Quy trình ứng lương tại mỗi doanh nghiệp có những điểm khác biệt nhất định. Nhưng nhìn chung, các cách làm truyền thống đang ngày càng bộc lộ rõ sự bất cập.
Vậy tự động hóa quy trình ứng lương cho nhân viên như thế nào? Điều này sẽ được phân tích cụ thể thông qua bài viết của Vui App dưới đây. Từ đó, chứng minh rằng đã đến lúc doanh nghiệp nên có phương pháp đổi mới. Để biết giải pháp thay thế tốt nhất hiện nay là gì, hãy đọc đến phần cuối cùng.
Quyền lợi và nhu cầu tạm ứng tiền lương của nhân viên
Dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hoặc quy mô nào cũng đều cần xây dựng quy trình ứng lương. Bởi lẽ, đây là quyền lợi và nhu cầu chính đáng trong thực tế và đã định rõ tại luật. Cụ thể các trường hợp trích từ bộ luật lao động 2019 như sau:
Tạm ứng tiền lương là nhu cầu chính đáng của người lao động và cần được đáp ứng
- Hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán (khoản 3, điều 97): Tạm ứng một khoản tương đương khối lượng công việc đã làm.
- Người đang thực hiện nghĩa vụ công dân (khoản 2, điều 101): Là đối tượng cần đưa vào quy trình ứng lương. Số tiền được nhận tương ứng với số ngày nghỉ, từ 1 tuần trở lên và không quá 1 tháng.
- Nghỉ hàng năm(khoản 3, điều 101): Tạm ứng một khoản ít nhất bằng tiền công những ngày nghỉ.
- Tạm đình chỉ(khoản 2, điều 128): Hưởng tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.
- Thỏa thuận hai bên(khoản 1, điều 101): Được hưởng mức nhất định sau quá trình trao đổi.
Trên đây chính là 5 quyền lợi và nhu cầu tạm ứng cơ bản của nhân viên. Vì thế, ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp cần vạch sẵn quy trình ứng lương.
Doanh nghiệp thường gặp khó khăn gì khi ứng lương cho nhân viên
Khi triển khai quy trình ứng lương vào trong thực tế, doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Với cách làm truyền thống, họ thường đối mặt với trở ngại dưới đây. Chắc chắn sẽ có nhiều người nhìn thấy hình ảnh của mình thông qua các vấn đề này.
Áp lực dòng tiền
Điều này dễ xảy ra ở doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Đôi khi, sự xoay vòng của nguồn ngân sách không đủ để chi trả cho các khoản ứng lương. Những thâm hụt tạm thời này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh, sản xuất.
Hoạt động ứng lương có thể gây áp lực lên dòng tiền
Giả sử, họ không còn đủ tiền để nhập nguyên vật liệu trong tháng đó. Đôi khi, các công ty còn phải sử dụng khoản dự phòng để chi cho hoạt động tạm ứng. Những trường hợp như vậy đã khiến tình hình tài chính bất ổn, khó chống đỡ trước sự phát sinh.
Gánh nặng về thủ tục và khối lượng công việc
Quy trình ứng lương truyền thống tồn tại không ít những gánh nặng. Thủ tục giấy tờ và khối lượng công việc là hai yếu tố nhìn thấy rõ ràng nhất.
Số lượng thủ tục khi ứng lương truyền thống không hề nhỏ
Đầu tiên, bộ phận Nhân sự cần rà soát đối tượng nhân viên. Qua đó, họ xác định những người này được hưởng chế độ ứng lương như thế nào. Giả sử, thâm niên làm việc khác nhau dẫn đến mỗi người sẽ có số ngày nghỉ phép nhất định.
Sau khi tính toán, kế toán mới cho ra được số tiền được ứng là bao nhiêu. Tiếp đó, họ phải lập văn bản ghi nhận hoạt động ứng lương và trình lên cấp trên phê duyệt. Đối với những trường hợp phải hoàn ứng còn phức tạp hơn nữa.
Quy trình ứng lương gia tăng độ khó nhiều lần khi có đội ngũ nhân viên lớn. Chỉ riêng những hoạt động này đã gây tốn kém đáng kể thời gian, công sức. Nếu được tối ưu, bộ phận Nhân sự có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động tạo giá trị cho doanh nghiệp.
Hạn chế về công nghệ
Hạn chế về công nghệ cũng gây ra khó khăn, vướng mắc trong quy trình ứng lương. Dữ liệu, thông tin về công và lương thiếu tính đồng bộ, chính xác. Khi xảy ra sự cố sẽ tiêu tốn nhiều thời gian rà soát lại.
Việc cập nhật và quản lý khối lượng dữ liệu lớn cũng khiến doanh nghiệp bối rối. Thêm vào đó là rủi ro về tính bảo mật khi lưu trữ trên văn bản, giấy tờ.
Giải pháp tự động hóa quy trình ứng lương mới cho doanh nghiệp và người lao động
Với hàng loạt bất cập trong quy trình ứng lương, doanh nghiệp nên nghĩ tới việc đổi mới. Giải pháp thay thế được Vui App giới thiệu chính là Chi lương Linh hoạt. Ưu điểm nổi trội khi so sánh với cách làm truyền thống như sau:
Chi lương Linh hoạt là giải pháp thay thế nên được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi
- Chi lương Linh hoạt là ứng dụng thiết lập kết nối với hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ người lao động hưởng lương trước ngày trả cố định linh hoạt hơn. Bộ phận quản lý không cần tốn nhiều thời gian rà soát.
- Chi lương Linh hoạt cập nhật số ngày đã làm trong tháng sát với thời gian thực. Từ đó, ứng dụng tự động tính toán ra khoản tiền tối đa được tạm ứng theo chính sách công ty đã được bộ phận Nhân sự quy định.
- Mọi thác tác đều tự động hóa, diễn ra ngay trên ứng dụng. Nhờ thế, tiết kiệm thời gian cho các bên, đơn giản hóa, lược bỏ thủ tục rườm rà.
- Cuối tháng, doanh nghiệp thống kê, thực hiện hoàn ứng, chi trả phần còn lại dễ dàng, minh bạch.
Chi lương Linh hoạt không chỉ dừng lại ở tiện ích trong quy trình ứng lương. Bên cạnh đó còn là những sự hỗ trợ tuyệt vời khác liên quan đến các khoản thu nhập nhân viên.
Trên đây là những thông tin cần biết với mọi nhà lãnh đạo và bộ phận Nhân sự. Đáp ứng chuẩn xác, nhanh chóng nhu cầu của người lao động tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp. Vuiapp.vn tin rằng bạn đã có ý tưởng mới trong việc cải cách quy trình ứng lương sau bài viết.
