Tờ trình là gì? Công dụng và bố cục của một mẫu tờ trình thế nào là chuẩn theo quy định? Vuiapp.vn sẽ giúp bạn giải đáp, làm rõ thắc mắc thông qua bài viết tổng hợp này.
Cụ thể, bạn sẽ biết nhiệm vụ của dạng văn bản này. Bên cạnh đó là các phần cần có đúng chuẩn mẫu tờ trình phê duyệt đang được lưu hành. Hãy tham khảo để biết cách viết và truyền đạt mục đích sử dụng của mình.
Tờ trình là gì?
Trong phần này sẽ giải thích đến quý bạn đọc tờ trình là gì. Đây là một văn bản được sử dụng trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết trong số đó dùng để trao đổi tại các tổ chức thuộc quyền quản lý nhà nước.
Các mẫu tờ trình thường được lưu hành trong cơ quan nhà nước
Văn bản sử dụng để đưa ra đề xuất nào đó với cấp trên về một sự việc, giải pháp,…Mục đích hướng đến là xin phê chuẩn, kết luận hoặc chỉ đạo từ những người có chức danh cao hơn. Qua đây, bạn chắc hẳn cũng đã hiểu được khi nào nên sử dụng tờ trình.
Viết tờ trình không khó nhưng cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố đối với một văn bản quy phạm. Ngoài ra, nội dung đề đạt phải hợp lý, có khả năng được xét duyệt.
Các loại tờ trình
Sau khi biết các loại tờ trình là gì, bạn sẽ thấy được sự phong phú về cả hình thức đến mục đích. Những dạng phổ biến nhất, cần phải kể đến như là:
- Mẫu tờ trình xin cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất cho một cơ quan nào đó.
- Tờ trình đề nghị sửa chữa, phê duyệt dự án.
- Tờ trình dùng để xin kinh phí cho hoạt động công đoàn.
- Tờ trình bổ nhiệm cán bộ….
Trong thực tế, việc sử dụng không nhất thiết chỉ được gói gọn trong các loại đã kể trên. Bạn nên nắm rõ khái niệm tờ trình là gì và tạo ra những mẫu phù hợp nhu cầu thực tế.
Bố cục tờ trình
Để cụ thế hóa hơn lời giải đáp tờ trình là gì, bạn nên đi sâu hơn vào phân tích bố cục. Mỗi phần có chức năng khác nhau, khi kết hợp trở thành một văn bản đúng quy chuẩn. Bên cạnh đó, nếu vận dụng thông minh sẽ là cách để thuyết phục người nhận chấp thuận.
Đưa ra lý do
Phần đầu tiên bắt buộc phải có trong tờ trình là gì? Đó chính là đưa ra lý do tại sao lại trình bày nội dung trong văn bản.
Tờ trình cần bắt đầu từ mục đích gửi đến người nhận
Các cá nhân và tổ chức căn cứ dựa trên những nhận định về tình hình trong thực tế. Qua đó làm nổi bật nhu cầu bức thiết, mong muốn được giải quyết trong khoảng thời gian ngắn. Khi trình bày cần đảm bảo sử dụng lời văn và góc nhìn mang tính khách quan.
Các phân tính, lập luận xác đáng, phản ánh chân thực những điều đang tồn tại. Nhờ thế, tờ trình sẽ trở nên chuyên nghiệp và có tính thuyết phục cấp trên.
Nội dung đề xuất
Những điều cần nêu ra trong phần nội dung đề xuất của tờ trình là gì? Trong đó cần hàm chứa các phương án, sự phát triển và chứng minh bằng lập luận chặt chẽ. Quan trọng hơn cả chính là tính khả thi cho hành động đưa ra. Cụ thể như sau:
- Tóm tắt nội dung đề nghị, phương án khả thi kèm theo thông tin có độ tin cậy cao.
- Chỉ ra những lợi ích nếu được áp dụng vào trong thực tiễn. Các mục tiêu và dự tính cần dựa trên con số, kết quả cụ thể kỳ trước hoặc trong tương lai.
- Nêu ra những khó khăn và thuận lợi khi triển khai dự án. Tiến tới là các biện pháp dùng để khắc phục, nâng cao hơn nữa triển vọng đem lại.
- Nêu ý nghĩa và tác dụng của đề xuất mới trong sản xuất, đời sống xã hội, công tác quản lý,…
Trong suốt quá trình triển khai nội dung cần đảm bảo tính trung thực. Bên cạnh đó là lập luận chặt chẽ trong cách hành văn.
Kiến nghị cấp trên
Đây chính là phần đề cập trực tiếp mục đích sử dụng tờ trình là gì. Yêu cầu đó có thể là xin lựa chọn một trong các phương án hoặc phê duyệt theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, người soạn thảo cũng có thể trình này thêm biện pháp dự phòng nếu cần thiết.
Phần cuối kết thúc bằng kiến nghị cấp trên
Trong các ví dụ về tờ trình, bạn sẽ thấy người viết áp dụng văn phong nghiêm túc, lịch sự. Lời văn đan xen chút tha thiết. Bên cạnh đó cũng cần đảm bảo tính khả thi để người có đủ thẩm quyền giải quyết.
Lưu ý khi viết tờ trình nội bộ
Trong phần này sẽ tổng hợp lại những lưu ý quan trọng đối với tờ trình là gì. Bên cạnh việc đáp ứng nội dung, đây là cách để bạn được đánh giá cao hơn, đạt mục đích.
Văn bản cung cấp cần tham khảo tài liệu xác thực và đính kèm phụ lục nếu cần thiết
- Lưu ý về lý do, căn cứ: Dùng lối hành văn chuẩn mực. Qua đó thể hiện nhu cầu khách quan và hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
- Lưu ý đề xuất: Ngôn ngữ có tính chọn lọc, tập trung vào sự thuyết phục. Bạn cũng cần đảm bảo cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Việc lựa chọn tài liệu chính thống, thực hiện xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực.
- Lưu ý trong phần kiến nghị: Văn phong lịch sự, nhã nhặn và tọ đưucọ niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình có thể đính kèm phụ lục minh họa cho các phương án.
Trên đây là những điều cơ bản cần biết khi tham gia vào một cơ quan, tổ chức. Để có một văn bản hoàn chỉnh phải tìm hiểu quy chuẩn cùng quá trình dồn tâm sức nghiên cứu phương án. Vuiapp.vn tin rằng bạn đã nắm rõ tờ trình là gì và chủ động áp dụng khi cần thiết.
