PDCA là công cụ hữu dụng với mọi đối tượng, dù là ai và làm trong lĩnh vực nào. Chu trình cho phép cải tiến chất lượng, tăng năng suất và sự hài lòng của cá nhân/tập thể.
Vậy PDCA là gì? Làm thế nào để hiểu toàn diện và áp dụng nhanh chóng vào trong thực tiễn? Bạn sẽ biết câu trả lời ngay khi đọc xong bài viết dưới đây. Ngoài ra còn vô vàn thông tin hữu ích, chắc chắn không làm lãng phí thời gian của độc giả.
PDCA là gì?
PDCA bắt đầu từ ý tưởng sơ khai đầu tiên vào 1930 bởi nhà vật lý Walter Andrew Shewhart. Ông hướng đến việc phát triển một phương pháp tuần hoàn với nhiệm vụ đảm bảo chất lượng. Người học trò sau này là William Edwards Deming đã hoàn thiện lý thuyết ở những năm 1950.
Chu trình PDCA tập trung vào quá trình cải tiến không ngừng
Đó cũng chính là lý do mọi người hay gọi PDCA với tên khác là chu kỳ Deming. Nó được tạo nên từ bốn giai đoạn quan trọng sẽ được phân tích trong phần sau. Tuy nhiên, mục tiêu cốt lõi chính là học hỏi, nghiên cứu liên tục.
Cụ thể hơn, phương pháp này hướng đến việc đảm bảo chất lượng, hiệu quả và liên tục. Với học thuyết mở rộng, mô hình còn hữu ích cho bất kỳ quá trình học tập, cải tiến nào.
Tại sao PDCA là chu trình kiểm soát chất lượng hiệu quả?
PDCA được công nhận là chu trình kiểm soát chất lượng hiệu quả. Bởi lẽ, tính ứng dụng và kết quả tích cực đem lại thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau. Dưới đây là một số khía cạnh tiêu biểu có thể đạt được kết quả cao.
PDCA là cách cải thiện và quản lý trên nhiều phương diện
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 bước trong chu trình PDCA
Việc nắm được nội dung của bốn bước chính trong PDCA rất quan trọng. Bởi lẽ, chúng là thành phần thiết yếu trong quản lý tinh gọn, nơi cải tiến liên tục diễn ra. Nhìn một cách tổng thể, mục tiêu chung cần đạt của các giai đoạn này bao gồm:
- Lập kế hoạch tương lai.
- Phân tích kết quả.
- Đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến sự phát triển của công ty.
Từng giai đoạn đảm nhiệm vai trò cụ thể như thế nào? Bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể trong phần dưới đây.
Bước 1: Plan (kế hoạch)
Bước đầu tiên trong chu trình PDCA là lập kế hoạch và chiến lược kỹ lưỡng. Ở giai đoạn này, bạn vạch ra dự định cho tất cả các bước sẽ thực hiện trong tương lai. Thông thường, nó sẽ được tiếp tục chia nhỏ thành bốn giai đoạn sau:
PDCA bắt đầu với việc lập kế hoạch dựa trên vấn đề cần giải quyết
- Xác định vấn đề.
- Phân tích chi tiết vào từng khía cạnh trong vấn đề.
- Đánh giá nguyên nhân gốc rễ.
- Lập kế hoạch hành động ngắn hạn và lâu dài.
Việc phải xác định những điều này ngay lập tức có thể khiến bạn bối rối. Nếu chưa biết bắt đầu như thế nào, hãy dành thời gian suy nghĩ về các câu hỏi sau:
- Vấn đề trong tổ chức đang gặp phải là gì?
- Nguyên nhân hiện hữu và sâu xa bắt nguồn từ đâu?
- Cần tiến hành thế nào để có thể giải quyết được?
- Doanh nghiệp cần có nguồn lực bổ trợ nào?
- Giải pháp tối ưu cho vấn đề cấp thiết đó là gì?
- Giải pháp tác động đến vấn đề theo chiều hướng, cấp độ ra sao?
Một kế hoạch hoàn hảo giúp các bước sau diễn ra suôn sẻ hơn. Mỗi thành viên trong nhóm nên dành nhiều thời gian và nỗ lực cho giai đoạn này. Bởi lẽ, công sức bỏ ra đều rất xứng đáng. Đây là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công của chuỗi hoạt động về sau.
Bước 2: Do (thực hiện)
Sau khi đã thiết kế kỹ lượng kế hoạch hành động, cả nhóm nên bắt tay ngay vào thực hiện. Quá trình thực thi có thể sẽ không lý tưởng như trên lý thuyết. Chúng dễ bị sai sót nhưng vẫn giảm thiểu được nếu như bước trên đủ tốt.
Khi đã có kế hoạch, các thành viên bắt tay vào hành động
Giai đoạn này được coi là quan trọng nhất trong chu kỳ PDCA. Vì thế, bạn nên thực hiện theo từng bước nhỏ dưới sự giám sát chặt chẽ. Làm đến đâu nên có sự đánh giá đến đó. Điều này mang ý nghĩa to lớn trong việc giảm thiểu rủi ro cho quá trình còn lại.
Bước 3: Check (kiểm tra)
Sau khi đã thực hiện kế hoạch là lúc đánh giá kết quả mà nó tạo ra. Bước này cũng là điều thiết yếu, không thể bỏ qua. Bởi lẽ, chúng cho phép xem xét lại hiệu quả các giai đoạn trên. Từ đó, việc phân tích ưu-nhược điểm cũng như thực hiện chiến lược thay đổi được đưa ra.
Kiểm tra, đánh giá lại quy trình hành động để tìm cách cải thiện tốt hơn cho vòng lặp
Bạn cần so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn kỳ vọng ở phân đoạn thứ nhất. Nếu không đáp ứng được tiến độ giả định, hãy tìm kiếm giải pháp tốt hơn. Tại đây, bạn cũng nên xác định vấn đề đã dẫn tới những điều không như mong đợi là gì.
Nó giúp loại bỏ rủi ro có thể xảy đến trong tương lai cho các vấn đề tương tự. Bước kiểm tra tác động rất lớn đến chuỗi quyết định đưa ra tiếp theo. Vì thế, chúng phải được diễn đạt bằng con số, biểu đồ hợp lệ. Sự sở hở trong giai đoạn này dẫn đến nguy cơ sụp độ, lệch định hướng.
Bước 4: Act (hành động)
Giai đoạn cuối cùng trong chu trình PDCA là đi đến hành động. Giả sử, kế hoạch đề ra đáp ứng được tất cả yêu cầu và tạo ra hiệu quả. Nó đồng nghĩa với việc nên triển khai, áp dụng trên quy mô lớn hơn. Ngược lại, trong trường hợp không đạt tiêu chuẩn sẽ ra sao?
Dù thành công hay thất bại đây cũng là bước cần có cho quy trình tiếp theo
Bạn sẽ quay về bước đầu tiên và lập lại dự định cho dự án. Tuy nhiên, điều này không phải là toàn bộ những gì đã làm trở nên vô nghĩa. Đó sẽ là kinh nghiệm, bổ sung chuyên môn cho lần thử tiếp theo.
Khi nào nên sử dụng PDCA?
Như đã biết, PDCA áp dụng được cho mọi quy trình cần sự học hỏi và cải tiến. Trong trường hợp cụ thể là doanh nghiệp, chu kỳ phát huy hiệu quả mạnh mẽ cho hoạt động như:
PDCA hoạt động trên khắp mọi lĩnh vực đòi hỏi sự đổi mới liên tục
- Thử nghiệm và đánh giá đa giải pháp.
- Bắt đầu một dự án hoặc sáng kiến với nhiều sự cải tiến mới. Nó có thể liên quan đến quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thu thập dữ liệu phân tích để đánh giá cấp độ hoặc xác minh nguyên nhân.
- Thực hiện đổi mới liên tục.
Ví dụ về cách thực hiện chu trình PDCA
Trong thực tế, tổ chức thường áp dụng PDCA kết hợp Kaizen. Nhờ đó, họ đã giải quyết được gần như mọi vấn đề đang tồn đọng. Để giúp bạn hiểu hơn về cách thực hiện, hãy cùng đến với một số ví dụ sau. Đây là những thương hiệu nổi tiếng và đã ứng dụng rất thành công.
Bệnh viện Mayo
Mayo Clinic là một bệnh viện và trung tâm nghiên cứu phi lợi nhuận đẳng cấp thế giới. Họ đã thực hiện nghiên cứu để cải tiến chất lượng. Mục đích hướng tới là phân tích thời phải chờ của bệnh nhân. Những người này là đối tượng đang trong danh sách chờ đợi được cấy ghép.
Ý tưởng ở đây thể hiện sử dụng nguyên tắc PDCA với sự hỗ trợ của Kaizen. Bệnh viện hướng đến việc xem xét, tinh chỉnh quy trình điều trị. Cụ thể hơn là tập trung vào khâu quản lý hồ sơ bệnh nhân và thời gian chờ đợi.
Cuối cùng, sau những chu kỳ cải tiến liên tục kết quả đã vượt qua kỳ vọng. Số giờ cần có cho việc xét nghiệm đã từ 7.3 giảm xuống còn 3 tiếng. Số người phải ở trong danh sách chờ đợi cũng bớt đi 31%.
Toyota
Đây cũng là một ví dụ chu trình PDCA điển hình rất đáng quan tâm. Tính đến năm 2021, Toyota Motor Corporation là công ty lớn thứ bảy trên thế giới. Họ đã không ngừng đổi mới trong hệ thống sản xuất.
Những hoạt động kém hiệu quả đã được các nhân viên phát hiện ra. Những người này tìm cách để cải thiện với sự hỗ trợ của PDCA. Các quyết định đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ đó, sản phẩm và dịch vụ đưa lên tầm cao mới.
Nike
Công ty sản xuất giày hàng đầu đã từng nhận về chỉ trích vì trả lương thấp. Họ đã áp dụng PDCA với kế hoạch trao quyền cho nhân viên, đối tác và khách hàng. Một loạt chính sách khuyến khích được đưa ra. Chúng nhằm mục đích cải thiện điều kiện làm việc và hiệu quả tại nhà máy.
Các thương hiệu lớn như Nike đã có nhiều bứt phá với PDCA
Sau sự cải tiến không ngừng, nhu cầu của người lao động được đảm bảo mức tốt hơn. Đây cũng là cách giúp loại bỏ lãng phí gián tiếp. Doanh thu đã tăng lên gấp đôi từ 100 tỷ USD lên đến hơn 200 tỷ USD vào năm 2021.
Đây không phải là phương pháp mới lạ nhưng tính hiệu quả chưa bao giờ suy giảm. Để thích ứng nhanh chóng, doanh nghiệp nên sớm đưa mô hình này vào thực tiễn. Vuiapp.vn hy vọng bạn sẽ không ngừng kiến tạo, bứt phá và thành công với PDCA