Workflow là gì? Quy trình này đang được doanh nghiệp của bạn áp dụng ở mức độ nào? Hãy để Vuiapp.vn giúp bạn định nghĩa và giải thích cụ thể thông qua bài viết dưới đây.
Đây còn là cơ hội để độc giải được hiểu rõ hơn về vai trò của Workflow diagram. Quan trọng hơn, bạn sẽ nắm được lý thuyết nền tảng cùng các bước xây dựng thành công. Chưa dừng lại, công cụ tuyệt vời hỗ trợ bạn thực hiện sẽ được tiết lộ cuối bài viết.
Workflow là gì?
Trong cụm từ Workflow, “work” nghĩa là công việc, còn “flow” được hiểu là dòng chảy. Do đó Workflow được hiểu là luồng công việc hoặc quy trình làm việc. Trong đó bao hàm chi tiết các nhiệm vụ được sắp xếp theo trật tự, hệ thống chuẩn hóa.
Workflow giúp phân chia, sắp xếp công việc một cách khoa học
Mọi thành viên tham gia đều dễ dàng theo dõi và nắm rõ vai trò của mình. Ứng dụng Workflow sẽ giúp các nhiệm vụ hoàn thành nhanh chóng, quy củ. Nhờ vậy, hiệu suất tăng lên, giảm tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng.
Để dễ hình dung hơn về Workflow là gì, bạn nên tham khảo ví dụ sau đây. Giả sử, luồng công việc đã được cài đặt sẵn trong quy trình bán hàng. Hệ thống sẽ tự động gửi Email kèm hóa đơn điện tử cho khách hàng, đối tác, đại lý,… Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, độ chính xác cao.
Nhiều người cũng thắc mắc Workflow trong Marketing là gì. Đó là những thao tác tự động có thể kích hoạt dựa trên hành vi của đối tượng mục tiêu. Giả sử, hệ thống nhận thấy khách hàng đã chia sẻ hoặc tải xuống nội dung từ trang của bạn.
Ngay lập tức, một tin nhắn cung cấp thêm thông tin về điều họ đang quan tâm. Qua đó, tăng khả năng chuyển đổi đáng kể.
Lợi ích của Workflow
Học cách vẽ Workflow và áp dụng vào công việc sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Quy trình hoạt động được đơn giản hóa, rõ ràng và mang lại hiệu quả cao nhất. Để hiểu hơn, hãy cùng xem những điều có thể khai thác dưới đây nhé!
Thiết lập quy trình hoạt động trực quan
Khi tìm hiểu về Workflow là gì, đây là lợi ích đầu tiên cần kể đến. Nó đem tới một bản sơ đồ quy trình làm việc logic, trực quan nhất. Mọi nhiệm vụ cho từng đội nhóm sắp xếp và thể hiện rất rõ ràng. Tình trạng sai sót giảm thiểu tối đa, nhất là trong những giai đoạn công việc bị quá tải.
Luồng công việc được trình bày trực quan, dễ hiểu
Ngoài ra, chức năng khác của việc vận dụng sơ đồ trực quan Workflow là gì? Nó giúp kích thích trí nhớ người dùng, ghi nhận nhiệm vụ nhanh chóng và áp dụng dễ dàng hơn. Mọi khâu và giai đoạn đều duy trì theo tuần tự, không xảy ra thiếu sót.
Loại bỏ công việc dư thừa
Doanh nghiệp quy mô lớn kéo theo khối lượng công việc nhiều đến mức khó tưởng. Nó dẫn tới từng khâu hoạt động đều dày đặc và phức tạp hơn. Tuy nhiên, vấn đề sẽ được tháo gỡ khi nhà lãnh đạo nắm bắt kỹ càng Workflow là gì.
Vẽ sơ đồ quy trình làm việc giúp mọi thứ đơn giản hóa, kiểm soát vận hành dễ dàng hơn. Doanh nghiệp dựa vào đó để phát hiện những lỗ hổng hoặc nhiệm vụ dưa thừa. Nhờ vậy, họ lên phương án điều chỉnh, khắc phục nhanh chóng.
Ngoài ra, ứng dụng thành công giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ quy trình vận hành. Một bộ máy khổng lồ sẽ được nhìn thấy từ đầu tới cuối, xóa bỏ thao tác không cần thiết.
Tăng cường trách nhiệm trong Workflow là gì?
Lợi ích của việc hiểu rõ khái niệm Workflow là gì chưa dừng lại ở những điều trên. Vận hành công việc theo mô hình này giúp nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm cá nhân. Mỗi người có cơ hội xác định rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình.
Phân công nhiệm vụ cụ thể thúc đẩy mọi người nâng cao tinh thần tự giác
Nhờ vậy, họ đảm bảo được tiến độ quy trình đã đặt ra. Một tập thể có trách nhiệm từ lãnh đạo đến cấp dưới sẽ tạo ra sức mạnh đáng kinh ngạc.
Đưa công việc và con người vào trật tự
Hiểu Workflow là gì sẽ giúp nhận biết công việc của mình và tiến hàng theo trật tự. Bạn có một tư duy nền tảng để đi qua từng câu hỏi như sau:
- Công việc này sẽ bắt đầu theo cách như thế nào?
- Trong quá trình tiến hành sẽ thực hiện các bước như thế nào?
- Đâu là mục tiêu quan trọng cần nắm vững?
- Lỗi sai nào sẽ giảm thiểu tối đa trong quy trình làm việc?
Giảm chi phí
Vận hành theo đúng nguyên lý đã nêu trong Workflow là gì giúp giảm chi phí. Bởi lẽ, doanh nghiệp biết đâu là phương án tốt và hợp lý nhất để phát triển. Sự thấu đáo giúp quy trình đơn giản hóa, đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện.
Lẽ dĩ nhiên, ít sai lầm và dư thừa sẽ giúp giảm tối đa chi phí và tăng lợi nhuận. Đây là lợi ích đem tới giá trị trực tiếp, nhanh chóng cho tổ chức.
Áp dụng Workflow khi nào?
Cách để xác định thời điểm phù hợp áp dụng Workflow là gì? Điều này là cần thiết, nên triển khai khi bạn nắm rõ tình hình hiện tại của công ty. Đồng thời, đại đa số nội bộ đều muốn sử dụng vào trong chiến lược kinh doanh. Để biết chính xác hơn, có thể tham khảo những yếu tố như:
Workflow nên được thông qua bởi sự đồng thuận theo số đông
- Sử dụng vào những dự án được cho là phức tạp, bao gồm nhiều quy trình.
- Công việc cần có sự phối hợp theo đội và yêu cầu kỹ năng làm việc nhóm tốt.
- Cơ cấu doanh nghiệp có nhiều bộ phận, quy trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ.
- Công ty đang muốn cải thiện cách làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
5 thuyết cải tiến Workflow diagram căn bản
Câu trả lời Workflow là gì luôn gắn liền với 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc. Đây là tổng hợp phương pháp thống kê của Edwards Deming và người truyền bá chất lượng Joseph M. Juran. Việc áp dụng dưới đây sẽ đem tới hiệu quả cao trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
- Six Sigma: Giúp loại bỏ những lỗi sai và hư hỏng của sản phẩm tại quy trình cuối. Lý thuyết này đòi hỏi kỹ năng quan sát và phân tích cao. Nó được chia làm hai cách phổ biến là DMADV và DMAIC.
- Quản lý chất lượng: Nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời kiểm soát chặt chẽ môi trường làm việc và tương tác tốt giữa các nhân viên.
- Tái cấu trúc khâu kinh doanh trong Workflow là gì? Lý thuyết cung cấp cho nhà lãnh đạo các thuật toán để phân tích nhiều cấp độ khác nhau.
- Lean Systems: Giảm chi phí không cần thiết, tạo ra quy trình tinh gọn. Nhờ vậy, doanh nghiệp hoạt động đơn giản hơn, tăng khả năng cạnh tranh. Họ đối phối với những biến động thị trường một cách hiệu quả.
- Lý thuyết ràng buộc(TOC): Giúp nhận biết các mối liên kết yếu, đang bị ràng buộc và loại ra khỏi quy trình.
7 bước xây dựng trong Workflow là gì?
Các bước trong quy trình xây dựng Workflow là gì – được mọi người rất quan tâm. Không để bạn phải chờ lâu hơn, cách thiết lập bài bản sẽ có ngay sau đây. Đây chắc chắn sẽ là cách giúp bạn làm quen với luồng công việc hợp lý, khoa học.
Tìm nguồn dữ liệu
Xác định nguồn dữ liệu trong Workflow là gì? Để xây dựng một diagram, bạn cần nắm rõ cách thức hoạt động đang diễn ra như thế nào. Mô hình được phác thảo trên giấy, Email hoặc kỹ thuật số. Đồng thời, nó phải thể hiện được nhiệm vụ tương ứng của mỗi cá nhân.
Để bắt đầu xây dựng, bạn cần tiến hành xác định nguồn dữ liệu
Bên cạnh đó còn chỉ định rõ ai sẽ phê duyệt kết quả của những người trên. Tất cả những dữ liệu này hình thành nên trình tự công việc. Đồng thời, nó cũng thiết lập giới hạn người tham gia. Quan trọng hơn, bạn cần lắng nghe ý kiến của các thành viên trong Workflow.
Qua đó trả lời được những khó khăn, vướng mắc của họ khi vận hành phương pháp hiện tại. Có như vậy, phiên bản luồng công việc mới hơn tạo ra sự thay đổi.
Liệt kê nhiệm vụ
Liệt kê các nhiệm vụ là điều không thể thiếu khi được hỏi Workflow là gì. Nếu việc phân bổ tương đối phức tạp bạn nên thể hiện dưới dạng biểu đồ. Bên cạnh đó là chuỗi công việc liên kết song song. Muốn làm được điều này cần xác định rõ mục tiêu và cấu trúc dữ liệu.
Bên cạnh đó, nhiệm vụ không chỉ nhìn từ trên lý thuyết. Nhà lãnh đạo nên đi tới từng phòng ban để xem những hoạt động thường phát sinh thêm là gì. Chỉ khi làm được điều này sự ra đời của Workflow mới khoa học, giảm tải áp lực.
Phân công vai trò
Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng Workflow là gì? Đó là xem xét những cá nhân nào phù hợp để tham gia vào luồng công việc này. Có những vị trí sẽ tự động chuyển sang thao tác tiếp theo mà không cần sự cho phép.
Có những nhiệm vụ được tự động thông qua, số khác cần phê duyệt
Trong khi đó, một số ít người phải phê duyệt thì Workflow mới tiếp tục được vận hành. Lưu ý ở bước này là nên có sự cụ thể trong nhiệm vụ từng cá nhân. Điều đó giúp họ hiểu chính xác cần làm gì, thích ứng nhanh chóng và không lúng túng.
Thiết kế quy trình với cách vẽ Workflow
Đây là phần thú vị nhất khi giải thích Workflow là gì. Bạn sẽ lên ý tưởng cho cách vẽ phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này giúp người xem có hình dung trực quan hơn về nhiệm vụ. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng theo dõi chi tiết thời gian thực, đảm bảo đúng tiến độ.
Một ý tưởng tuyệt vời là nên sử dụng công cụ hỗ trợ tạo Workflow. Đây là giải pháp gỡ rối cho những ai không thành thạo mô hình vẽ bằng tay. Phần mềm có sẵn tính năng tiện tích, đáp ứng nhu cầu dù có phức tạp tới đâu.
Kiểm tra quy trình Workflow diagram
Đây là bước cực kỳ quan trọng, cần tập trung nhiều công sức khi tìm hiểu Workflow là gì. Mục đích hướng tới là nhận xét, kiểm tra xem có thể vận hành tốt hay không. Để làm được cần có sự hợp tác của các thành viên trong luồng công việc.
Thông thường sẽ diễn ra một chương trình chạy thử để tìm ra điểm dư thừa cần loại bỏ. Những bước cần thiết được giữ lại.
Hướng dẫn nhóm
Công ty nên mở buổi đào tạo để mọi người hiểu rõ hơn về cách vận hành Workflow là gì. Đồng thời, nhân viên cũng được hướng dẫn quy trình trong thực tế. Qua đó, mọi thành viên đều cảm thấy tự tin thích ứng hơn.
Để truyền tải thông điệp tốt nhất, bạn nên triển khai từ cách thức lập Workflow như thế nào. Từ đó, họ sẽ nắm bắt rõ ràng, hình dung trực quan. Mỗi cá nhân cũng biết vai trò và cần nỗ lực bao nhiêu là đủ.
Triển khai công việc
Trước khi chính thức vận hành, bạn nên chạy thử nghiệm lại quy trình một lần nữa. Bước này giúp chắc chắn rằng sẽ không sai sót trong quá trình thực tế. Để sát sao, bạn hãy chia ra thành nhiều nhóm nhỏ để áp dụng mô hình.
Công ty nên chạy thử chương trình trước khi áp dụng chính thức
Qua đó đưa ra quyết định cuối cùng về việc tiếp tục duy trì hay rút lại để điều chỉnh. Nếu những khuyết điểm là đáng kể thì nên quay lại vòng lặp các bước trong Workflow là gì.
Ứng dụng và phần mềm hỗ trợ Workflow
Khi được giải đáp về Workflow là gì, các bước xây dựng sơ đồ vẫn khiến nhiều người lo lắng. Họ tự hỏi liệu có phần mềm hỗ trợ nào khả thi không. Ngay sau đây sẽ là những công cụ nên tham khảo để tiến hành nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Trên Iphone/Ipad
Nhiều người khá bất ngờ khi biết luồng công việc có thể thiết kế ngay trên Iphone/Ipad. Nhà sản xuất Apple đã mua ứng dụng và cung cấp cài đặt miễn phí. Mọi công việc đều được lên kế hoạch ở mọi lúc, mọi nơi. Điều này có được nhờ các tính năng tự động hóa.
Bạn cũng có thể thử sử dụng để có hình dung rõ hơn khi tìm hiểu Workflow là gì. Dưới đây là một số ưu điểm đem lại từ app này:
- Nhanh gọn, tiện lợi.
- Mọi chức năng đều triển khai tự động.
- Thực hiện mọi thao tác dễ dàng ngay trên thiết bị mà không cần chuyển đổi.
Microsoft Project
Những lợi ích của Microsoft Project với Workflow là gì? Đây là ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch theo cách chuyên nghiệp. Thậm chí, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy, luồng công việc logic nhất qua tính năng tiện ích. Người dùng thao tác trên cả máy tính cũng như thiết bị di động với các lợi ích:
Microsoft Project giúp xây dựng Workflow sinh động, chuyên nghiệp hơn
- Tạo mindmap, workflow dễ dàng, trực quan.
- Hỗ trợ theo dõi quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng theo timeline…
Microsoft Excel
Đây là phần mềm quá đỗi thân quen với tất cả mọi người. Bạn dễ dàng thiết kế Workflow qua các tính năng thiết kế dạng bảng. Thứ tự quy trình được sắp xếp theo trật tự, giúp theo dõi và kiểm soát công việc dễ dàng. Lợi ích đem lại của Microsoft Excel với nhiệm vụ này như là:
Khai thác Excel để thấy việc vẽ Workflow dễ hơn
- Giao diện dễ dùng.
- Cài đặt sẵn.
- Giám sát tiến độ và cách thực hiện chặt chẽ.
Trên đây là toàn bộ giải đáp giúp xây dựng phương pháp phân luồng công việc thống nhất. Bạn nên cho phép quy trình diễn ra theo vòng thử và lặp nhằm hướng tới sự tối ưu. Vuiapp.vn hy vọng rằng độc giả đã thỏa mãn với câu trả lời Workflow là gì.
