Quản lý tài liệu thường mất nhiều thời gian, chi phí vận hành và rất cồng kềnh. Do đó, đây được xem là cơn ác mộng của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay có giải pháp hiệu quả giúp vấn đề trở nên đơn giản hơn.
Dưới đây Vuiapp.vn sẽ chia sẻ với bạn về tầm quan trọng cũng như các phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Tin chắc nội dung mà chúng tôi chia sẻ sẽ không khiến độc giả thất vọng.
Phần mềm quản lý tài liệu có gì nổi bật?
Phần mềm quản lý tài liệu giúp lưu trữ dưới dạng bản mềm. Nhờ đó, mọi thông tin của doanh nghiệp được số hóa nhanh chóng, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Lúc này, bạn chỉ cần gõ vào ô tìm kiếm, vài giây sau sẽ xuất hiện dữ liệu bản thân cần.
Phần mềm quản lý tài liệu giúp lưu trữ dưới dạng bản mềm
Với sự phát triển công nghệ tân tiến, phần mềm trở thành công cụ không thể thiếu của công ty, cơ quan nhà nước. Đồng thời, tài liệu cứng là nguyên nhân dẫn tới trì trệ khi vận hành doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vấn đề này chưa kể tới yếu tố khách quan như thiên tai, nhiệt độ, nấm mốc, độ ẩm.... Từ đó khiến văn bản, tài liệu giấy bị hư hỏng, giảm hiệu quả công việc.
Cúng chính vì vậy, phần mềm lưu trữ điện tử là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu của công ty và vận hành ổn định trong tương lai.
Tầm quan trọng phần mềm lưu trữ tài liệu
Dễ nhận thấy, ý nghĩa và tầm quan trọng tài liệu trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước rất lớn. Thế nhưng, việc quản lý hồ sơ lại chưa được tốt, mang lại hiệu quả cao.
Ý nghĩa và tầm quan trọng tài liệu trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước rất lớn
Do đó, việc nhận thức vai trò của công việc quản lý, khai thác và dùng chúng sẽ đem đến kết quả tích cực cho hoạt động công ty. Bởi:
- Hồ sơ và tài liệu chính là căn cứ quan trọng của mỗi dự án, phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Là cơ sở sửa chữa, đối chiếu sao cho đúng chuẩn với kế hoạch đề ra.
- Hồ sơ dự án đóng vai trò quan trọng khi nghiên cứu tình hình, kiểm soát tiến độ và thúc đẩy hiệu quả công việc.
- Là cơ sở chỉ đạo và nắm bắt tình hình triển khai kết quả đạt được của mỗi dự án.
- Là bằng chứng pháp luật trong các tình huống khẩn cấp, cần thiết.
2 giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp phổ biến
Trong khi Chính phủ ngày ngày kêu gọi các công ty chuyển đổi số. Nhằm phát triển bền vững, gia tăng lợi thế cạnh tranh, còn nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay ở bước số hóa.
Số hóa dùng để chỉ chuyển đổi tài liệu dưới hình thức văn bản giấy thành tín hiệu số máy tính hiểu được. Đây là một trong những biện pháp lưu trữ tối ưu nhất hiện nay giúp đơn vị giải quyết việc truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin đơn giản.
Song song với đó, doanh nghiệp hãy quản lý tài liệu thông qua 2 giải pháp dưới đây:
Quản lý tài liệu bằng phương pháp truyền thống
Quản lý dữ liệu theo phương pháp truyền thống được thực hiện bằng cách ghi chép trên sổ sách, giấy tờ…. Sau đó, sẽ đánh dấu mã và kẹp vào mỗi túi hồ sơ hoặc đóng thành quyển lưu trữ tại thư viện, kho.
Quản lý dữ liệu theo phương pháp truyền thống được thực hiện bằng cách ghi chép trên sổ sách, giấy tờ
Cách lưu trữ kể trên thường gặp nhiều khó khăn khi khối lượng hồ sơ, tài liệu, công bằng ngày một nhiều. Từ đó, tỷ lệ thuật với quy mô, thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Lúc công ty mới thành lập dùng tủ tài liệu, sau vài năm với số lượng lớn cần xây dựng kho.
Hình thức truyền thống làm cho nhiều công ty tốn thời gian lưu trữ và chi phí vận hành. Thậm chí, đơn vị còn gặp sai sót khi thu thập thông tin. Ngoài ta, tài liệu bằng giấy bị giới hạn khả năng chia sẻ nên gặp rủi ro về bảo mật.
Không những vậy, vì lưu trữ lâu ngày trong môi trường thiếu độ ẩm, ánh sáng nên tài liệu thường mối mọt, hư hỏng. Theo đó, mọi thứ không còn nguyên vẹn làm ảnh hưởng tới tình truyền tải thông tin và mất thời gian hồi phục.
Lưu trữ tài liệu bằng phương pháp hiện đại
Với sự ra đời hệ thống máy tính, nhiều công ty chuyển đổi hình thức quản lý tài liệu truyền thống sang hiện tại. Đây chính là nơi lưu trữ dữ liệu qua PC hoặc công cụ đám mây. Điển hình như Microsoft Office dùng để soạn thảo văn bản, Google Drive, Dropbox lưu trữ….
Với sự ra đời hệ thống máy tính, nhiều công ty chuyển đổi hình thức quản lý tài liệu truyền thống sang hiện tại
Nhiều công ty cho rằng chỉ cần bỏ tiền trang bị cơ sở hạ tầng máy tính với cấu hình cao, ổ cứng sở hữu dung lượng lớn là đáp ứng nhu cầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp quên mất rằng lưu trữ chỉ là một phần công việc, còn chia sẻ, quản lý, cộng tác giữa những chi nhánh, phòng ban nữa.
Mặt khác, quản lý dữ liệu bằng công cụ đám mây như Google Drive có thể đáp ứng yêu cầu chia sẻ thông tin. Thế nhưng, phần mềm hạn chế dung lượng, tính bảo mật không tốt. Mặc dù vậy chức năng đặt mật khẩu dễ bị vượt qua.
Kết luận
Có thể nói, quản lý dữ liệu dự án là việc làm quan trọng và cần thiết. Thế nhưng, ở một vài doanh nghiệp vấn đề này chưa được chú trọng. Thực tế, nhiều tài liệu quản lý thủ công dẫn tới lưu kho chồng chất, thất thoát theo thời gian. Từ đó, việc tìm kiếm trở thành nỗi ám ảnh của nhiều công ty.
Chắc hẳn với những gợi mở vừa rồi giúp độc giả nắm rõ giải pháp quản lý tài liệu cho doanh nghiệp hiệu quả. Bạn đừng quên theo dõi Vuiapp để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác.
