Lập yêu cầu mua hàng
Các phòng ban khi muốn sắm sửa nguyên vật liệu, sẽ làm yêu cầu gửi bộ phận mua hàng. Việc thể hiện nội dung hàng hóa, quy cách, số lượng cần dùng sẽ trình bày trong biểu mẫu công ty.
Lưu đồ quy trình mua hàng hóa cơ bản
Tất cả đều do trưởng phòng hay người có trách nhiệm ký duyệt sau đó. Phòng mua hàng khi nhận đơn, tiến hành phân công tìm nhà cung cấp.
2. Lập đề nghị và theo dõi báo giá
Từ phiếu yêu cầu trên, bộ phận mua sẽ lập đề nghị báo giá gửi các đơn vị bán. Tuy nhiên lưu ý rằng những nơi đó phải liên quan đến sản phẩm cần tìm mua.
Sau khi nắm tình hình giá đầu vào, phòng mua hàng tiến hành phân tích. Các yếu tố như thời gian nhận, chất liệu cấu thành,... kết hợp cùng giá để ra bảng trình duyệt. Loại giấy tờ này sẽ tổng hợp những nhà cung cấp thỏa yêu cầu và đưa lên cấp trên xem qua.
3. Trình duyệt báo giá của nhà cung cấp
Nhân viên bộ phận mua tổng hợp thành bảng trình duyệt gồm 3-4 đơn vị bán. Sau đó, họ báo cáo, trình bày đến ban lãnh đạo chọn 1 trong số đó. Cơ sở để nhận sự đồng ý, quyết định nhà sản xuất dựa vào:
- So sánh với các điều kiện giống nhau khi mua cùng một mặt hàng. Bên nào đáp ứng tốt nhất sẽ vào danh sách ưu tiên.
- Tiếp đó, dựa vào giá thành nhận được từ bên bán đối chiếu ngân sách ban đầu.
Cuối cùng, nhân viên bộ phận mua tiến hành liên hệ, soạn thảo hợp đồng với bên cung cấp. Tất cả cần xúc tiến nhanh để tiết kiệm thời gian sản xuất, công ty sớm nhận hàng như kế hoạch.
4. Lập hợp đồng cho đơn hàng
Tại bước lập hợp đồng trong quy trình mua hàng, hai bên triển khai ký kết thỏa thuận. Trên đó, thông tin nêu rõ bao gồm: Báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng.
Sau khi hoàn tất khâu ký giao dịch, đơn hàng sẽ chuyển cho các bộ phận liên quan theo dõi. Kế toán căn cứ trên đó thanh toán, theo dõi công nợ. Bộ phận kho tiếp nhận thời gian để sắp xếp nhân sự đón hàng vào.
5. Kiểm tra và xác nhận hàng hóa
Trước khi hàng bàn giao tới kho hay bộ phận đề xuất mua, việc kiểm tra thực tế rất quan trọng. Cách thức tiến hành dưới dạng chọn mẫu ngẫu nhiên để kiểm số lượng và chất lượng.
Kiểm tra những yêu cầu thỏa điều kiện nhận hàng trên hợp đồng
Nếu chủng loại đầu vào không đạt phòng mua gửi thông báo đến nhà cung cấp. Mục đích chính là nhằm hợp lệ thủ tục trả hàng.
Riêng vấn đề thiếu sản phẩm sẽ có văn bản xác nhận số lượng thực tế. Phần còn lại đề nghị bên bán tiếp tục sản xuất và giao trả sớm. Tất cả khâu kiểm tra dù đủ hay thiếu cũng cần phải ký xác nhận bằng giấy tờ hợp lệ.
6. Nhập kho
Khi hàng được chuyển tới, các thông tin trên hợp đồng sẽ là căn cứ chính để bên kho tiếp nhận. Họ tiến hành nhập hàng, chất vào bên trong, đồng bộ hóa chúng trên hệ thống.
Khi hàng nhập kho, bộ phận này chủ yếu điền số lượng. Riêng đối với thông tin về giá sẽ do bên mua hàng đảm trách.
7. Thanh toán kết thúc quy trình mua hàng
Phòng mua căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng để làm phiếu thanh toán. Phòng kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại mọi giấy tờ liên quan đến đơn mua sắm sản phẩm.
Khi tất cả đều hợp lệ sẽ tiến hành trả tiền cho bên bán. Ngược lại, họ thông báo cho bộ phận đảm trách mua điều chỉnh bổ sung.
Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng
Nhằm có căn cứ cho các quyết định, mời bạn điểm qua những lưu ý về quy trình mua hàng. Tin chắc rằng chúng sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất với doanh nghiệp.
Thời điểm cần có hàng
Ngày nay, ngoài việc tăng doanh số bán hàng, doanh nghiệp cần tối thiểu chi phí vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm cần có hàng hết sức quan trọng.
Lưu ý về thời điểm có hàng để cung ứng kịp thời cho sản xuất
Trong quản trị, vấn đề này giúp các đơn vị kiểm soát được dòng chảy nguyên vật liệu. Họ biết cách đặt hàng như thế nào để có mặt tại xưởng đúng thời điểm và chất lượng cam kết.
Như vậy, doanh nghiệp tiết kiệm thêm khoản chi phí lưu kho. Đặc biệt, quan trọng nhất là loại phí cơ hội trong thời gian chôn vốn vật liệu tại đây.
Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn
Nhân viên mua sắm phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sử dụng thực tế để biết đặt bao nhiêu. Hay nó được gọi cách khác là số lượng đặt hàng kinh tế trong quy trình mua hàng.
Đôi khi, vấn đề này còn so sánh với mức tồn kho an toàn. Vì thế, khối lượng đặt hàng bắt buộc thỏa mãn điều kiện đáp ứng đủ cho sản xuất. Đồng thời, tổng lượng hàng tồn không dưới mức tối thiểu hay vượt ngưỡng tối đa.
Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp
Với cùng loại nguyên vật liệu, mỗi nhà cung cấp sẽ chênh lệch giá ít nhiều. Ví dụ, bên bán ở nước ngoài thời gian giao và chi phí phát sinh khác trong nước. Trong đó thời gian chờ là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
Những hàng hóa mua từ quốc tế, việc chờ đợi luôn lâu hơn. Vì thế, đơn hàng phải có số lượng đặt cao để đủ dùng trong lúc đó. Bộ phận mua cần quan tâm đến lưu ý này để có kế hoạch làm việc hiệu quả.
Trên đây là những lưu ý, cách lập quy trình mua hàng cơ bản, phổ biến tại nhiều đơn vị. Để tham khảo thêm kiến thức liên quan khác, bạn hãy truy cập vào Vuiapp.vn ngay và luôn nhé!
