Nguyên tắc 5S trong văn phòng hướng đến sự tinh gọn, nhằm tăng năng suất lao động. Tính hiệu quả đã được chứng minh qua sự thành công của nhiều thương hiệu lớn trên thế giới.
Vậy nguyên tắc 5S trong văn phòng là gì, lợi ích và cách thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất? Tất cả sẽ được Vuiapp.vn phân tích qua bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi để có thêm những kiến thức hữu ích về vấn đề này nhé!
Nguyên tắc 5S trong văn phòng hiểu thế nào?
Nguyên tắc 5S trong văn phòng có nguồn gốc phát triển từ thế kỷ 16. Nó bắt nguồn bởi ý tưởng của những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý. Họ sử dụng kỹ thuật này để kiểm tra chất lượng dây chuyền lắp ráp, sản xuất.
Nguyên tắc 5S đã được chứng minh tính hiệu quả qua nhiều năm
Sau thế chiến thứ 2, quy tắc 5S ngàng càng được ứng dụng rộng rãi hơn. Tiêu biểu trong số đó là ngành chế tạo ô tô của Nhật Bản. Đây được xem như chiếc nôi, đưa tiêu chí chấm điểm 5S văn phòng ra toàn thế giới.
Vậy trong xã hội hiện đại, nguyên tắc 5S trong văn phòng được hiểu như thế nào? Đây là bộ quy tắc sử dụng nhằm tối giản các công cụ và quy trình làm việc. Qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất. Để thực hiện thành công cần có sự kết hợp toàn diện của:
- 整理(Seiri): sàng lọc.
- 整頓(Seiton): sắp xếp.
- 清掃(Seiso): sạch sẽ.
- 清潔(Seiketsu): săn sóc.
- 躾(Shitsuke): sẵn sàng.
Lợi ích đem khi thực hiện 5S tại nơi làm việc
Việc thực hiện 5S trong văn phòng không cứng nhắc, có thể sáng tạo theo nhiều cách. Bởi lẽ, bộ quy tắc này dễ hiểu, dễ nhớ và tính hệ thống cao. Công cụ không chỉ giúp bạn diệt trừ sự bừa bộn thường nhật.
Lợi ích đem lại từ 5S lan tỏa trên diện rộng của công ty
Nguyên tắc 5S trong văn phòng còn giúp làm việc hiệu quả hơn. Theo thời gian sẽ trở thành thói quen đáng quý, một phần trong con người bạn. Nhân viên văn phòng ngày càng ưa chuộng phương pháp này hơn.
Bởi lẽ, tác động tích cực nhìn thấy ngay là không gian làm việc gọn gàng - sạch sẽ - thông thoáng. Thực hiện 5S khi làm việc với máy tính sẽ giúp bạn nhận ra:
- Toàn bộ công việc, nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng.
- Sắp xếp lại thế giới bên trong mỗi cá nhân tại công ty.
- Tạo nên mật trật tự mới, hiệu quả và rõ ràng hơn.
Nếu bạn đang bắt đầu hình thành doanh nghiệp nên dành thời gian để nghiên cứu hệ thống này. Nguyên tắc 5S trong văn phòng giúp xây dựng đội ngũ nhân viên có trách nhiệm. chuyên nghiệp. Bạn sẽ đào tạo cấp dưới một cách thiết thực, ngay từ hành động nhỏ nhất.
Về lâu dài, đây sẽ là phương pháp tạo ấn tượng thực sự tốt với khách hàng. Bởi ở đâu có trật tự nơi đó sẽ tạo ra kỷ luật và trách nhiệm. Bên cạnh đó, nguyên tắc 5S trong văn phòng còn giúp:
- Quản lý thiết bị, hàng hóa.
- Giảm thiểu lãng phí.
- Nhân viên trung thực…
Cách áp dụng nguyên tắc 5S tinh gọn
Sau khi biết về lợi ích, chắc chắn ai cũng muốn biết cách đưa nguyên tắc 5S vào thực tế. Nếu nhân viên kiên trì tuân theo các tiêu chí dưới đây thành công sẽ đến. Hiệu quả là tối đa khi biết cách phối hợp.
Bắt đầu nguyên tắc 5S trong văn phòng với Seiri(sàng lọc)
Seiri là yếu tố đầu tiên của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Nó có nghĩa là phân loại những thứ cần và không cần thiết. Mục đích hướng đến là sự tinh giản đến mức tối đa. Quy tắc này sẽ cho bạn biết số lượng đúng và đủ cho nhu cầu sử dụng.
Seiri sẽ giúp bạn đơn giản hóa những thứ cần có cho công việc
Để triển khai Seiri trong nguyên tắc 5S trong văn phòng cần làm như thế nào? Nhân sự và đồng nghiệp tiến hành quan sát khu vực làm việc quanh mình. Từ đó phân loại thành ba nhóm khác nhau, bao gồm:
- Vật cần có.
- Vật không cần có: Trực tiếp loại bỏ.
- Những thứ chưa xác định được là có cần thiết hay không: Để gọn vào một nơi, có đánh dấu. Nếu trong thời gian như 1 tuần, 1 tháng vẫn chưa dùng đến thì cất vào tủ hoặc loại bỏ.
Từ cách thực hiện này, bạn sẽ thấy Seiri có tầm quan trọng rất lớn đối với bất kỳ ai. Trong đó cần kể đến các lợi ích chính như:
- Giảm thiểu tối đa vật dụng, máy móc không còn dùng đến, chiếm nhiều không gian làm việc.
- Giảm thiểu diện tích lưu trữ, số lượng các loại đồ nhu tủ đựng hồ sơ, tủ tài liệu,…
- Giảm bớt các dụng dụ cụ không cần thiết phải dùng tới tại văn phòng công sở.
Seiton(sắp xếp)
Seiton là chữ S thứ hai của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Quy tắc này hướng đến sắp xếp không gian làm việc cũng như đồ vật gọn gàng, khoa học. Qua đó đảm bảo tính tiện lợi nhất cho quá trình sử dụng nhiều lần. Phương thức triển khai đơn giản, dễ hiểu với các thao tác như sau:
Các dụng cụ hay sử dụng sắp xếp trong phạm vi tầm với
- Để gần tầm với: Đối với vật dụng, máy móc, công cụ thường xuyên sử dụng hàng giờ, hàng ngày.
- Để xa tầm với hoặc nơi dễ tìm: Đối với những thứ ít dùng tới.
- Cất vào tủ hoặc kho chứa đồ tại cơ quan làm việc: Áp dụng cho những vật lâu ngày mới dùng đến.
Nếu tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc này sẽ mang về nhiều ưu điểm. Doanh nghiệp chính là nhân tố đầu tiên hưởng các lợi ích như:
- Giảm khoảng thời gian làm việc nhưng không thực sự tạo ra giá trị.
- Các vật dụng luôn sẵn có khi cần và không mất nhiều thời gian kiểm tra.
- Hạn chế tình trạng mất tài sản cá nhân cũng như của chung.
- Xây dựng môi trường làm việc đề cao tính ngăn nắp và chuyên nghiệp trong từng chi tiết.
Seiso(sạch sẽ) – tiêu chí chấm điểm 5S văn phòng cần có
Seiso là yếu tố không thể thiếu, tạo nên thành công của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Nhiệm vụ là định hướng mọi người vệ sinh sạch sẽ thiết bị, dụng cụ làm việc. Nhờ đó mang tới tinh thần thoải mái, không áp lực và vướng bận.
Sạch sẽ đem tới cảm giác hứng khởi cho tinh thần mỗi nhân viên
Cách triển khai nguyên tắc 5S trong văn phòng này cũng không hề phức tạp. Doanh nghiệp nên áp dụng theo phương án sau đây:
- Từng cá nhân của mỗi phòng ban được chia nhiệm vụ, khu vực cần làm sạch tại cơ quan.
- Tiếp theo là tiến hành vệ sinh dụng cụ, thiết bị, cơ sở vật chất tại khu làm việc của mình.
- Cải tiến, điều chỉnh nhằm tạo ra môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
Như đã biết, Seiso đem tới sự gọn gàng, sạch đẹp, tạo ra cảm giác thoải mái, hứng khởi. Thiết bị và dụng cụ cũng giảm thiểu hư hỏng từ các tác động không đáng có. Đó còn là cơ sở tạo hình ảnh đẹp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng, đối tác.
Seiketsu(săn sóc)
Với nguyên tắc 5S trong văn phòng, Seiketsu giúp doanh nghiệp triển khai và duy trì 3S đầu tiên. Để đưa điều này vào thực tiễn, doanh nghiệp nên bắt đầu như sau:
Seiketsu đảm bảo quá trình diễn ra theo kế hoạch, có hiệu quả
- Tiến hành thảo luận, lập tiêu chuẩn và nguyên tắc cho các hoạt động, quy trình làm việc.
- Thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra một cách nghiêm túc trong môi trường công ty.
- Tiến hành kiểm soát, theo dõi, đôn đốc, đánh giá quy trình áp dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng.
Qua đây, bạn chắc chắn cũng đã hiểu về tầm quan trọng của Seiketsu. Đó là đảm bảo quy tắc S1 đến S3 được chuẩn hóa. Văn hóa và môi trường văn phòng được hình thành, phát triển có bài bản.
Sitsuke(sẵn sàng)
Sitsuke được hiểu là mọi thành viên, nhân tố đều sẵn sàng tuân thủ nguyên tắc 5S trong văn phòng. Họ bao gồm:
Shitsuke tiến hành thông qua chương trình đào tạo, huấn luyện
- Các cá nhân.
- Phòng ban/bộ phận.
- Chức vụ doanh nghiệp.
Điều này đạt được nhờ quá trình đào tạo tiêu chuẩn cho từng đối tượng ở trên. Qua đó, họ sẽ hình thành thói quen, cung cách vận hành mà tổ chức đã đề ra. Cách thực hiện cụ thể được đưa vào trong thực tế như sau:
- Lên kế hoạch cho chương trình huấn luyện, hướng dẫn nhân viên.
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quá trình trên.
- Tiến hành đào tạo, chuẩn hóa theo từng đợt hoặc trên diện rộng cho toàn thể doanh nghiệp.
- Đo lường hiệu quả của nguyên tắc 5S trong văn phòng.
Tầm quan trọng của Sitsuke là tạo thói quen, quy tắc làm việc tự giác, thân thiện, chuyên nghiệp. Sự ngăn nắp và hiện đại giúp nâng cao hiệu quả, phát triển ổn định.
Trên đây là những điều mà doanh nghiệp hay cá nhân đều nên học hỏi và đưa vào ứng dụng. Cách làm không khó nhưng lại có thể giúp mọi đối tượng hoàn thiện hơn. Vuiapp.vn hy vọng rằng độc giả cũng sẽ sớm thành công với nguyên tắc 5S trong văn phòng.
